Die revisionssichere Verwaltung von Dokumenten, Patenten und anderen Schutzrechten ist von entscheidender Bedeutung. Die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen und die Sicherstellung der Compliance sind unerlässlich, um Haftungsrisiken zu vermeiden und den Mandanten bestmögliche Ergebnisse zu liefern. In diesem Artikel möchten wir Ihnen einen umfassenden Überblick über die revisionssichere Patentverwaltung geben. Wir erläutern die relevanten gesetzlichen Anforderungen, die technischen Aspekte der Umsetzung und die Best Practices, die Sie beachten sollten.
Bedeutung der Revisionssicherheit in der Patentverwaltung
Die Revisionssicherheit in der Patentverwaltung ist von zentraler Bedeutung für die folgenden Aspekte:
1. Rechtssicherheit
- Verlässliche Dokumentation: Revisionssichere Systeme, wie DMS/ECM-Softwarelösungen, gewährleisten die Integrität und Nachvollziehbarkeit aller patentverwaltungsrelevanten Daten und Prozesse. Dies ist insbesondere im Hinblick auf rechtliche Auseinandersetzungen und behördliche Prüfungen von Bedeutung.
- Einhaltung gesetzlicher Vorgaben: Die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen, etwa der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff), ist für Unternehmen und Kanzleien unerlässlich. DMS/ECM-Softwarelösungen unterstützen die Erfüllung dieser Anforderungen.
- Beweissicherung: Im Falle von Rechtsstreitigkeiten oder Plagiatsvorwürfen können revisionssichere Daten als Beweismittel dienen.
2. Wirtschaftlichkeit
- Effizientes Patentmanagement: Revisionssichere Archivierungslösungen ermöglichen eine effiziente und transparente Verwaltung von Patenten. Durch die digitale Archivierung von Dokumenten und die Nachvollziehbarkeit von Prozessen lassen sich Zeit und Kosten sparen.
- Vermeidung von Rechtsrisiken: Die Vermeidung von Rechtsrisiken durch die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und die Beweissicherung im Falle von Rechtsstreitigkeiten kann erhebliche finanzielle Vorteile bringen.
- Verbesserung der Compliance: Die Einführung revisionssicherer Archivierung kann die Compliance des Unternehmens in Bezug auf interne Richtlinien und externe Vorgaben verbessern.
3. Wettbewerbsfähigkeit
- Schutz von geistigem Eigentum: Archivierungssoftware-Lösungen tragen zum Schutz des geistigen Eigentums eines Unternehmens bei, indem sie die unbefugte Nutzung von Patenten und anderen Schutzrechten verhindern.
- Steigerung des Vertrauens in die Patentverwaltung: Die Einführung der geprüften Revisionssicherheit kann das Vertrauen von Kunden und Geschäftspartnern in die Professionalität der Patentverwaltung erhöhen.
- Verbesserung der Reputation: Ein Unternehmen, das revisionssichere Systeme einsetzt, kann sich als innovativer und zuverlässiger Partner positionieren.
4. Risikomanagement
- Minimierung von Compliance-Risiken: DMS/ECM-Softwarelösungen unterstützen die Minimierung von Compliance-Risiken, indem sie die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und interner Richtlinien sicherstellen.
- Vermeidung von Datenverlusten: Durch die sichere Archivierung von Daten werden diese vor Verlust und Beschädigung geschützt.
- Verbesserung der IT-Sicherheit: DMS/ECM-Softwarelösungen tragen zur Verbesserung der IT-Sicherheit eines Unternehmens bei, indem sie die Zugriffskontrolle und die Datensicherheit erhöhen.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Revisionssicherheit in der Patentverwaltung ein wichtiger Faktor für die Rechtssicherheit, Wirtschaftlichkeit, Wettbewerbsfähigkeit und das Risikomanagement eines Unternehmens ist.
