Papierloses Vertragsmanagement ist im Zuge der Digitalisierung nicht mehr wegzudenken. Warum Sie diese Aufgabe getrost einem DMS/ECM anvertrauen können, beschreiben wir in diesem Beitrag. Vor allem im Homeoffice ist es mehr als entscheidend, dass Anwender schnellen und digitalen Zugriff auf Verträge haben und nicht extra einen Bürotag einlegen müssen. Wertvolle Informationen gibt es hier kompakt:
Papierloses Vertragsmanagement
Noch vor wenigen Jahren wurden digitale Verträge als weniger vertrauenswürdig empfunden. Heute wird bereits der Großteil der Kommunikation auf elektronischem Wege abgewickelt. Dies schließt Verträge mit ein, beläuft sich aber in den meisten Fällen oft nur auf das Einscannen ausgedruckter, paraphierter Dokumente. Dabei wird immer noch unnötiger Aufwand für die händische Bearbeitung, Ablage und Verwaltung der Daten betrieben. Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) bringt Ordnung ins Chaos. Es macht das Vertragsmanagement und die Vertragsabwicklung kinderleicht und äußerst effektiv – und zwar völlig papierlos.
Welche Vertragsarten gibt es in Unternehmen?
Vor allem am Anfang der Suche nach einem DMS/ECM sollte man sich diese Frage stellen. Prinzipiell gilt aber: Alle Vertragsarten können in einem DMS/ECM verarbeitet werden.
- Arbeitsverträge
- Lieferantenverträge/ Dienstleistungsverträge
- Versicherungsverträge
- Projektverträge
- Werkverträge
- Leasingverträge für Firmenwagen
- Mietverträge für Gebäude oder Geschäftsstellen
- Pachtverträge
- Darlehensverträge
Zentrales Vertragsmanagement
Dieser Berg an Dokumenten kann schnell sehr unübersichtlich werden. Viele Verträge lagern an unterschiedlichen Orten in einem Unternehmen. Unter Umständen sind sie sowohl physisch wie auch digital vorhanden, manchmal ärgerlicherweise sogar in mehrfacher Ausführung. Nicht jeder sortiert und archiviert diese Dokumente in derselben Art und Weise. Und hier kommt papierloses Vertragsmanagement ins Spiel. Organisiert in einem DMS lagern die Daten an zentraler Stelle. Obwohl Verträge im System an mehreren Stellen wieder auffindbar sind, so sind sie doch nur an einer Stelle tatsächlich gespeichert. Ein physisches Ablagesystem kann nach Einführung eines DMS/ECM komplett abgeschafft werden. Verstaubte Aktenberge und ungenutzte Archive gehören somit der Vergangenheit an.
Alles auf einen Blick
Vielleicht noch wesentlicher als die zentrale Speicherung ist aber die Übersichtlichkeit, die solch ein System bietet. Auf einen Blick können beispielsweise Vertragslaufzeiten oder Kündigungsfristen eingesehen werden. Jeder Geschäftsvorgang zum dazugehörigen Dokument wird dokumentiert und archiviert. E-Mails und Notizen zum Vertrag können verknüpft werden. Dies bietet eine verbesserte Grundlage für das Neuverhandeln, Kündigen oder Verlängern von Verträgen.
Einfache Vertragsmanagement-Tools werden häufig als Insellösungen eingesetzt. Die Rechtsabteilung legt dort ein Dokument zur Freigabe oder Einsicht für den Vertrieb ab. Der Vertriebsmitarbeiter muss zu seinem ERP- und seinem CRM-System ein weiteres Tool nutzen. Im DMS können alle Funktionen kombiniert werden.
