Die Rechnungsprüfung ist Alltag in jedem Unternehmen: Bevor eine Rechnung zur Zahlung freigegeben wird, muss sie auf ihre sachliche und formale Richtigkeit geprüft und in diesem Zuge mit Lieferschein und Bestellung abgeglichen werden. Geschieht das manuell, wird daraus schnell ein zeitaufwändiger und damit kostenintensiver Prozess. Kein Wunder, dass viele Unternehmen ihre Rechnungsprüfung automatisieren möchten – am liebsten komplett, aber zumindest in Teilen. Wie das mithilfe eines Dokumentenmanagement-Systems funktioniert, beschreiben wir in diesem Beitrag.
Die formale und sachliche Rechnungsprüfung - oder: Was wird eigentlich geprüft?
Formale Rechnungsprüfung
Bei der formalen Rechnungsprüfung wird ermittelt, ob alle rechtlich vorgeschriebenen Bestandteile vorhanden sind. Welche das sind und was es für das Unternehmen bedeutet, wenn Pflichtangaben fehlen, haben wir erst kürzlich in Was muss auf einer Rechnung stehen? ausführlich beschrieben.
Sachliche Rechnungsprüfung
Die sachliche Rechnungsprüfung gewährleistet die inhaltliche Richtigkeit einer Eingangsrechnung. Denn natürlich möchte ein Unternehmen nur die Waren und Dienstleistungen bezahlen, die auch geliefert bzw. in Anspruch genommen wurden. Es gilt also, erstens zu checken, ob die richtige Ware in der richtigen Stückzahl eingegangen ist oder die Dienstleistung wie bestellt stattgefunden hat. Die Rechnung muss also mit dem Lieferschein und der wiederum mit der Bestellung abgeglichen werden. Bei Dienstleistungen existiert oft kein Lieferschein, hier wird die Rechnung direkt mit der Bestellung abgeglichen.
Handelt es sich um kleinere Lieferungen und überschaubare Dienstleistungen, geht dies auch manuell noch recht einfach, auch wenn es durchaus lästig sein kann, die im Einkauf abgehefteten Bestellungen und die im Wareneingang archivierten Lieferscheine zusammenzutragen. Spätestens bei seitenlangen Sammelrechnungen mit zig verschachtelten Unterpositionen und dementsprechend vielen Bestellungen und Lieferscheinen wird die sachliche Rechnungsprüfung aber zur Schwerstarbeit, die allenfalls noch der beharrlichsten Krämerseele Spaß macht. Alle anderen freuen sich über ein leistungsfähiges Dokumentenmanagement-System.
Das DMS - der elektronische Rechnungsprüfer
Ein Dokumentenmanagement-System ist prädestiniert für diese Aufgabe, denn Rechnungen, Lieferscheine und Bestellungen sind dort sowieso schon erfasst. Einzige Voraussetzung ist, dass Ihr DMS über eine Möglichkeit verfügt, Informationen abzugleichen, und zwar sowohl innerhalb eines Dokumentes als auch dokumentenübergreifend, am besten sogar über das DMS hinaus. Ist eine solche Verifizierungsfunktion installiert, steht dem unternehmensweiten Datenabgleich und damit auch der vollständig automatisierten Rechnungsprüfung nichts mehr im Wege.
Ein gutes Dokumentenmanagement-System holt sich die Daten dafür auch aus Drittsystemen. Es findet z. B. Bestellungen zuverlässig im ERP oder greift auf die Warenwirtschaft zu, um den tatsächlich verbuchten Wareneingang mit dem Lieferschein abzugleichen.
Wie sieht das praktisch aus?
Das Unternehmen richtet einmalig einen Rechnungsfreigabeworkflow ein, der automatisch immer dann “anspringt”, sobald eine Rechnung im DMS gespeichert wird. Der Prozess berücksichtigt dabei auch die unterschiedlichen Quellen (physisch oder digital), wie Rechnungen ins System kommen.