Zu den wichtigsten Herausforderungen bei der Umsetzung der Revisionssicherheit in der Patentverwaltung gehören:
- Die Auswahl geeigneter Softwarelösungen: Es gibt eine Vielzahl von Softwarelösungen für die Dokumentenverwaltung. Die Auswahl der richtigen Lösung hängt von den individuellen Anforderungen des Unternehmens ab.
- Die Implementierung von Sicherheitsmaßnahmen: Technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen müssen implementiert werden, um die Revisionssicherheit der Daten und Prozesse zu gewährleisten.
- Die Schulung von Mitarbeitern: Die Mitarbeiter müssen in Bezug auf die Bedeutung der Revisionssicherheit und die Nutzung der Softwarelösung geschult werden.
Trotz der Herausforderungen ist die Einführung revisionssicherer Archivierung in der Patentverwaltung ein wichtiger Schritt, um die Rechtssicherheit, Wirtschaftlichkeit, Wettbewerbsfähigkeit und das Risikomanagement eines Unternehmens zu verbessern.
Herausforderungen für Kanzleien und IP-Management-Abteilungen
Die Umsetzung der Revisionssicherheit in der Dokumentenverwaltung stellt Kanzleien und IP-Management-Abteilungen vor verschiedene Herausforderungen.
Technische Herausforderungen
- Individuelle Softwareanalyse: Es gibt eine Vielzahl von Softwarelösungen für die revisionssichere Verwaltung von Dokumenten, Verträge und Daten. Die Auswahl der richtigen Lösung ist komplex und erfordert eine genaue Analyse der individuellen Anforderungen.
- Implementierung und Integration: Die Implementierung und Integration der Software in die bestehende IT-Infrastruktur kann komplex und zeitaufwendig sein.
- Datensicherheit und Compliance: Die revisionssichere Speicherung und Archivierung von Daten erfordert geeignete Sicherheitsmaßnahmen und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.
Organisatorische Herausforderungen
- Prozessanpassung: Die bestehenden Prozesse in der Patentverwaltung müssen an die Anforderungen der Revisionssicherheit angepasst werden.
- Schulung und Qualifizierung: Die Mitarbeitenden müssen in Bezug auf die Bedeutung der Revisionssicherheit und die Nutzung der neuen Systeme geschult werden.
- Ressourcen und Kosten: Die Einführung einer Softwarelösung erfordert zusätzliche Ressourcen und kann mit Kosten verbunden sein.
Weitere Herausforderungen
- Veränderte rechtliche Rahmenbedingungen: Die rechtlichen Rahmenbedingungen für die Revisionssicherheit können sich ändern, was eine Anpassung der Systeme und Prozesse erforderlich machen kann.
- Bewältigung von Sicherheitsvorfällen: Im Falle von Sicherheitsvorfällen müssen geeignete Maßnahmen zur Wiederherstellung der Daten und Systeme ergriffen werden.
Um die Herausforderungen der Revisionssicherheit zu bewältigen, sollten Kanzleien und IP-Management-Abteilungen folgende Schritte unternehmen:
- Strategische Planung: Die Einführung revisionssicherer Archivierungssoftware sollte strategisch geplant und in die Gesamtstrategie der Kanzlei oder des Unternehmens integriert werden.
- Anforderungsanalyse: Die individuellen Anforderungen an die Revisionssicherheit der unterschiedlichen Dokumente müssen genau analysiert werden.
- Implementierung und Integration: Die Implementierung, sowie Integration der Systeme sollten sorgfältig geplant und durchgeführt werden.
- Schulung und Qualifizierung: Die Mitarbeitenden müssen in Bezug auf die Bedeutung der Revisionssicherheit und die Nutzung der neuen Systeme geschult werden.
- Kontinuierliche Verbesserung: Die Systeme und Prozesse sollten kontinuierlich überwacht und verbessert werden.
Die Einführung einer DMS/ECM-Softwarelösung in der Patentverwaltung ist ein wichtiger Schritt, um die Rechtssicherheit, Wirtschaftlichkeit, Wettbewerbsfähigkeit und das Risikomanagement von Kanzleien und IP-Management-Abteilungen zu verbessern.
