Das papierlose Büro geistert durch die Medien, seit diese Vision 1975 erstmals auf das Papier der Businessweek gedruckt wurde. 40 Jahre später behaupten böse Zungen immer noch, ein papierloses Büro existiere bestenfalls auf dem Papier. Dabei ist die moderne Geschäftswelt diesem Ideal heute näher als je zuvor.
E-Mails ersetzen den klassischen Geschäftsbrief nahezu vollständig, PDF-Dokumente die entsprechende Papiervariante. Und wenn Rechnungen, Briefe oder Verträge auf Papier im Unternehmen ankommen, werden sie meist sofort eingescannt und elektronisch weiterverarbeitet. Modernes Dokumentenmanagement macht‘s möglich.
Papierloses Büro
Natürlich führen die wenigsten Unternehmen ein Dokumentenmanagement-System ausschließlich ein, um der Idealvorstellung des papierlosen Büros gerecht zu werden. Meist geben handfeste wirtschaftliche Gründe den Ausschlag, und der nachhaltige Umgang mit dem Rohstoff Papier ist ein willkommener Nebeneffekt.
Dokumentenmanagement ist das bessere Papier
Gegenüber der herkömmlichen, papiergebundenen Bearbeitung von Dokumenten kann ein DMS im Geschäftsalltag gleich mehrfach punkten. „Schneller, einfacher, wirtschaftlicher“ sind die Schlagworte, die sich auf jede Abteilung und jeden Standort übertragen lassen. Einige Beispiele:
- Wo früher Dokumente mühsam von Schreibtisch zu Schreibtisch wanderten, um dort bearbeitet zu werden, geht dies mit einem DMS elektronisch und damit viel schneller.
- Fristen und Abläufe werden zuverlässig eingehalten, weil elektronische Dokumente in Workflows eingebunden und somit sogar vollautomatisch durchs Unternehmen geleitet werden können.
- Lästige und fehleranfällige Tätigkeiten wie das Erfassen von Dokumenten, die Verteilung der Eingangspost oder die Rechnungsprüfung können automatisiert und damit ebenfalls erheblich beschleunigt werden. Das motiviert auch die Mitarbeiter, die dank DMS mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten haben.
- Mehr Übersicht, weniger Suchzeit: Ist ein Dokument erst mal im DMS erfasst, wird es jederzeit sofort wiedergefunden.
- In einer elektronischen Akte sind alle Informationen übersichtlich an einem Ort gebündelt und stehen direkt nach dem Ablegen des Dokuments weltweit zur Verfügung. Das erleichtert die abteilungs- und standortübergreifende Zusammenarbeit erheblich.
Weniger Papier - weniger Material- und Raumkosten
Aktenordner kosten Geld, das Papier selbst ebenso – insbesondere wenn es sich um gedrucktes Geschäftspapier handelt. Die Aufbewahrung von Papier verursacht ebenfalls beträchtliche Kosten: von der Raummiete für den Archivraum bis hin zu den teils extrem aufwendigen Maßnahmen zur Sicherung der Ordner vor Diebstahl, Brand oder Überschwemmungen. Einem guten DMS ist es egal, wie viele Dokumente gespeichert werden – die Kosten stehen von vornherein fest. Zusätzliche Aktenordner hingegen brauchen zusätzlichen Platz – oder ein Mitarbeiter viel Zeit, um alte Unterlagen auszusortieren und fachgerecht zu entsorgen.
Last but not least profitiert auch die Umwelt
Die papierlose Dokumentenverarbeitung hilft, den Papierverbrauch zu reduzieren und damit die Umwelt zu entlasten. Weniger Papier bedeutet auch weniger Energieverbrauch. Wussten Sie beispielsweise, dass die Herstellung von Papier von allen Fertigungsindustrien den vierthöchsten Energiebedarf hat? Grund genug, den wertvollen Rohstoff verantwortungsvoll einzusetzen und – wo möglich – komplett auf Papier zu verzichten.
