Viele Unternehmen stehen vor der Herausforderung, Geschäftsprozesse effizient und fehlerfrei zu gestalten. Die Lösung liegt in der automatisierten Sortierung von Dokumenten, speziell von Papierstapeln. Wir, die agorum Software GmbH, präsentieren mit agorum core eine wegweisende Lösung für die automatisierte Sortierung von Dokumenten ohne externe Scandienstleister.
Dokumentenverwaltung vor der Herausforderung
Unabhängig von Branche und Größe sind Unternehmen täglich mit der zentralen Aufgabe der Dokumentenverwaltung konfrontiert. Die manuelle Sortierung von Papierdokumenten ist nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig, besonders bei umfangreichen Stapeln.
Die innovative Lösung: Dokumente automatisiert sortieren
agorum core bietet eine wegweisende Lösung für die Herausforderungen der Dokumentensortierung. Der automatisierte Prozess ermöglicht die Sortierung von Papierdokumenten durch eindeutige Identifikatoren wie IDs und Seitenzahlen. Die Schritte im Überblick:
- Scannen und Hintergrundprozess: Dokumentenstapel werden gescannt, und ein Hintergrundprozess übernimmt die automatisierte Sortierung basierend auf Identifikatoren.
- PDF-Generierung: Mit jeder Dokumenten-ID wird ein PDF erzeugt, das alle Seiten des Dokuments enthält. Die ID sorgt für eine effiziente Verwaltung und schnelle Auffindbarkeit.
- OCR-Texterkennung: Wichtige Rolle für die Volltextsuche, verbessert die Informationsabfrage durch durchsuchbare Dokumente.
- Sichere Speicherung: Generierte PDFs werden sicher an einem vordefinierten Ort gespeichert, der den Sicherheitsanforderungen großer Unternehmen entspricht.
Die Identifikation erfolgt durch eine fest platzierte ID als Text oder QR-Code, inklusive Seitenzahl und Gesamtseitenzahl.
Eine praktische Anwendung dieser Technologie findet sich in der effizienten Verwaltung von Lieferscheinen bei Kunden. Nachdem die Lieferscheine aus dem ERP-System gedruckt wurden, erfolgt die direkte Archivierung in agorum core. Sobald die Lieferung eintrifft, liegt der entsprechende Lieferschein in physischer Form vor und wird im Anschluss unterzeichnet. Es ist zu beachten, dass ein einzelner Lieferschein mehrere Seiten umfassen kann. Alle unterzeichneten Lieferscheine werden gesammelt und als Stapel auf den Scanner gelegt.
Dieser Stapel wird als ein einziges PDF mit sämtlichen Seiten in agorum core überführt. Hierbei wird ein Prozess gestartet, der alle Lieferscheine erneut sortiert und in die korrekten Dokumente mit ihren jeweiligen Seiten rekonstruiert. Letztlich erfolgt die Ablage des unterzeichneten Lieferscheins an der ursprünglichen Position, wo sich zuvor der archivierte Lieferschein aus dem ERP-System befand.
Die Automatisierung bietet viele Vorteile. Sie spart Zeit, minimiert Fehler und verbessert die Übersichtlichkeit. Der manuelle Sortierprozess wird beschleunigt, und die Genauigkeit erhöht sich.
Die automatisierte Sortierung verbessert die Übersichtlichkeit und Zugänglichkeit der Dokumente. Eindeutige Identifikation und Speicherung an einem festen Ort erleichtern die schnelle Suche. Die OCR-Texterkennung ermöglicht effiziente Volltextsuche.
Kosteneffizienz ist ein weiterer entscheidender Vorteil. Durch die Reduzierung des manuellen Aufwands können Mitarbeitende effizienter eingesetzt werden, und Zusatzkosten für externe Scan-Dienstleistungen entfallen.
Die Anwendungsbreite der automatisierten Sortierung von Dokumenten erstreckt sich über diverse Bereiche. Insbesondere im Personalwesen entstehen täglich viele Dokumente, angefangen bei Arbeitsverträgen über Gehaltsabrechnungen hin zu Bewerbungsunterlagen. Durch den Einsatz der automatisierten Sortierung können diese Dokumente nicht nur äußerst effizient verwaltet, sondern auch problemlos archiviert werden.
Ein weiteres bedeutendes Anwendungsfeld liegt in der Finanzbuchhaltung, wo eine Vielzahl von Dokumenten wie Rechnungen, Belege und Kontoauszüge zu verwalten ist. Die automatisierte Sortierung ermöglicht nicht nur eine effiziente Ordnung dieser Dokumente, sondern bereitet sie auch optimal für die nachfolgende Verarbeitung vor.
Ferner erstreckt sich die Einsatzmöglichkeit dieser Technologie auf verschiedene andere Bereiche, darunter das Vertragsmanagement, Qualitätsmanagement und die Projektverwaltung. Die vielseitige Anwendbarkeit dieser automatisierten Sortierungstechnologie unterstreicht ihre Relevanz über verschiedene geschäftliche Funktionen hinweg.
Fazit: ein Meilenstein in der Digitalisierung
agorum core pro ist eine leistungsstarke Lösung für Unternehmen, die mit einer steigenden Anzahl von Dokumenten umgehen müssen. Die technische Tiefe, präzise Abläufe und Anpassungsfähigkeit machen agorum core pro für IT-Verantwortliche äußerst attraktiv. Durch Integration in Geschäftsprozesse und Einhaltung höchster Sicherheitsstandards erfüllt die Lösung die Anforderungen von Enterprise-Level Dokumentenmanagement. Mit Anwendungsfeldern wie Compliance-Dokumentation, Projekt- und Vertragsmanagement ist agorum core pro nicht nur ein Werkzeug, sondern ein strategischer Partner für große Unternehmen, die Dokumente automatisiert sortieren wollen.
