In unserer Serie “Lean Management im Büro” geht es heute um einen alten Bekannten, den klassischen braunen Hauspostumschlag. Noch ist er bei Behörden, Institutionen und auch vielen Unternehmen im Einsatz, aber seine Tage sind gezählt, zumal er für eine Informationsübermittlung steht, die in Zeiten von E-Mail und elektronischen Dokumenten zu Recht als antiquiert gilt. Immer mehr Unternehmen wünschen sich eine zeitgemäße Alternative zum kostenintensiven innerbetrieblichen Transport von Papierdokumenten. Also tschüss, brauner Hauspostumschlag, willkommen Dokumentenmanagement.
Schicken Sie den Hauspostumschlag in den Ruhestand
“Unnötiger Transport” ist im Lean Management eine der sieben Arten der Verschwendung. Im Büro sind es natürlich meist Dokumente, die von Mitarbeiter zu Mitarbeiter, Abteilung zu Abteilung oder im Extremfall sogar von Standort zu Standort transportiert werden. So manch ein biederer Hauspostumschlag hat auf diese Art und Weise die halbe Welt bereist – und sich damit seinen Ruhestand redlich verdient.
War es früher ganz normal, tagelang auf Dokumente zu warten, die per Hauspost unterwegs waren, findet die schriftliche Kommunikation mit Kunden, Partnern und Kollegen heute größtenteils per E-Mail statt. Für die Arbeit mit Dokumenten hat E-Mail jedoch einen entscheidenden Nachteil: Große Datenmengen müssen wieder und wieder durch die Unternehmensnetze geleitet werden. Das braucht Serverkapazität. Außerdem ist ein Dokument beim mehrfachen Versand meist auch mehrfach vorhanden, weil jeder Mitarbeiter es zur eigenen Bearbeitung lokal speichert. Ergebnis ist dann der viel zitierte Datendschungel, in dem keiner mehr so richtig durchblickt.
Dokumente lenken geht heute automatisch
“Dokumente lenken” heißt die Lösung, die den innerbetrieblichen Papiertransport fast vollständig ersetzt und die Mailserver erheblich entlastet. Alles, was Sie dazu brauchen, ist ein handelsüblicher Scanner und ein Dokumentenmanagement-System, das in der Lage ist, Dokumente mithilfe automatischer Workflows gezielt durchs Unternehmen zu leiten.
In der Praxis sieht das so aus: Papierdokumente werden sofort beim Eingang ins Unternehmen eingescannt und im DMS gespeichert. Auch elektronisch vorhandene Dokumente, also z.B. E-Mails und den Anhänge oder im Unternehmen erstellte Dokumente, werden im DMS gespeichert. Bewährt haben sich hier Systeme, die wie ein herkömmliches Netzlaufwerk agieren und dem Benutzer die gewohnte Optik und Funktionalität bieten.
Weil alle Dokumente zentral im DMS liegen und dort auch bleiben, gibt es dabei keine Dubletten. Wenn ein Mitarbeiter etwas am Dokument ändert, wird lediglich eine neue Version gespeichert – das Orginal bleibt erhalten.
Geschäftsprozesse mit Workflows automatisieren
Einmal im DMS gespeichert, lassen sich die Dokumente automatisch elektronischen Akten zuordnen, in die “Postfächer” einzelner Mitarbeiter oder Abteilungen legen und in Abläufe integrieren. Typische Geschäftsprozesse, die Sie so automatisieren und überwachen können, sind z.B. die Rechnungsverarbeitung, unterschiedlichste Freigabeprozesse, der Posteingang, Vertragsverwaltungen, die Wiedervorlage von Dokumenten oder die revisionsichere Ablage.
Workflows beschleunigen also nicht nur die Bearbeitung wiederkehrender Aufgaben, sie sorgen mit integrierbaren Prüfprozessen auch für richtige, valide Daten und tragen so zur Datenqualität im Unternehmen bei.
FAZIT
Dokumente lenken lohnt sich. Ein Dokumentenmanagement-System ersetzt die Hauspost und den internen Versand von E-Mails nahezu vollständig. Sie sparen Zeit, senken Ihre Kosten und verbessern die Wettbewerbsfähigkeit, weil Sie schneller als Ihre Mitbewerber reagieren können.
