Bewegung ist zwar gesund, aber unnötige Bewegung während der Arbeit frustriert und raubt wertvolle Arbeitszeit. Damit Ihnen das nicht passiert, geht es im vierten Teil unserer Serie “Lean Management im Büro” um kurze Wege zu allen Informationen, die Sie und Ihre Mitarbeiter für Ihre Arbeit brauchen.
Lange Wege - ein Zeitdieb, der es in sich hat
Hand aufs Herz: Wünschen Sie sich auch manchmal Kilometergeld, wenn Sie auf der Suche nach Informationen oder Dokumenten von der Poststelle über den Einkauf in die Buchhaltung und zurück laufen? Dann kennen Sie sicher auch das Gefühl, nach gefühlten Stunden erfolglos an den Schreibtisch zurückzukommen, nur um festzustellen, dass das gesuchte Dokument vor Ihnen dort angekommen ist. Fast meint man in solchen Momenten, das unschuldige Blatt Papier hämisch grinsen zu sehen…
Das ist zwar eine nette Anekdote für die Mittagspause, aber natürlich wenig zielführend – zumal so etwas immer gerade dann passiert, wenn die Zeit sowieso knapp ist. Kein Wunder also, dass unnötige Bewegung im Lean Management als vierte Art der Verschwendung gilt. Vor allem, wenn solche langen Wege öfter notwendig werden oder Ihre Mitarbeiter sogar regelmäßig Informationen oder Dokumenten hinterherlaufen, sollten Sie handeln.
Kurze Wege, motivierte Mitarbeiter, hohe Produktivität
Je weniger die Mitarbeiter im Unternehmen unterwegs sind, umso mehr Zeit verbringen sie am Schreibtisch. Sie schaffen mehr und sind dabei viel entspannter, weil sie wissen, dass sie alles haben, was sie für ihre Aufgabe brauchen. Kurze Wege sind also Motivation und Produktivitätssteigerung in einem.
Noch besser als kurze Wege zur Informationsbeschaffung ist nur eins: gar keine Wege. Eine der leichtesten Aufgaben für Ihr Dokumentenmanagement-System: Es speichert alle im Unternehmen vorhandenen Informationen und Dokumente strukturiert in elektronischen Akten, auf die der einzelne Mitarbeiter komfortabel zugreifen kann, ohne vom Schreibtisch aufstehen zu müssen. Idealerweise hat jeder Mitarbeiter oder jede Abteilung einen eigenen Eingangsordner, in dem alle Vorgänge landen, die aktuell bearbeitet werden müssen.
Und was ist, wenn ich gar nicht weiß, wo die gesuchte Information steht?
Weil die durchdachte Ablagestruktur in einem guten DMS sich vom Prinzip her selbst erklärt, finden Sie und Ihre Mitarbeiter ein Dokument meist innerhalb kürzester Zeit. Besser noch: Sie müssen sich gar nicht merken, wo im DMS das betreffende Dokument abgelegt ist, weil Sie es per Volltextsuche oder Suchfunktion schnell und einfach lokalisieren können – ohne zig Kollegen fragen oder sich stundenlang die Füße wund laufen zu müssen.
Ein DMS gibt also dem Mitarbeiter die Freiheit zurück, selbst zu entscheiden, wann und wozu er seinen Arbeitsplatz verlässt. Und das spontane Brainstorming mit dem Kollegen nutzt dem Unternehmen sicherlich mehr als das genervte Suchen nach Dokumenten.
