Der kaufmännische Handschlag ist in den letzten Dekaden aus der Mode gekommen: Maßgebend für den rechtsgültigen Abschluss von Geschäften, Dienstleistungen und Erklärungen ist die Unterschrift. Mit der zunehmenden Digitalisierung der Gesellschaft ist Papier in den Büros und Kanzleien jedoch nicht gerne gesehen: Verschiedenste ausgedruckte Versionen des gleichen Dokuments und händische Anmerkungen sind den meisten ein Dorn im Auge. Durch die Medienbrüche und den entstehenden Papierdschungel wird das Arbeiten schnell ineffizient. Eine Alternative dazu stellt das elektronische Unterschreiben dar. Doch zur Integration braucht es entsprechende Lösungen: die digitale Unterschriftenmappe.
Von Kanzleien bis Speditionen: branchenunabhängig digital unterschreiben
Ursprünglich für Patentanwaltskanzleien entwickelt, stellt die digitale Unterschriftenmappe von agorum core eine branchenunabhängige Lösung dar. Mit ihr werden unterschriftsreife Dokumente zwischen Sachbearbeitern und Unterzeichnern ausgetauscht. In den Kanzleien gehören die rechtsgültigen Unterschriften und die damit verbundenen Deadlines zum täglichen Geschäft – Dokumente werden erstellt, dem Unterzeichner vorgelegt, korrigiert, erneut erstellt, unterzeichnet und schließlich versendet. Der Mehraufwand durch das händische Arbeiten mit Papier ist enorm: Jedes neue Dokument wird am PC abgeändert und neu ausgedruckt, die Vorlage für die Änderung liegt bereits auf dem Tisch. Diese Medienbrüche kosten nicht nur Zeit und Geld, sondern gefährden auch den Überblick. Das Einhalten von Fristen für ein Skonto oder Verträge sind in Gefahr. Somit stellt die digitale Unterschriftenmappe eine vielseitige Lösung dar: Egal ob Speditionsunternehmen, Universitätslehrstuhl oder Anwaltskanzlei – die Signatur von Dokumenten wird erleichtert.
Die digitale Unterschriftenmappe sorgt für den Überblick
Dank verschiedener Ansichten für den Unterschreibenden und die Sachbearbeiter behalten alle Beteiligten die Übersicht über ihre Aufgaben an den bestehenden Unterschriftenmappen. Diese enthalten bereits zu Beginn neben Textinformationen weitere Daten wie den Namen, ein Aktenzeichen und eine interne Priorisierung. Gerade Letzteres ermöglicht es, die wichtigsten Aufgaben im Tagesgeschäft nicht aus den Augen zu verlieren. Zudem werden Dokumente nicht vermischt, und die Transparenz bleibt erhalten. Über Schnittstellen ist eine automatische Integration von Informationen möglich, wie etwa aus der Software PatOrg. Darüber hinaus werden die verschiedenen Projekte in übersichtliche Kategorien eingeteilt.
Jederzeit up to date
Darüber hinaus werden die verschiedenen Projekte in übersichtliche Kategorien eingeteilt. Durch die Gliederung in neue Mappen, Dokumente, die beim Unterzeichner liegen, Unterlagen, die nochmals korrigiert werden müssen, freigegebene Unterschriftenmappen und abgeschlossene Projekte ist für jeden der aktuelle Stand jedes Dokuments ersichtlich. Mögliche Änderungen und Anmerkungen können direkt in die Dokumente eingearbeitet werden, dazu ist es möglich, digitale Notizen direkt an Unterlagen und Workflows anzufügen und einem Kollegen zuzuweisen. Eine intelligente Berechtigungsstruktur stellt dafür sicher, dass nur Mitarbeiter mit entsprechender Freigabe Zugriff auf die Dokumente haben. Ein großer Mehrwert für die Compliance. Mit der Erstellung einer Notiz an der digitalen Unterschriftenmappe erhält der adressierte User eine Notification, um über Änderungen und Fragen informiert zu bleiben. Statt sich mühsam einen Dateipfad abzutippen oder das Dokument erneut zu drucken, genügt ein Mausklick. Zusätzlich werden Dokumente bei Änderungen im Programm nicht überschrieben, sondern versioniert. Somit lassen sich alle Änderungen auf dem Weg durchs Unternehmen rückverfolgen, bis die digitale Unterschrift erfolgt. Eine große Arbeitserleichterung für die revisionssichere Archivierung.
