Als Hersteller des Dokumentenmanagement Systems (DMS) agorum core haben wir einen hohen Qualitätsanspruch an unsere Produkte. Das Herzstück eines DMS ist und bleibt das Archiv. Dort wird technisch die revisionssichere Archivierung verwaltet. Und weil wir uns dieser Verantwortung bewusst sind, lassen wir unser System agorum core alle drei Jahre von einem neutralen Wirtschaftsprüfer abnehmen. Ein geprüftes DMS alleine reicht jedoch nicht aus, um den Anforderungen der gesetzlichen Vorschriften gerecht zu werden. Welche zusätzlichen Pflichten Unternehmen haben, lesen Sie hier.
Alle guten Dinge sind 3
Unternehmen sind sie vom Gesetzgeber her verpflichtet, die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung zu erfüllen. Kommt eine Softwarelösung (herstellerunabhängig) zur revisionssicheren Archivierung zum Einsatz, ist neben der Technologie (dem DMS) eine Verfahrensdokumentation sowie die Abnahme durch einen Wirtschaftsprüfer, erforderlich.
1.) DMS
Der Einsatz eines Dokumentenmanagement Systems ist nur ein Glied in der Kette für die gesetzeskonforme Archivierung. Weit verbreitet ist die Annahme, dass alleine der Einsatz eines digitalen, revisionssicheren Archivs alle Anforderungen des Gesetzgebers erfüllt. Ein sehr riskanter Ansatz. Grundsätzlich gilt für alle DMS (herstellerunabhängig), die zur Archivierung eingesetzt werden, dass erst mit einer Verfahrensdokumentation und die Abnahme durch einen Wirtschaftsprüfer die Richtlinien nach GoBD erfüllt sind.
2.) Verfahrensdokumentation für ein DMS
In einer Verfahrensdokumentation müssen im ersten Schritt die relevanten Prozesse beschrieben werden. Aber auch Angaben zum Unternehmen, zur eingesetzten Hard- und Software, zu Zuständigkeiten usw. werden dokumentiert. Ein nicht unerheblicher Aufwand an Administration – aber das ist nötig und ein wichtiger Bestandteil für die Abnahme nach GoBD.
In der Verfahrensdokumentation eines elektronischen Archivsystems sind die
- technische Umsetzung,
- die sachlogischen Abläufe und
- die Kontrollen der an der Archivierung beteiligten Prozesse
nachvollziehbar darzustellen.
Im Rahmen der Erstellung einer Verfahrensdokumentation müssen demnach die Prozesse, Kontrollen und technischen Sicherheitsmaßnahmen aufgenommen und dokumentiert werden. Dies sind in der Regel:
- Posteingang und Belegbearbeitung
- Scannen von Papierbelegen
- Umgang mit elektronisch eingehenden und versandten Belegen
- Ablage von Belegen im Archivsystem
- Vernichtung der Papieroriginale
- Zugriffsschutz im Archivsystem
- Technische Sicherung der an den Prozessen beteiligten IT-Systeme
- Übergreifende Kontrollen, die für die Archivierung relevant sind
Eine Checkliste zur Erstellung der Verfahrensdokumentation finden Sie hier.
Ein Musterdokument für eine Verfahrensdokumentation finden Sie hier.
(Beide PDF Dateien sind Musterdokumente und haben keinen Anspruch auf Vollständigkeit oder Richtigkeit. Sie ersetzen nicht die Prüfung, ob die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung im Einzelfall eingehalten sind).
3.) Abnahme durch einen Wirtschaftsprüfer
Nach dem Prüfstandard IDW PS 880 für Softwareprodukte, wird das System und die Prozesse von einem unabhängigen Wirtschaftsprüfer geprüft. Bei einem erfolgreichen Abschluss erhält es die Bescheinigung, dass bei einer sachgerechter Anwendung eine den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechende Rechnungslegung möglich ist. So der korrekte Wortlaut. Unternehmen, die diese Abnahme gemacht haben, können sich mit dem guten Gefühl, dass ihre Archivierung den gesetzlichen Vorgaben entspricht, getrost Ihrer Arbeit widmen.
Brief und Siegel für agorum core pro
agorum core pro wird regelmäßig dieser Prüfung unterzogen und wurde im Dezember 2021 in der Version 10.0.7.3-1522 wiederholt erfolgreich abgenommen. Für Unternehmen, die unser System einsetzen, ist es wie ein Prüfsiegel und eine gute Voraussetzung für deren Abnahme. Die Bescheinigung für agorum core pro finden Sie hier.
Fazit
Bevor physische Dokumente geschreddert werden, muss eine Verfahrensdokumentation erstellt werden und eine Abnahme durch einen Wirtschaftsprüfer erfolgen. Allein der Einsatz eines geprüften DMS-Systems nimmt Unternehmen nicht aus der Pflicht, diese Vorgehensweise einzuhalten.
Haben Sie Fragen?
Zum DMS, zur Archivierung oder Revisionssicherheit? Sprechen Sie mit unseren Spezialisten, wir beraten Sie gerne. Sie erreichen uns unter der Rufnummer +49 (0) 711 358718-0.
