Das papierlose Büro hatte nie einen höheren Stellenwert als heute. Die Arbeit aus dem Homeoffice hat ans Licht gebracht, welche Auswirkungen es hat, wenn der Ordner im Büro steht und kein Zugriff möglich ist. Im Beitrag beschreiben wir in 5 Schritten den Umstieg zum papierlosen Büro.
Das papierlose Büro
Zugegeben, es ist kein Projekt, das in 4 Wochen abgeschlossen ist. Dafür braucht es einen längeren Atem, strategisches und spezifisches Know-how. Die IT-Landschaft muss aus der Vogelperspektive analysiert und ausgewertet werden. Bei der Ausarbeitung des Software-Konzepts werden Ihnen diese 5 Punkte helfen:
- Dokumententypen sichten, entsorgen und Bedarfe definieren
- Dokumente digitalisieren
- Dokumente archivieren und automatisch entsorgen
- Papierlose Prozesse etablieren
- Konsequent umsetzen und Mitarbeiter einbinden
1.) Dokumententypen sichten, entsorgen und Bedarfe ermitteln
Ermitteln Sie, welche Arten von Dokumenten es gibt
Am Anfang jedes Umstellungsprozesses steht das Sichten der Dokumente, die es bereits im Unternehmen gibt: Ein- und Ausgangsrechnungen, Verträge, Bilder, Skizzen, CAD-Zeichnungen etc. Bei den Dokumententypen gilt es auch zu prüfen, ob es Besonderheiten bei der Archivierung gibt. Eine detaillierte Übersicht über die Aufbewahrungsfristen finden Sie in diesem Beitrag.
Ermitteln Sie, wie Ihre Unternehmensprozesse sind
So viel vorneweg: Unternehmensprozesse sind in jeder Firma anders. Auch wenn es denselben Bereich wie zum Beispiel den Einkauf betrifft. Diese Prozesse müssen als Worflows und Userstories dargestellt werden. Gehen Sie dabei ganz pragmatisch vor: Wo drückt der Schuh am meisten? Ist es die Vertragsverwaltung, das Projektmanagement, die Rechnungsverarbeitung oder die Personalakte. Picken Sie sich den Bereich raus, wo der Bedarf am größten ist. Beim Abbilden der Workflows und Userstories ist es sinnvoll, wenn von Beginn an die IT-Abteilung mit den Anwendern zum Beispiel aus der Buchhaltung eng zusammenarbeiten. Bei agorum werden Kunden durch unsere erfahrenen Projektleiter durch diesen Prozess geführt.
2.) Dokumente digitalisieren
Was nun kommt, ist eigentlich schon klar: Bisherige Papierdokumente müssen in die digitale Form gebracht werden, um sie nutzbar zu machen. Ob nun das Scannen auf herkömmlichen Geräten oder mobil per App erfolgt, ist irrelevant. Wichtig ist, dass die Daten so aufbereitet werden, dass sie im digitalen Ablagesystem landen, später durchsuchbar sind und von außen zugänglich gemacht werden können, z. B. für den Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer.
Sie können diesen Schritt zu einem Dienstleister auslagern oder selber machen. Sollten Sie sich dazu entscheiden, ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) zu nutzen, kann dies Ihnen schon hierbei die Arbeit abnehmen. Mit Hilfe integrierter OCR (Optical Character Recognition) werden die Textinhalte eines Dokuments erkannt. Der Text wird indexiert und vollständig durchsuchbar gemacht. Blitzschnell gefunden, können Sie Ihre Files direkt aus dem DMS heraus bearbeiten oder versenden. Und das Beste: Das DMS legt Ihnen die Dokumente auch gezielt dorthin ab, wo Sie sie hinhaben möchten – wenn gewünscht vollautomatisch.