Die folgenden Punkte sollten bei der Umsetzung der digitalen, revisionssicheren Dokumentenarchivierung besonders beachtet werden:
- Die Auswahl der richtigen Softwarelösung ist von entscheidender Bedeutung. Die Software sollte den individuellen Anforderungen der Kanzlei oder des Unternehmens entsprechen und alle relevanten Funktionen für die revisionssichere Dokumentenverwaltung bieten.
- Die Implementierung der Software muss sorgfältig geplant und durchgeführt werden. Es ist wichtig, dass die Software in die bestehende IT-Infrastruktur integriert wird und alle relevanten Daten revisionssicher gespeichert werden.
- Die Mitarbeitenden müssen in Bezug auf die Bedeutung der Revisionssicherheit und die Nutzung der neuen Systeme geschult werden. Nur wenn die Mitarbeitenden die neuen Prozesse und Systeme verstehen und anwenden, kann die Revisionssicherheit in der Patent- und Schutzrechteverwaltung effektiv umgesetzt werden.
Die Einführung revisionssicherer Systeme in der Patentverwaltung ist eine komplexe Aufgabe, die mit zahlreichen Herausforderungen verbunden ist. Mit der richtigen Herangehensweise und einem geeigneten Partner kann die Revisionssicherheit jedoch erfolgreich umgesetzt werden und die zahlreichen Vorteile für Kanzleien und IP-Management-Abteilungen erschließen.
Rechtliche Rahmenbedingungen
Die Revisionssicherheit in der Dokumenten-, Vertrags-, Patent-, und Schutzrechteverwaltung ist durch verschiedene rechtliche Rahmenbedingungen geregelt.
Gesetzliche Anforderungen
Deutschland
- GoBD: Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) regeln die Anforderungen an die revisionssichere Aufbewahrung von elektronischen Daten.
- HGB: Das Handelsgesetzbuch (HGB) enthält Vorschriften zur Buchführung und Aufbewahrung von Unterlagen.
- AO: Die Abgabenordnung (AO) regelt die Aufbewahrungspflichten für steuerrelevante Unterlagen.
Europa
- EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO): Die DSGVO regelt den Schutz personenbezogener Daten und enthält Anforderungen an die Sicherheit der Datenverarbeitung.
- eIDAS-Verordnung: Die eIDAS-Verordnung regelt die elektronische Identifizierung und Authentifizierung und enthält Anforderungen an die elektronische Signatur und Archivierung.
International
- WIPO Patent Cooperation Treaty (PCT): Der PCT regelt die internationale Anmeldung von Patenten und enthält Anforderungen an die elektronische Einreichung von Unterlagen.
Die oben genannten gesetzlichen Anforderungen, Normen und Standards bilden den rechtlichen Rahmen für die Revisionssicherheit von Dokumenten. Es ist wichtig, dass die Kanzlei oder das Unternehmen die relevanten Anforderungen kennt und einhält.
Zu beachten ist, dass die rechtlichen Rahmenbedingungen einem ständigen Wandel unterliegen. Daher ist es wichtig, sich regelmäßig über die aktuellen Anforderungen zu informieren und die Systeme und Prozesse entsprechend anzupassen.
Die folgenden Punkte sollten bei der Umsetzung der Revisionssicherheit in Bezug auf die rechtlichen Rahmenbedingungen beachtet werden:
- Die relevanten gesetzlichen Anforderungen, Normen und Standards müssen identifiziert und bekannt sein.
- Die Systeme und Prozesse müssen so gestaltet sein, dass sie den Anforderungen entsprechen.
- Es muss eine regelmäßige Kontrolle und Bewertung der Systeme und Prozesse erfolgen, um sicherzustellen, dass sie den aktuellen Anforderungen entsprechen.
Die Einhaltung der rechtlichen Rahmenbedingungen ist wichtig, um die Rechtssicherheit der Kanzlei oder des Unternehmens zu gewährleisten und Haftungsrisiken zu vermeiden.
