Das Rechnungsbuch vom Mittelalter bis heute: im Geschäftsleben ein unverzichtbares Muss. Warum ein Dokumentenmanagement-System ideal dafür geeignet ist, künftig das Rechnungsbuch respektive die Excel-Tabelle zu ersetzen, beschreiben wir kurz und knapp in diesem Beitrag.
Heute und vor langer, langer Zeit
Nach § 238 HGB ist jeder Kaufmann verpflichtet, “Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen”. Bekannt sind Rechnungsbücher –man bezeichnet sie auch als Handlungsbücher oder Kaufmannsbücher – bereits aus dem Mittelalter. Ihre Erfindung wird italienischen Kaufleuten zugeschrieben, das älteste vollständig erhaltene Rechnungsbuch im deutschsprachigen Raum dokumentiert die Handelsgeschäfte der Nürnberger Patrizierfamilie Holzschuher in den Jahren 1304 bis 1307. Mehr als 700 Jahre später wird der Begriff “Rechnungsbuch” immer noch gebraucht, allerdings ist das dicke, in Leder gebundene Buch aus dem Mittelalter vielerorts einem schlanken, viel leistungsfähigeren Dokumentenmanagement-System (DMS) gewichen.
Brauchen Unternehmen heute noch ein Rechnungsbuch?
Der Hauptvorteil des Rechnungsbuchs: Damals wie heute bietet es einen vollständigen und lückenlosen Überblick über die Geschäftstätigkeit eines Unternehmens. Anhand von Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen lassen sich die Warenbewegungen und Dienstleistungen im dokumentierten Zeitraum ebenso nachvollziehen wie Investitionen und alle anderen Transaktionen.
War es im Mittelalter oft die einzige Buchführung eines Kaufmanns, wird es in der modernen doppelten Buchführung aufgeteilt in Rechnungseingangsbuch und Rechnungsausgangsbuch. Beide sind Nebenbücher des Hauptbuchs, das alle Konten und alle Buchungen eines Unternehmens enthält. Bereits mit der Erfindung des Durchschreibeverfahrens wurden all diese Bücher in einzelne Blätter aufgelöst, heute sind die Blätter mit mehreren Durchschlägen ebenfalls Geschichte und die Bücher sind elektronische Tabellen im Computer – bei kleinen Unternehmen oft einfache Excel-Tabellen, mit zunehmender Größe in Datenbanken und heute zunehmend in Dokumentenmanagement-Systemen gespeichert.
Die Antwort auf die Eingangsfrage lautet also: Ja
Unternehmen brauchen die Funktionalität eines Rechnungsbuchs auch heute noch. Wie sie ihre Eingangs- und Ausgangsrechnungen auflisten, bleibt aber ihnen selbst überlassen. Einzige Bedingung des Gesetzgebers: Ein “sachkundiger Dritter”, z. B. Finanzamt oder Steuerprüfer, muss das System mit einem angemessenen Zeitaufwand durchschauen können.
Rechnungsbücher automatisch erstellen mit einem DMS
Ein modernes Dokumentenmanagement-System kann mit den entsprechenden Einstellungen alle Auswertungen rund um die Rechnungsverarbeitung liefern, die Sie regelmäßig brauchen. Mit einer leistungsfähigen Suchfunktion ist es ein Leichtes, sich innerhalb weniger Sekunden beispielsweise alle Rechnungen eines Kunden, eines Kontos oder eines Projekts auf den Bildschirm zu holen. Sie können Listen mit allen denkbaren Schwerpunkten generieren, zum Beispiel “Eingangsrechnungen über 10.000 Euro im 1. Quartal 2016” oder “Ausgangsrechnungen an Kunden im PLZ-Bereich 71xxx”. Suchanfragen können natürlich auch miteinander verknüpft oder beliebig tief verschachtelt werden, Ihrer Fantasie sind keine Grenzen gesetzt.
Auf Wunsch vollautomatisiert
Möchten Sie jede Woche oder jeden Monat automatisch die gleichen Listen und Auswertungen erhalten, lohnt sich die Einrichtung eines Workflows. Sie sparen gegenüber der ohnehin schon effizienten manuellen Nutzung der Suchfunktion noch mehr Zeit, weil Ihr DMS die gewünschten Informationen selbst zusammenträgt und in der gewünschten Form ausgibt. Dazu holt es sich beispielsweise die Ausgangsrechnungen direkt aus Ihrem ERP-System oder die Buchungsdaten direkt aus dem DATEV-Ordner. Sie können die Daten in gängige Dateiformate exportieren und beliebig weiterverarbeiten.
Unverlierbare Daten, Zugriffsschutz und Nachverfolgbarkeit
Ein gutes DMS dokumentiert automatisch im Hintergrund, wer wann was mit welcher Rechnung gemacht hat. Sie können also auch später noch jede Änderung anhand des Benutzers und der Zugriffszeit nachvollziehen, sodass Sie bei Bedarf einen lückenlosen Nachweis über den gesamten Lebenszyklus einer Rechnung führen können. Selbst wenn ein Mitarbeiter versehentlich alle Rechnungen eines Jahres löschen sollte, können sie mit überschaubarem Aufwand wiederhergestellt werden. Einmal im DMS gespeicherte Rechnungen sind also quasi unverlierbar.
Weil ein DMS in der Regel über ein ausgeklügeltes Berechtigungssystem verfügt, sind die Rechnungen und Rechnungsbücher besser vor unbefugtem Zugriff geschützt als ein papiernes Buch, das in einem abgeschlossenen Aktenschrank aufbewahrt wird.
FAZIT
Ein gutes Dokumentenmanagement-System “kann” auch Rechnungsbuch, ist aber dank Suchfunktion, Workflows und Schutzfunktionen viel effizienter und sicherer als das herkömmliche Buch aus Papier.
Überzeugen Sie sich einfach selbst
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