3.) Dokumente archivieren, bereitstellen und automatisch entsorgen
Das DMS ist das intelligente Archiv
Die Archivierung ist die Urfunktion eines DMS. Daten schnell, weltweit, jederzeit ganz einfach verfügbar zu machen, das ist das, worauf es beim Zugriff von unterschiedlichen Orten aus ankommt. Mit einem DMS profitieren Sie aber noch von vielen weiteren Zusatzfunktionen wie Verschlagwortung, Suche und Filterung für 100%iges Wiederfinden Ihrer Dateien. Wenn Sie also einen Prüfbericht von vor 5 Jahren suchen, finden sie ihn mit wenigen Mausklicks.
Das DMS automatisiert Geschäftsprozesse
Intelligente Workflows automatisieren außerdem Geschäftsprozesse wie Rechnungsverarbeitung oder Rechnungsprüfung, Verteilung der Eingangspost und vieles mehr. Ein DMS ist ein wahres Allround-Talent – wenn Sie so möchten, das “Heinzelmännchen” im Unternehmen, das unsichtbar im Hintergrund agiert und gezielt Arbeit abnimmt.
Das DMS kümmert sich um die Entsorgung
Auch das Entsorgen nimmt Ihnen das System ab. Die Löschung der Daten nach der gesetzlich festgelegten Aufbewahrungsfrist kann vollautomatisch eingerichtet werden.
4.) Papierlose Prozesse etablieren
Das ist leichter gesagt als getan. Die Mitarbeiter, die die Eingangspost entgegennehmen und verarbeiten, werden jetzt vermutlich fragend schauen. Aber es ist möglich! Wir beschreiben es mal am Beispiel “Rechnungsprozess”:
- Informieren Sie Ihre Dienstleister, dass sie künftig Rechnungen digital zusenden
- Richten Sie dafür ein E-Mail-Rechnungsaccount ein (Rechnung@Unternehmen.de)
- Rechnungsworkflow etablieren und automatisieren bis zur Übergabe an die FiBu
Rechnungen sind nur ein Part auf dem Weg zum papierlosen Büro. Dazu zählen auch die Belegverwaltung, das Projektmanagement oder der gesamte Bereich der Vertragsverwaltung. Klassische DMS-Systeme, deren Schwerpunkt einzig die Archivierung ist, können diese Bandbreite nicht abdecken. Das DMS/ECM agorum core ist genau dafür entwickelt und bietet neben anderen Systemen den Vorteil der Open-Source-Technologie. Damit sind Unternehmen immer auf der sicheren Seite, denn hier liegt die Datenhoheit
5.) Konsequent umsetzen und Mitarbeiter einbinden
Im Jahr 2021 weiß das jeder, und die Unternehmen strengen sich an, die digitale Transformation voranzutreiben. Natürlich auch unter dem Gesichtspunkt wettbewerbsfähig zu bleiben. Deshalb gilt es, bei der Auswahl von Software langfristig zu denken. Ganz wichtig dabei: Verabschieden Sie sich von Insellösungen, die sind kosten- und wartungsintensiv. In dem Fall gilt das bekannte Sprichwort: Weniger ist mehr.
Dinge sind heute so und morgen anders
Beim Einbinden der Mitarbeiter etabliert sich die agile Vorgehensweise immer mehr. Unternehmen haben erkannt, dass Prozessentwicklung flexibel sein und sich neuen Begebenheiten anpassen muss. Im Idealfall hat das DMS/ECM bereits ein Kanban-Board integriert und trägt dieser Vorgehensweise Rechnung.
Lernen Sie das DMS/ECM agorum core kennen
Das DMS/ECM agorum core ist als zentrale Business-Lösung konzipiert. Es basiert auf Open-Source-Technologie, das bedeutet die Unternehmen sind immer der eigene Herr über ihre Daten. Die Projektentwicklung erfolgt agil, sodass am Ende die Software exakt den Unternehmensprozessen entspricht. Unsere Experten zeigen Ihnen in einer Online-Demo, welche Möglichkeiten es gibt. Schicken Sie uns Ihre Anfrage. Hier.