Es ist empfehlenswert, sich bei der Umsetzung der Revisionssicherheit von einem Wirtschaftsprüfer beraten / abnehmen zu lassen.
Technische Umsetzung der Revisionssicherheit
Auswahl geeigneter Softwarelösungen
agorum core und PatOrg sind zwei der führenden Softwarelösungen für die revisionssichere Patentverwaltung.
agorum core ist eine webbasierte Softwarelösung für die Dokumentenverwaltung, die alle relevanten Funktionen für die revisionssichere Archivierung von Dokumenten bietet. PatOrg ist eine Softwarelösung von Brügmann Software GmbH für die Patentverwaltung, die speziell auf die Bedürfnisse von Patentanwaltskanzleien zugeschnitten ist.
Die optimale Softwarelösung für die revisionssichere Patentverwaltung hängt von den individuellen Anforderungen der Kanzlei oder des Unternehmens ab. Es ist empfehlenswert, verschiedene Lösungen zu testen und diejenige auszuwählen, die den besten Funktionsumfang, die beste Kompatibilität und die beste Sicherheit bietet.
Implementierung von Sicherheitsmaßnahmen
Neben der Auswahl geeigneter Softwarelösungen müssen auch geeignete Sicherheitsmaßnahmen implementiert werden, um die Revisionssicherheit zu gewährleisten.
Zu den wichtigsten Sicherheitsmaßnahmen gehören:
- Zugriffskontrolle: Der Zugriff auf die Systeme und Daten sollte nur berechtigten Personen möglich sein.
- Verschlüsselung: Daten sollten bei der Übertragung verschlüsselt werden.
- Datensicherung: Daten sollten regelmäßig, täglich oder besser stündlich gesichert werden, um sie vor Verlust und Beschädigung zu schützen.
- Virenschutz: Alle eingesetzten IT-Systeme sollten mit einem aktuellen Virenschutzprogramm ausgestattet sein.
- Firewalls: Firewalls sollten den Zugriff auf die Systeme von außen beschränken.
Es ist wichtig, dass die Sicherheitsmaßnahmen regelmäßig überprüft und aktualisiert werden, um den aktuellen Sicherheitsstandards zu entsprechen.
Sichere Datenhaltung und -archivierung
Die revisionssichere Datenhaltung und -archivierung ist ein wichtiger Bestandteil der gesetzeskonformen Revisionssicherheit.
Folgende Punkte sollten bei der sicheren Datenhaltung und -archivierung beachtet werden:
- Die Daten sollten auf einem sicheren Speichermedium abgelegt werden.
- Die Daten sollten revisionssicher archiviert werden.
- Die archivierten Daten sollten regelmäßig auf ihre Integrität und Vollständigkeit überprüft werden.
Die Kombination von agorum core und PatOrg bietet die bestmögliche Sicherheit für die Daten der Kanzlei oder des Unternehmens.
Zusammenarbeit von agorum core und PatOrg
agorum core und PatOrg sind zwei perfekt aufeinander abgestimmte Softwarelösungen für die revisionssichere Patentverwaltung.
agorum core übernimmt die revisionssichere Archivierung aller Dokumente, während PatOrg die Verwaltung der Patente und Schutzrechte sowie die Fristenüberwachung und -steuerung übernimmt.
Die Vorteile der Zusammenarbeit von agorum core und PatOrg:
- Revisionssichere Archivierung aller Dokumente: Alle Dokumente, die im Zusammenhang mit der Patentverwaltung erstellt werden, werden revisionssicher archiviert.
- Effiziente Fristenüberwachung und -steuerung: PatOrg überwacht alle Fristen im Zusammenhang mit den Patenten und Schutzrechten und sorgt dafür, dass keine Fristen versäumt werden.
- Flexible und intuitive Bedienung: Die beiden Softwarelösungen sind einfach und intuitiv zu bedienen.
- Hohe Sicherheit: agorum core und PatOrg bieten höchste Sicherheit für die Daten der Kanzlei oder des Unternehmens.
