Unternehmen stehen ständig vor der Herausforderung, ihre Prozesse effizient zu gestalten und gleichzeitig flexibel auf Veränderungen zu reagieren. In unserer dritten Podcastfolge “Prozessoptimierung im Schnelldurchlauf” teilen wir wertvolle Einblicke und praktische Tipps, wie Sie Ihre Geschäftsprozesse optimieren können. Erfahren Sie, welche Hindernisse auf dem Weg zur Prozessoptimierung und Digitalisierung auftreten können und wie Sie diese erfolgreich überwinden.
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Kommunikation ist der Schlüssel
Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen kann erhebliche Veränderungen mit sich bringen. Wie Wilfried Reiner Guhle, unser Partnermanager, im Podcast betont, ist eine offene und frühzeitige Kommunikation unerlässlich. Ein Beispiel aus der Praxis zeigt, wie mangelnde interne Kommunikation zu erheblichen Widerständen führen kann. Ein Unternehmen, das seine Prozesse digitalisieren und auf Industrie 4.0 umstellen wollte, sah sich mit dem Widerstand des Betriebsrats konfrontiert. Der Betriebsrat befürchtete Arbeitsplatzverluste, obwohl die Geschäftsführung betonte, dass die Digitalisierung lediglich die Arbeitslast der überlasteten Mitarbeiter reduzieren würde.
Change Management: Ein emotionaler Prozess
Ein effektiver Change-Management-Prozess erfordert mehr als nur technische Implementierung. Menschen sind Gewohnheitstiere und reagieren oft mit Schock auf Veränderungen. Katrin Göpfert und Wilfried Reiner erläutern, dass es entscheidend ist, die Mitarbeiter von Anfang an in den Veränderungsprozess einzubeziehen. Der Schockmoment, der bei Ankündigungen von großen Veränderungen entsteht, muss aufgefangen und durch wiederholte Kommunikation gemildert werden.
Ein Praxisbeispiel: Die Schließung eines Krankenhauses
Ein eindrucksvolles Beispiel aus der Praxis verdeutlicht die Wichtigkeit einer gut geplanten Kommunikation. Bei der Schließung eines Krankenhauses wurde den Mitarbeitern zunächst die Schließung mitgeteilt, gefolgt von der Information, dass ihre Arbeitsplätze sicher seien und sie in andere Krankenhäuser verteilt würden. Diese wichtige Information ging jedoch in der ersten Schockwelle unter. Hier hätte eine schrittweise, wiederholte Kommunikation geholfen, den Schock zu verarbeiten und die Mitarbeiter zu beruhigen.
Technische Lösungen: Sicherheit und Zugänglichkeit
Neben der emotionalen Komponente der Digitalisierung spielen auch technische Lösungen eine entscheidende Rolle. Eine häufige Sorge bei der Digitalisierung von Dokumenten ist die Sicherheit und Integrität der Daten. Mit agorum core pro bieten wir eine revisionssichere Dokumentenverwaltung, die sicherstellt, dass Dokumente nicht unbefugt geändert werden können. Unsere Lösung ermöglicht es, Dokumente nach Abschluss einer Bearbeitung zu “versiegeln”, sodass sie für einen festgelegten Zeitraum unverändert bleiben.
Die Suchfunktion von agorum core pro erleichtert zudem den Zugriff auf benötigte Dokumente erheblich. Anstatt sich durch Ordnerstrukturen zu kämpfen, können Benutzer dank Volltextsuche und Metadatenfilter schnell und effizient auf Dokumente zugreifen.
Change Management im Detail
Ein effektives Change Management umfasst verschiedene Phasen, von der initialen Schockbewältigung bis hin zur Akzeptanz und Integration der neuen Prozesse. Es reicht nicht aus, den Mitarbeitern einmalig die Veränderung mitzuteilen. Vielmehr müssen sie kontinuierlich unterstützt und ihre Bedenken ernst genommen werden. Regelmäßige Meetings, Schulungen und offene Dialoge helfen dabei, die Ängste zu nehmen und die Akzeptanz zu fördern.
Individuelle Anpassung und Unterstützung
Jedes Unternehmen und jedes Team ist einzigartig. Daher ist es wichtig, den Change-Prozess individuell anzupassen. Unsere Erfahrungen zeigen, dass eine maßgeschneiderte Herangehensweise, die auf die spezifischen Bedürfnisse und Ängste der Mitarbeiter eingeht, entscheidend für den Erfolg ist. Durch gezielte Schulungen und Unterstützung können Teams optimal auf die neuen Prozesse vorbereitet werden.
Prozessoptimierung mit agorum core
Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen bietet enorme Chancen zur Effizienzsteigerung und Wettbewerbsfähigkeit. Mit agorum core pro haben Sie ein mächtiges Werkzeug an der Hand, das nicht nur technische Anforderungen erfüllt, sondern auch den menschlichen Faktor berücksichtigt. Durch eine offene Kommunikation, ein durchdachtes Change Management und maßgeschneiderte technische Lösungen können Sie Ihre Prozesse erfolgreich optimieren.
Wir bei agorum sind bestrebt, Ihnen dabei zu helfen, die Herausforderungen der Digitalisierung zu meistern. Wir sind gespannt auf Ihre Fragen und Anregungen und freuen uns darauf, Sie auf Ihrem Weg zur digitalen Transformation zu unterstützen.
Bleiben Sie dran!
In unserer nächsten Podcastfolge werden wir tiefer in die technischen Möglichkeiten von agorum core pro eintauchen und Ihnen zeigen, wie Sie das volle Potenzial unserer Lösung nutzen können. Bis dahin wünschen wir Ihnen viel Erfolg bei der Umsetzung Ihrer Digitalisierungsprojekte und stehen Ihnen bei Fragen jederzeit zur Verfügung.
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit und bis zur nächsten Folge!
