Projektmanagement ist heute für jedes Unternehmen ein Thema, aber lange nicht alle möchten dafür eine spezielle Software kaufen, Experten einstellen oder gar eine eigene Abteilung gründen. Also lieber eins der vielen elektronischen Tools zur Projektplanung nutzen? Klingt verlockend, aber bei der Entscheidung, ob so ein Tool wirklich Sinn macht, und wenn ja, welche Software die richtige ist, hat sich schon so manch einer im Dschungel der Möglichkeiten verirrt. Dabei sind in vielen Unternehmen durchaus “Bordmittel” vorhanden, die beim Projektmanagement unterstützen können. Warum also nicht mal einen Blick auf die eigenen Systeme werfen?
Projekt und Projektmanagement – eine Frage der Definition?
Zuerst einmal sollte geklärt werden, was ein Projekt eigentlich ist und in welchen Fällen spezielle Projektmanagement-Funktionen zum Einsatz kommen sollen. Klar ist, dass nicht jede Aufgabe und auch nicht jeder Prozess ein Projekt sein kann, obwohl der Begriff heute fast inflationär gebraucht wird. Wohin man hört, jeder arbeitet irgendwie an und mit Projekten. Gemeint sind meist Aufgaben oder Aufgabenbündel, deswegen ist die Frage berechtigt, wo eigentlich der Unterschied liegt. Ein Blick ins Deutsche Normenwerk bringt erste Erkenntnisse.
Was ist ein Projekt nach DIN 69901?
Die DIN 69901 definiert nämlich Folgendes: Ein Projekt ist ein Vorhaben, das im wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie z. B. Zielvorgabe, zeitliche, finanzielle, personelle oder andere Bedingungen, Abgrenzungen gegenüber anderen Vorhaben und projektspezifische Organisation.
Ein Projekt braucht also eine gewisse Einmaligkeit. Routineaufgaben, die täglich in genau der gleichen Art und Weise durchgeführt werden, fallen ebenso raus wie alle Aufgaben, die im Rahmen der eigenen Geschäftstätigkeit immer wieder anfallen. Denn Projekte sind zeitlich begrenzt. Sie haben außerdem eine konzeptionelle Komponente; es gilt, Ressourcen zu planen, um ein Ziel zu erreichen. Sie sind meist so komplex, dass mehrere Mitarbeiter daran arbeiten.
Einmalig bedeutet aber nicht, dass jedes Mal das Rad neu erfunden werden muss. Auch Projekte können nach einer vordefinierten Struktur abgewickelt werden. Ein gutes Beispiel dafür sind Kundenprojekte, die sich im Detail unterscheiden, obwohl sich die Aufgabenstellung ähnelt. Bei agorum haben wir uns z. B. auf die Fahnen geschrieben, das jeder Kunden sein individuell auf die eigenen Bedürfnisse angepasstes Dokumentenmanagement-System (DMS) erhält. Weil die Rahmenbedingungen bei jedem Kunden anders sind und jedes Unternehmen außerdem sein Informationsmanagement anders gestalten möchte, gleicht im Endeffekt kein ausgeliefertes DMS dem anderen. Und das, obwohl jeder Kunde agorum core gekauft hat und vielleicht sogar von der Aufgabe her genau das Gleiche damit machen möchte wie alle anderen, z. B. den Posteingang oder die Rechnungsbearbeitung automatisieren. Die Summe der Bedingungen ist also für jeden Kunden einmalig, obwohl einzelne Bedingungen durchaus bei vielen oder auch allen Kunden gleich sein können.
Wie definiert sich Management im Kontext von Projekten?
Projekt ist also soweit klar. Nun stellt sich die Frage nach dem Management. Wieder hilft uns die DIN 69901 weiter. Sie definiert Projektmanagement als “Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und -mittel für die Abwicklung eines Projekts.” Also ganz grob gesagt, alles, was nötig ist, um ein Projekt erfolgreich abzuschließen. Da ist noch nicht die Rede von speziellen Techniken, Softwareunterstützung und Ähnlichem. Es bleibt also im Ermessen des Unternehmens selbst, wann in den Werkzeugkasten des Projektmanagements gegriffen oder gar eine Software dafür angeschafft wird.
