Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) macht auch vor den internen Prozessen Ihres Unternehmens nicht halt. Konkret sind davon Bewerber- und Personalakten betroffen. Um Ihre Abläufe bequem digital verwalten zu können und dabei gleichzeitig datenschutzkonform zu arbeiten, bietet sich die Verwendung einer elektronischen Personalakte an. Dazu sind Sie nicht auf eine Drittlösung angewiesen, sondern können auf die Funktionalitäten Ihres DMS zurückgreifen.
Personalakte – Was ist drin?
Eine festgeschriebene Definition für die Akte gibt es nicht. Fakt ist jedoch, dass vom Arbeitgeber nur Informationen erfasst werden dürfen, die in direktem Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen.
In der Regel sind das der Personalfragebogen, der Arbeitsvertrag, Belege über Gehaltsveränderungen oder das Urlaubskonto. Je nach Unternehmen können weitere Dokumente dazu kommen. Weitere Informationen hierzu bietet das Gabler Wirtschaftslexikon.
Welche Rechte haben die Angestellten?
Die DSGVO spricht den betroffenen Personen eine ganze Reihe an Rechten zu, die Sie auch für die Personalakte gewährleisten müssen:
- Recht auf Information & Auskunft (Art. 13, 14 DSGVO & Art. 15 DSGVO)
- Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
- Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO) und Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
- Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
- Grundsatz der Integrität und Vertraulichkeit (Art. 5 Abs. 1 lit. f. DSGVO)
- Grundsatz der Speicherbegrenzung (Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO)
- Grundsatz der Datenminimierung (Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO)
Eine geeignete digitale Lösung gibt Ihnen für jede dieser Anforderungen das richtige Werkzeug an die Hand. Dabei gilt allerdings immer: Eine Software alleine kann nie ausreichende Datenschutz- und Rechtskonformität gewährleisten. Lassen Sie Ihre internen Abläufe deshalb unbedingt von Ihrem Datenschutzbeauftragten prüfen.
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Was kann eine Softwarelösung bieten?
https://www.agorum.com/dms-dokumentenmanagement/Um die Vorgaben des Gesetzgebers umzusetzen und dabei gleichzeitig einen Mehrwert für die eigenen Mitarbeiter zu schaffen, sind Sie nicht auf eine zusätzliche Softwarelösung angewiesen. Stattdessen integrieren Sie die Funktionen einfach in Ihre gewohnte Arbeitsoberfläche, zum Beispiel Ihr DMS. Das klingt im ersten Moment wenig spektakulär, bringt jedoch eine ganze Reihe an Vorteilen mit sich.
Nutzen Sie Ihr vorhandenes Berechtigungskonzept
Personenbezogene Daten sind auch innerhalb der Unternehmensgrenzen vertraulich zu behandeln. Deshalb dürfen nicht alle Mitarbeiter freien Zugriff auf die gespeicherten Dokumente bekommen.
Ihr DMS verfügt in der Regel bereits über eine umfassende Berechtigungsstruktur, die Sie für die Personalakten erweitern können. Damit lassen sich auch komplexe Zugriffsregelungen digital abbilden.
Aufbewahrungspflichten einhalten
Eine grundsätzliche Regelung zur Aufbewahrungsfrist von Personalakten gibt es nicht. Bei steuerlich relevanten Informationen gelten die Vorschriften der GoBD, andere Dokumente müssen Sie nach einer bestimmten Zeit sogar löschen. Das kann der Fall sein, wenn Sie beispielsweise einen Bewerber ablehnen. Lebenslauf und Zeugnisse müssen Sie dann innerhalb einer festgelegten Frist aus Ihrem System entfernen.
Das im DMS bereits vorhandene “Verfallsdatum” von Dokumenten können Sie in beiden Fällen nutzen, um betroffene Daten automatisch zum richtigen Zeitpunkt zu löschen.
Unternehmensweite Stichwortsuche
Ins DMS integriert stehen die Informationen der Personalakte berechtigten Personen auf Knopfdruck zur Verfügung. Ermöglicht wird das durch die unternehmensweite Stichwortsuche, die mit dynamischen Filtern speziell auf personenbezogene Daten angepasst werden kann.
Damit erleichtern Sie nicht nur die Arbeit der Personalabteilung. Sollte ein Mitarbeiter sein Recht auf Auskunft wahrnehmen, stellen Sie alle relevanten Informationen in kurzer Zeit für den Datenexport zusammen.
Wie setzen Sie das mit agorum core um?
Mit agorum core setzen Sie die oben genannten Funktionen in Ihrer zentralen Arbeitsoberfläche um. Zusätzlich stehen Ihnen nützliche Features wie eine automatisch erzeugte Ordnerstruktur zur Verfügung.
Ihre Arbeit erleichtern Sie außerdem mit folgenden Funktionen:
- Automatisch erzeugte Ordnerstruktur beim Anlegen einer neuen Personalakte
- Integration der Dokumente in Workflowprozesse
- Berechtigungsstruktur für geregelten Zugriff auf die Personalakten (Zugriffsrechte für Akten, Unterverzeichnisse oder Einzeldokumente vergeben)
- Erfassung der DSGVO-relevanten Informationen (Verarbeitungszweck, rechtliche Grundlage, …) über Eingabemaske bei neuen Dokumenten
- Automatische Löschung von Dokumenten, die nicht mehr verarbeitet werden dürfen
- Integration der Dokumente in unternehmensweite Stichwortsuche (inklusive passender dynamischer Filter)
- Exportfunktion für alle gespeicherten Daten zu einer bestimmten Person
Sie haben weitere Fragen oder wollen die Personalakte in Aktion erleben? Dann vereinbaren Sie einen Termin zur kostenlosen Online-Demo. Wir freuen uns auf Ihre Anmeldung.
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Hinweis:
Dieser Text ist keine Rechtsberatung. Trotz sorgfältiger Prüfung unserer Inhalte übernehmen wir keine Haftung für Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der Informationen. Bei konkreten Rechtsfällen konsultieren Sie bitte einen zugelassenen Fachanwalt. (Stand: Januar 2020)
