Die Prinzipien des Lean Management kommen ursprünglich aus der Produktion, werden aber längst in allen Unternehmensbereichen erfolgreich eingesetzt. Ob Vertrieb, Buchhaltung, Einkauf oder Controlling – “lean” lohnt sich überall da, wo Menschen zusammenarbeiten, Dokumente verarbeitet werden und Informationen fließen. Analog zur Produktion geht es auch beim Lean Management im Büro darum, Verschwendung, Fehler und unnötige Kosten zu vermeiden und gleichzeitig die bestmögliche Qualität zu erreichen. Ziel ist es hier wie dort, die Kundenzufriedenheit und die eigene Wettbewerbsfähigkeit langfristig zu sichern.
Lean = schlank = gut
Im Büro ist die Kundenzufriedenheit nicht primär von der Produktqualität abhängig. Hier geht es um die Effizienz dokumentenbasierter Prozesse. Denn Dokumente und Informationen müssen zur richtigen Zeit am richtigen Ort zur Verfügung stehen, damit z. B. Auskünfte schnell und richtig gegeben werden oder Rechnungen fristgerecht bezahlt werden können. Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) hilft, Informationen und Dokumente im Griff zu behalten, und ist damit ein wertvolles Instrument zur kontinuierlichen Verbesserung im Büro.
Lean Management im Büro: Die 7 Verschwendungsarten
Eines der bekanntesten Prinzipien des Lean Managements sind die sieben Arten der Verschwendung, heute meist um eine achte ergänzt. Diese Verschwendungen gilt es zu identifizieren und in Zukunft zu vermeiden. Die Bezeichnungen erinnern noch stark an die Produktion, lassen sich aber 1:1 auf den modernen Büroalltag übertragen.
Die klassischen sieben Verschwendungsarten sind:
- Überproduktion
- Unnötige Bestände
- Ineffiziente Transporte
- Unnötige Bewegung
- Such –und Wartezeiten
- Fehler und Defekte
- Überflüssige Bearbeitungsschritte
Später hinzugefügt wurde noch die achte Verschwendung, nämlich die Unterschätzung oder Nichtnutzung der Fähigkeiten von Mitarbeitern.
Wie sich die 7 Verschwendungen mit einem DMS vermeiden lassen
1. Überproduktion im Büro vermeiden
Überproduktion gibt es auch im Büro. Da heißt es nur anders – in den letzten Jahren meist “Informationsüberflutung“. Überquellende Postfächer oder immer größer werdende Stapel Papier auf den Schreibtischen deuten darauf hin, dass die entsprechenden Mitarbeiter viel mehr Informationen oder auch Aufgaben bekommen, als sie bewältigen können. Die Folge: Frust beim Mitarbeiter und sinkende Produktivität, weil wichtige Informationen ungenutzt darauf warten, dass sie in der Bearbeitung „dran“ sind. Ein DMS kanalisiert die Informationsflut, sodass jeder Mitarbeiter genau die Informationen erhält, die er für seine Arbeit braucht – und zwar vollständig, valide und zum richtigen Zeitpunkt. In der Praxis bewährt haben sich beispielsweise elektronische Akten, die alle Informationen zu einem Vorgang, einem Kunden oder einem Projekt zentral und übersichtlich bündeln.
2. Unnötige Bestände abbauen
Bei diesem Thema denken die meisten Menschen zuerst an Büromaterial. Aber was ist mit den vielen Dokumenten, die auch heute noch mehrfach kopiert und verteilt werden, damit mehrere Mitarbeiter parallel damit arbeiten können? Auch per E-Mail empfangene Dokumente werden vielfach ausgedruckt, in Aktenordner geheftet und verstauben schlussendlich in Schränken und Archivräumen. Das ist Material-, Zeit- und Platzverschwendung im großen Stil. In einem Dokumentenmanagement-System ist jedes Dokument nur einmal vorhanden und kann von den Mitarbeitern gleichzeitig eingesehen werden. Intelligente Workflows sorgen dafür, dass das Dokument parallel bearbeitet werden kann, ohne dass unnötig Papier von Schreibtisch zu Schreibtisch wandert. Damit werden z. B. Freigabeprozesse oder Rechnungsdurchläufe erheblich beschleunigt.