Die Kombination von agorum core und PatOrg ist die optimale Lösung für die revisionssichere Patentverwaltung in Patentanwaltskanzleien.
Das 3-Stufen-Modell von agorum core und PatOrg
agorum core und PatOrg bieten ein 3-Stufen-Modell, das es Kanzleien ermöglicht, die Softwarelösungen Schritt für Schritt an ihre individuellen Bedürfnisse anzupassen.
Die drei Stufen des Modells
Stufe 1: Basis
Die Basisstufe ist ideal für Kanzleien, die den Einstieg in die revisionssichere Archivierung von Dokumenten suchen. In dieser Stufe wird agorum core open mit dem PatOrg basic-Modul kombiniert.
Die wichtigsten Funktionen der Basisstufe:
- Revisionssichere Archivierung aller Dokumente
- Einfache und intuitive Bedienung
- Schnelle und einfache Implementierung
Stufe 2: Classic
Die Classic-Stufe ist ideal für Kanzleien, die die Vorteile der revisionssicheren Archivierung mit zusätzlichen Funktionen wie der lokale Aktenzugriff und OCR-Texterkennung nutzen möchten. In dieser Stufe wird agorum core pro mit dem PatOrg classic-Modul kombiniert.
Die wichtigsten Funktionen der Classic-Stufe:
- Alle Funktionen der Basisstufe
- Geprüfte revisionssichere Archivierung nach GoBD und nach dem Prüfungsstandard IDW PS 880 bescheinigt
- Setzen der Meta-Daten per CMIS-Schnittstelle
- Offline-Zugriff auf E-Akten
- OCR-Texterkennung für die Volltextsuche
- 30-jährige revisionssichere Ablage
- Versionierung
- Wartungsvertrag
Stufe 3: Advanced
Die Advanced-Stufe ist ideal für Kanzleien, die die Softwarelösungen an ihre individuellen Bedürfnisse anpassen möchten. In dieser Stufe wird agorum core pro mit dem PatOrg advanced-Modul kombiniert.
Die wichtigsten Funktionen der Advanced-Stufe:
- Alle Funktionen der Classic-Stufe
- Individuelle Anpassung der Softwarelösungen, etwa:
- Digitaler Posteingang
- Automatisierte Rechnungsverarbeitung
- Automatisierungen von Geschäftsprozessen
- Erweiterte Schnittstellen
Die Vorteile des 3-Stufen-Modells
- Individualisierung: Die Kanzleien können die Softwarelösungen Schritt für Schritt an ihre individuellen Bedürfnisse anpassen.
- Skalierbarkeit: Das Modell kann an die Größe und die Bedürfnisse der Kanzlei angepasst werden.
- Updatefähig: agorum core ist trotz individueller Konfiguration stets updatefähig.
- Investitionssicherheit: Die Kanzleien können sicher sein, dass ihre Investition in die Softwarelösungen zukunftssicher ist.
Das 3-Stufen-Modell von agorum core und PatOrg ist die optimale Lösung für die revisionssichere Patentverwaltung in Patentanwaltskanzleien.
Best Practices für die revisionssichere Dokumentenverwaltung
Die revisionssichere Verwaltung von Verträgen und Dokumenten ist ein komplexes Thema, das für die Compliance in Patentanwaltskanzleien von großer Bedeutung ist. Durch die Beachtung von Best Practices können Kanzleien die Sicherheit und Effizienz ihrer Patentverwaltung verbessern.
Regelmäßige Audits und Kontrollen
Regelmäßige Audits und Kontrollen sind ein wichtiger Bestandteil der revisionssicheren Patentverwaltung. Sie helfen dabei, Schwachstellen zu erkennen und Maßnahmen zur Verbesserung der Sicherheit zu ergreifen.
Folgende Punkte sollten bei der Durchführung von Audits und Kontrollen beachtet werden:
- Umfang des Audits: Das Audit sollte alle relevanten Aspekte der Patentverwaltung umfassen, einschließlich der verwendeten Softwarelösungen, der Sicherheitsmaßnahmen und der Prozesse.
