Klassisch ist die sechste Verschwendungsart im Lean Management im Büro mit Ausschuss und Nacharbeit überschrieben. Im Prinzip geht es darum, vermeidbare Fehler erst gar nicht zu machen. Diese vermeidbaren Fehler geschehen oft dort, wo Menschen stupide, ungeliebte Tätigkeiten ausüben müssen, die dennoch eine gewisse Aufmerksamkeit erfordern. Zum Beispiel, die Eingabe von vielen Daten per Hand oder die saubere Ablage vieler Dokumente. Die Lösung: fehleranfällige Geschäftsprozesse automatisieren.
Keine Tippfehler mehr, Daten werden sofort validiert und nachgerechnet
Die manuelle Erfassung von Daten ist zeitaufwändig
Die manuelle Erfassung von Daten ist eine zeitaufwändige und fehleranfällige Aufgabe. Nach stundenlangem Tippen ist die Konzentration oft im Keller und ein Fehler schnell gemacht. Ein kleiner Vertipper bei der Erfassung einer Rechnung und schon muss nachgearbeitet werden. Selbst wenn der Fehler meist bei der ersten Prüfung durch den Sachbearbeiter auffällt, muss das Original herausgesucht werden, der Fehler gesucht und korrigiert werden. Das kostet Zeit und verzögert den gesamten Rechnungsdurchlauf.
Vermeiden lassen sich solche Verzögerungen durch den Einsatz von elektronischen Verarbeitungs-Systemen. Die zu erfassenden Dokumente werden zunächst eingescannt und über eine Texterfassungssoftware (OCR) eingelesen, danach werden die einzelnen Daten systematisch erfasst und geprüft.
Automatisierte Prozesse sind schneller und sicherer
Ganz typisch werden solche Systeme bei der Erfassung von Rechnungen eingesetzt und sind in Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) implementiert. Das DMS erfasst gezielt alle benötigten Daten aus der Rechnung wie Absender, Datum, Rechnungsnummer, Einzelpreise, Summen, Steuerbeträge, usw. Die rechnerische Überprüfung erfolgt daraufhin automatisch, so ist sichergestellt, dass die einzelnen Positionen, die Summen und die errechneten Steuerbeträge stimmen. Das erspart nicht nur das Eintippen von Hand sondern auch noch das Hantieren mit dem Taschenrechner – Fehler sind praktisch ausgeschlossen.
Schnittstellen verbinden verschiedene Systeme
Sind einzelne Daten aus dem Dokument bereits in anderen Datenbanken enthalten, können diese automatisch gegeneinander abgeprüft werden. Zum Beispiel kann mit dem CRM-System automatisch abgeglichen werden, ob die Absenderdaten inklusive Umsatzsteuer-ID stimmen und die Bankverbindungen noch aktuell sind. Liegt für die Rechnung eine Bestellung im ERP-System vor, kann diese sogar bis ins Detail verglichen werden. Stimmt beides überein, kann die Rechnung praktisch vollautomatisch freigegeben werden. Der Zeitaufwand für das Personal läge bei nahezu Null. Lediglich die Post muss weiterhin noch geöffnet und in den Scanner gelegt werden.
Dokumente werden automatisch verschlagwortet und fehlerlos abgelegt
Vor allem, wenn es um Rechnungen geht, ist es wichtig, diese korrekt abzulegen, um sie zum Beispiel im Prüfungsfall wieder zu finden. Im ungünstigsten und somit auch zeitaufwendigsten Fall geschieht dies in Papierakten. Rechnungen dort zu suchen und wieder zu finden kostet an sich schon viel Zeit. Man muss in den Archivkeller, die richtige Akte suchen und die richtige Rechnung finden und wieder nach oben tragen. Wurde eine Rechnung womöglich versehentlich falsch abgeheftet, kann es sein dass sie auf Nimmerwiedersehen verschwunden ist – und mit ihr auch der Vorsteuerabzug. Das kann aber auch passieren, wenn die Belege unstrukturiert elektronisch abgelegt wurden, liegt die Rechnung im falschen Verzeichnis… s.o.
Diese Fehler werden mit Dokumentenmanagement-Systemen vermieden. Die elektronisch erfassten Dokumente werden anhand ihrer Metadaten automatisch über einen Workflow im richtigen Verzeichnis abgelegt, so wie das Unternehmen es gerne wünscht. Zum Beispiel nach Datum, Rechnungsnummer oder Lieferant. Nach all diesen Daten kann auch einzeln gesucht werden. Alle Rechnungen von einem bestimmten Datum, lassen sich so ganz einfach innerhalb von Sekunden übersichtlich anzeigen. Falsch abgelegte Dokumente sind Geschichte!
FAZIT
Dokumentenbasierte Geschäftsprozesse automatisieren heißt Fehler vermeiden und Workflows beschleunigen.