3. Transporte effizient gestalten
In deutschen Büros werden jede Menge Dokumente und Informationen bewegt. Verfolgt man beispielsweise eine Papierrechnung auf ihrem Weg vom Posteingang bis zur Archivierung nach erfolgter Bezahlung, bekommt man einen ersten Eindruck, ob der Rechnungsdurchlauf effizient ist oder eben nicht. Auch hier punktet die elektronische Dokumentenverarbeitung: Das DMS erfasst die Informationen automatisch und leitet sie zielsicher durchs Unternehmen. Der Transport von Akten und Unterlagen per Kurier oder Mitarbeiter können fast vollständig entfallen.
4. Unnötige Bewegung vermeiden
Bewegung ist zwar gesund, geht aber zulasten der Produktivität, vor allem dann, wenn Mitarbeiter regelmäßig lange Wege zurücklegen müssen, um die für sie wichtigen Dokumente und Informationen abzuholen. Bei einem guten DMS hat jeder Mitarbeiter einen “Eingangsordner”, in dem alles landet, was er für seine Arbeit braucht. So kann er sich auf seine Aufgaben konzentrieren, arbeitet effizienter und hat so bei Bedarf sogar Zeit für einen Spaziergang in der Mittagspause.
5. Such- und Wartezeiten reduzieren
Suchen kostet Zeit, Nerven und im schlimmsten Fall auch Kunden. Ein DMS vergisst nichts, verliert nichts und stellt seine Inhalte schnell und zuverlässig wieder zur Verfügung. Dank Volltextsuche und konfigurierbaren Suchfunktionen finden die Mitarbeiter die gewünschten Informationen sofort, können souverän auf Anfragen reagieren und die richtigen Informationen weitergeben. Das schafft Vertrauen und damit Wettbewerbsvorteile.
6. Vermeidbare Fehler gar nicht erst machen
Menschen machen Fehler – insbesondere bei stupiden, ungeliebten Tätigkeiten wie beispielsweise dem Erfassen oder Ablegen von Dokumenten. Mit einem DMS lassen sich solche Aufgaben automatisieren. Dadurch sinkt auch die Fehlerquote signifikant. Es erfasst Dokumente auf Wunsch vollautomatisch und verschlagwortet sie für die Ablage, sodass der Mitarbeiter nur noch einen Bruchteil der bisher benötigten Zeit für diese Tätigkeiten benötigt.
7. Überflüssige Bearbeitungsschritte ausschließen
Klar definierte Workflows steigern die Effizienz, weil sie überflüssige Bearbeitungsschritte von vornherein ausschließen. Mensch und DMS arbeiten Hand in Hand, der Mitarbeiter sieht sofort, wann er “am Zug” ist und kommt gar nicht erst auf die Idee, etwas anderes mit dem Dokument zu machen.
8. Das Potenzial der Mitarbeiter sinnvoll nutzen
Mit einem DMS steht dem Mitarbeiter ein wertvolles Hilfsmittel zur Verfügung, um Routineaufgaben schnell und einfach zu erledigen. In der gesparten Zeit kann er seine Kenntnisse und Fähigkeiten dafür einsetzen, das Unternehmen weiterzubringen. Auch dabei hilft das DMS: Es stellt eine breite und lückenlose Datenbasis zur Verfügung und liefert so die Basis für fundierte Entscheidungen.
FAZIT
Wer ein effektives Lean Management im Büro möchte, kommt um den Einsatz eines Dokumentenmanagement-Systems kaum herum. Wenn im Zuge der Einführung auch die Prozesse an sich analysiert und optimiert werden, sind die acht Verschwendungen bald kein Thema mehr. Sie sind herzlich eingeladen, das DMS agorum core in einer Online-Demo kennenzulernen. Schicken Sie uns Ihre Terminanfrage. Hier.