Die Infrastruktur für erfolgreiches Projektmanagement
Damit die beteiligten Mitarbeiter produktiv und effizient daran arbeiten können, das Projekt zu planen und schließlich auch umzusetzen, brauchen sie die richtige Infrastruktur. Folgende Faktoren sollten gegeben sein:
- Jeder im Projektteam muss stets die Möglichkeit haben, sich schnell und einfach über den aktuellen Stand des Projekts zu informieren – auch für Aufgaben, die nicht in seinen Zuständigkeitsbereich fallen. Extrem hilfreich ist es, wenn alle wichtigen Information in einer Projektakte gesammelt werden. Auch Projekt-Dashboards leisten gute Dienste, weil sie auf einen Blick verraten, wo das Projekt gerade steht.
- Es muss ein System vorhanden sein, mit dem Aufgaben verteilt, terminiert, erledigt und kontrolliert werden können – und zwar so, dass für alle klar ersichtlich ist, wer was wann tut. So wird verhindert, dass Aufgaben doppelt oder gar nicht gemacht werden. Idealerweise sind Eskalationsstufen möglich, beispielsweise Warnungen an alle Projektbeteiligten, falls einzelne Aufgaben überfällig sind, die den gesamten Projektfortschritt gefährden könnten.
- Last but not least braucht das Projektteam Kommunikationsmittel, die dazu geeignet sind, Ideen auszutauschen und gemeinsam an Konzepten und Dokumenten zu arbeiten. Die gute alte E-Mail ist damit oft überfordert, zumal bei der Arbeit an Projekten häufig eine Kommunikation in Echtzeit wünschenswert ist. Im Projektmanagement bewährt haben sich daher Notizen, die es erlauben, schnell und einfach direkt am Objekt oder Dokument miteinander zu kommunizieren.
Mit einem leistungsstarken DMS viele Bereiche abdecken
Eine gute Projektmanagement-Software deckt alle diese Bereiche ab, bleibt aber immer eine zusätzliche Software, die Ihre Mitarbeiter lernen müssen und die Ihre IT-Abteilung sinnvoll in Ihre gesamte IT-Infrastruktur integrieren muss. Das lohnt sich natürlich für alle Bereiche in Ihrem Unternehmen, die jeden Tag mit Projekten arbeiten. Wenn bei Ihnen aber nur gelegentlich Projekte auf der Tagesordnung stehen, kann eine weitere Software vielleicht auch zu viel des Guten sein.
Insbesondere dann, wenn Ihnen beim Lesen der drei Anforderungsbereiche schon Gedanken wie “Aufgaben verwalten kann doch unsere Groupware” oder “E-Akten pflegen wir sowieso im Dokumentenmanagement-System” in den Kopf kamen. Dann können Sie sich eventuell sogar Ihr eigenes Projektmanagement-Tool “zusammenbauen”, indem Sie die vorhandenen Systeme kombinieren.
Oder Sie nutzen gleich ein System, das möglichst viele Fliegen mit einer Klappe schlägt, z. B. ein leistungsstarkes DMS mit Groupware-Funktionalitäten und eingebautem Projektmanagement-Tool. Es gibt nämlich auf dem Markt durchaus Systeme, die der “eierlegenden Wollmilchsau” ziemlich nahe kommen, z. B. hier.
Entscheidungsfindung für eine DMS-Software
Bei der Entscheidungsfindung für eine Software sollten Sie stehts prüfen, was im Inneren der Software und vor allem mit Ihren Daten passiert. In geschlossenen Systemen (proprietäre Software) liegen Ihre Daten außerhalb Ihrer Hoheit, und Sie wissen nicht, was mit diesen passiert. Im Bereich Projektmanagement werden aber häufig essentielle Daten verwaltet, über deren Speicherung Sie jederzeit Zugriff haben sollten. Lesen Sie hierzu auch diesen Blogbeitrag.
Wir beraten Sie gerne
Unternehmen, die ein professionelles Projektmanagement einführen möchten, haben die Möglichkeit, agorum core im Rahmen einer Online-Demo kennenzulernen. Das System basiert auf Open-Source-Technologie – deshalb liegt die Datenhoheit ausschließlich beim Betreiber und nicht beim Hersteller. Wir freuen uns über Ihre Terminanfrage. Hier.