- Häufigkeit der Audits: Die Audits sollten regelmäßig durchgeführt werden, etwa einmal pro Jahr.
- Durchführung des Audits: Das Audit sollte von einer unabhängigen Person oder Organisation durchgeführt werden.
Schulung von Mitarbeitern
Die Mitarbeitenden der Kanzlei sollten in die Bedeutung der revisionssicheren Patentverwaltung geschult werden. Sie sollten wissen, wie sie mit den verwendeten Softwarelösungen und den Sicherheitsmaßnahmen umgehen müssen.
Folgende Punkte sollten bei der Schulung von Mitarbeitern beachtet werden:
- Zielgruppe: Die Schulung sollte an die Bedürfnisse der Mitarbeitenden angepasst werden.
- Inhalte der Schulung: Die Schulung sollte die relevanten Aspekte der revisionssicheren Patentverwaltung behandeln.
- Durchführung der Schulung: Die Schulung sollte von einem qualifizierten Trainer durchgeführt werden.
Dokumentation und Berichterstattung
Alle Prozesse und Maßnahmen im Zusammenhang mit der revisionssicheren Patentverwaltung sollten dokumentiert werden.
Die Dokumentation sollte folgende Punkte enthalten:
- Verwendete Softwarelösungen: Die Dokumentation sollte die verwendeten Softwarelösungen und ihre Konfiguration beschreiben.
- Sicherheitsmaßnahmen: Die Dokumentation sollte die implementierten Sicherheitsmaßnahmen beschreiben.
- Prozesse: Die Dokumentation sollte die Prozesse für die revisionssichere Dokumentenverwaltung beschreiben.
- Berichterstattung: Die Kanzlei sollte regelmäßig über die Ergebnisse der Audits und Kontrollen sowie über die Fortschritte bei der Umsetzung der Best Practices berichten.
Fazit
Die revisionssichere Archivierung ist ein wichtiges Thema in Patentanwaltskanzleien und IP-Managment-Abteilungen.
Zusammenfassung der wichtigsten Punkte
- Gesetzliche Anforderungen: Die Kanzlei muss die relevanten gesetzlichen Anforderungen kennen und einhalten.
- Technische Umsetzung: Die Softwarelösungen und Sicherheitsmaßnahmen müssen den aktuellen Standards entsprechen.
- Zusammenarbeit von agorum core und PatOrg: Die beiden Softwarelösungen bieten eine optimale Lösung für die revisionssichere Patentverwaltung.
- 3-Stufen-Modell: Das Modell ermöglicht es Kanzleien, die Softwarelösungen flexibel an ihre Bedürfnisse anzupassen.
- Best Practices: Die Beachtung von Best Practices wie regelmäßigen Audits und Kontrollen, Schulung von Mitarbeitern und Dokumentation und Berichterstattung kann die Sicherheit und Effizienz der Patentverwaltung verbessern.
- agorum core: agorum core pro ist eine revisionssichere Dokumentenmanagement-Software, die speziell für die Bedürfnisse von Patentanwaltskanzleien entwickelt wurde.
Ausblick auf zukünftige Herausforderungen
Die Digitalisierung und die damit verbundenen neuen Herausforderungen wie die Cloud-Nutzung und die zunehmende Vernetzung von Systemen erfordern neue Ansätze zur revisionssicheren Archivierung und Datenhaltung. Künstliche Intelligenz und Blockchain-Technologie bieten neue Möglichkeiten für die revisionssichere Dokumentenverwaltung.
Die Kanzleien, die sich auf diese neuen Herausforderungen und Chancen einstellen, werden in Zukunft gut aufgestellt sein.
… stehen Ihnen unsere Experten gerne zur Verfügung. Seit Jahren entwickeln wir gemeinsam mit PatOrg Erweiterungen für Patentanwaltskanzleien oder Abteilungen für Schutzrechte.