Digitale Unterschriftenmappe: das sind Ihre Vorteile
In vielen Unternehmen folgt nach dem digitalen Abstimmungsprozess dann doch ein finales Ausdrucken und Unterzeichnen. Arbeitet Ihr Unternehmen jedoch mit einer Software für eine digitale Unterschrift, ist diese durch die bestehenden Schnittstellen mühelos in agorum core integrierbar. Eine gute Alternative stellt auch die Verwendung von Signatur-Grafiken dar. Das Ausdrucken und postalische Versenden von Dokumenten lässt sich so schrittweise aus dem täglichen Management von Unterschriftenmappen entfernen. An deren Stelle treten E-Mail, elektronische Workflows und mobile Zugriffe, etwa per Cloud. Das Arbeiten mit einer digitalen Unterschriftenmappe birgt viele Vorteile für Ihr Unternehmen.
Von der Erstellung bis zur Unterschrift – digital Abstimmungen erleichtern
Die digitale Unterschriftenmappe ist darauf ausgelegt, die Vorgänge rund um eine Dokumentenunterzeichnung in Ihrem Unternehmen zu beschleunigen. Änderungen sind in kürzester Zeit umgesetzt und an den nächsten Kollegen im Workflow weitergegeben. Intelligente Funktionen zur Notizerstellung und eine Vielzahl von Schnittstellen zu den verschiedensten Branchenlösungen ermöglichen ein effizientes Arbeiten. Die elektronischen Lösungen schaffen Zeitersparnisse, die Sie an Kunden weitergeben können.
Transparenz dank digitaler Unterschriftenmappe
Je mehr Unterschriften zu leisten sind, desto unübersichtlicher kann der Stand verschiedener Projekte für den Sachbearbeiter und den Unterschreibenden werden. Die digitale Unterschriftenmappe ermöglicht es, alle Projekte im Blick zu haben und zu sehen, wie deren Stand auf dem Weg zur Signatur ist. Welches Projekt ist das wichtigste? Wie ist der Bearbeitungsstand von Vertrag Nr. 2d? Wo liegt die Unterschriftendatei für diesen Sonderfall? Wer ist zu diesen Unterlagen der Ansprechpartner? Diese und viele weitere Fragen beantworten sich bei agorum core durch die Benutzeroberfläche. Transparenz und Übersichtlichkeit stehen im Vordergrund. Selbst bei namentlich unbekannten Dokumenten reicht dank Volltextsuche eine Information, um vermeintlich verloren gegangene Unterlagen zu finden.
Revisionssichere Archivierung und Compliance als Nebenprodukt
Statt Dokumente zu überschreiben, werden Dateien in agorum core versioniert. Damit ist bereits ein wichtiger Schritt zur revisionssicheren Archivierung getan. Bei einer Nutzung der ECM-Software wird die Archivierung nach GoBD als Nebenprodukt mit erledigt. Auch das Management Ihrer Compliance wird gefördert: Smarte Berechtigungsstrukturen verhindern den Blick neugieriger Dritter.
Nachhaltiger Arbeiten
Die digitale Unterschriftenmappe hilft Ihnen dabei, den grünen Fußabdruck Ihres Unternehmens zu verbessern. Weniger Papier und Tinte bedeuten nicht nur weniger laufende Kosten, sondern auch mehr Lagerfläche und ein nachhaltigeres Arbeiten.
Sie sind sich unsicher, ob Ihre Geschäftsprozesse über eine digitale Unterschriftenmappe erleichtert werden können? Sie wollen die Software zur elektronischen Signatur in Aktion erleben? Dann nehmen Sie Kontakt zu uns auf. Wir helfen Ihnen gerne weiter – unverbindlich und ergebnisoffen.