Schritt 1: Die formale und rechnerische Prüfung der Rechnung
Das System führt nun zuerst die formale Rechnungsprüfung durch und checkt ab, ob alle gesetzlichen Pflichtangaben vorhanden sind. Es holt beispielsweise den vollständigen Namen und die korrekte Adresse sowohl des Lieferanten als auch des eigenen Unternehmens aus der Stammdatenbank. Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-ID sind dort ebenfalls hinterlegt. In diesem Zuge kann das DMS die Rechnung gleich rechnerisch prüfen. Ist die Rechnungssumme gleich der Summe der Einzelpositionen? Wurde die Umsatzsteuer korrekt berechnet und ausgewiesen?
Fehlen Pflichtbestandteile oder sind Rechenfehler vorhanden, schiebt das DMS die betreffende Rechnung automatisch ins elektronische Postfach des zuständigen Mitarbeiters, der die Rechnung dann beim Lieferanten reklamieren kann. Soll auch die Reklamation automatisch ablaufen, kann das DMS in einem solchen Fall selbsttätig eine E-Mail an den Lieferanten schicken, die betreffende Rechnung in den Anhang nehmen und um eine neue, korrekte Rechnung bitten. Natürlich sind auch teilautomatische Lösungen möglich, z. B. könnte sowohl die falsche Rechnung als auch die vom DMS generierte E-Mail im Postfach des zuständigen Mitarbeiters auftauchen. Der kann die E-Mail vor dem Versand nochmal kontrollieren, ggf. um persönliche Bestandteile ergänzen und dann manuell versenden.
Ist die Rechnung formal korrekt, kann die Vorsteuer abgezogen werden und die Rechnung geht in die sachliche Prüfung.
Schritt 2: DMS-übergreifende, sachliche Rechnungsprüfung
Nun wird die Rechnung mit Lieferschein(en) und Bestellung(en) abgeglichen. Hier wird die meiste Zeit gespart, denn das DMS holt sich die entsprechenden Dokumente automatisch und verifiziert auch die komplexeste Sammelrechnung viel schneller als dies ein Mitarbeiter manuell könnte.
Besonders praktisch ist es, wenn Ihr DMS den Zeitpunkt der Rechnungsprüfung selbstständig an die tatsächliche Situation anpassen kann. In der Praxis kann es z.B. vorkommen, dass eine Rechnung vor der Lieferung und damit natürlich auch vor dem Lieferschein im Unternehmen ankommt. Das DMS will den Abgleich starten, stellt fest, dass noch kein Lieferschein vorliegt, und “parkt” die Rechnung erstmal in einem Audit (Prüfungsbereich) zwischen. Anschließend prüft es in vorher festgelegten regelmäßigen Abständen, ob der Lieferschein mittlerweile vorliegt. Ist dies innerhalb des vordefinierten Zeitraums der Fall, werden die beiden Dokumente abgeglichen und der Prozess läuft nach Plan weiter.
Ist die Lieferung einige Tage nach Rechnungseingang immer noch nicht verbucht, schiebt das DMS die Rechnung wieder ins Postfach des zuständigen Mitarbeiters, der beispielsweise den tatsächlichen Liefertermin erfragen oder mit dem Lieferanten eine verlängerte Skontofrist vereinbaren kann.
Korrekte Rechnungen, die die komplette Rechnungsprüfung erfolgreich durchlaufen haben, gehen entweder direkt in die Kontierung oder werden dem Mitarbeiter nochmals zur abschließenden Freigabe angezeigt. Er hat also die volle Kontrolle über den Prozess, die lästige “Fleißarbeit” erledigt aber Ihr DMS. Diesen Prozess mit zahlreichen Beispielen finden Sie in diesem Blogbeitrag beschrieben.
FAZIT
Die automatische Rechnungsprüfung mit einem Dokumentenmanagement-System ist deutlich effizienter als das manuelle Verfahren. Statt viel Zeit damit zu verbringen, Abweichungen einfach festzustellen, haben die Mitarbeiter viel mehr Zeit, um aktiv an der Lösung des Problems zu arbeiten, also beispielsweise zu klären, warum ein besteller Artikel nicht geliefert wurde.
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