Berechtigungsverwaltung ganz easy
Um die Vertragsverwaltung mit einem DMS/ECM einfach und möglichst effizient zu halten, können Zugriffsberechtigungen für bestimmte Bereiche erteilt werden. Lese- oder Schreibberechtigungen können für einzelne Personen, aber auch für Gruppen oder ganze Abteilungen individuell angepasst werden. Innerhalb von Sekunden erhält so jede/r Zugang zu genau den Daten, die für sie oder ihn relevant sind. Ein Außendienstmitarbeiter kann seine Kundenverträge beispielsweise mobil einsehen. Ein Einkäufer kann die Vertragshistorie vor einer Verhandlung nachverfolgen, und zwar auch jene Fälle, bei denen er noch nicht im Unternehmen oder im Urlaub war. Weiteren Personen können etwa auch nur projektbezogen Verträge zur Verfügung gestellt werden.
Lästiges Suchen? Überflüssig!
Mühevolles Suchen in staubigen Ordnern? Ewiges Scrollen durch endlose Vertragsdokumente? Mit einem cleveren Dokumentenmanagement ist dies überflüssig. Über die Suchfunktion kann nach der Vertragsnummer oder Stichworten aus dem Inhalt gesucht werden. Eine für die Volltextsuche optimierte Suchmaske funktioniert ganz ähnlich, wie man es von Google kennt. Zusätzlich ist auch das Filtern nach den Metadaten eines Vertrages wie z. B. Laufzeit, Kündigungsfrist, Vertragspartner oder Kontaktperson möglich. Natürlich sind auch veraltete Verträge, die rechtlich weiterhin aufbewahrt werden müssen, aber längst schon durch Folgeverträge abgelöst wurden, in Sekundenschnelle auffindbar.
Hilfreiche Workflow-Mechanismen
Die integrierte Wiedervorlage-Funktion im DMS/ECM hilft, Vertragsfristen zu überwachen und keine Kündigungsfristen mehr zu vergessen. Zu einem festgelegten Zeitpunkt informiert das System, was getan werden muss: Konditionen prüfen, neu verhandeln, kündigen usw. Diese automatische Erinnerungsfunktion ist ein praktischer Kontrollmechanismus und personenunabhängig. Also auch wenn mal ein zuständiger Mitarbeiter krank oder im Urlaub ist, wird durch die Gruppenzuweisung ein weiterer Bearbeiter erinnert. Und sollte dieser doch die Erinnerung ignorieren oder übersehen, greift die Eskalationsfunktion. Der nächste definierte Verantwortliche, etwa ein Abteilungsleiter, erhält daraufhin einen Hinweis zur Bearbeitung des Vorgangs. Für die Freigabe von Dokumenten und die Integration in die Aufgabenverwaltung kann ein ähnlicher Workflow eingerichtet werden.
Sichere, digitale Archivierung - überall zugänglich
Verträge können aus einem komfortablen DMS/ECM heraus direkt bearbeitet werden. Jede dieser Dokumentenänderungen wird automatisch als Version gespeichert. Es sind keine unzähligen separat gespeicherten Entwürfe notwendig. Außerdem ist jederzeit nachvollziehbar, wer den Vertrag wann und wie bearbeitet hat.
Bei Standardverträgen, die in großer Zahl erstellt werden, kommen Vorlagen sinnvoll zum Einsatz. In einer Art Bibliothek können im DMS/ECM Vorlagen für Verträge, aber auch für Briefe oder E-Mails hinterlegt werden. Und über eine webbasierte Anwendung kann online von überall auf die Dokumente zugegriffen werden. Sicherheit? Kein Problem! Die Übertragung kann per SSL verschlüsselt werden. Und: Durch Zusatzmodule und die Individualisierung können Sie Ihr agorum core genau auf Ihre Bedürfnisse abstimmen.
FAZIT
Papierloses Vertragsmanagement ist mit einem DMS/ECM ganz einfach und komfortabel. Wie einfach, das zeigen wir Ihnen gerne im Rahmen einer Online-Demo. Zugeschnitten auf Ihre Anforderungen stellen wir Ihnen das papierlose Vertragsmanagement live und in Farbe vor. Wir freuen uns auf Ihre Terminanfrage. Hier.
