Sachkosten senken! Diese Forderung ist in vielen Unternehmen das Gebot der Stunde. Meist wird die Notwendigkeit zu sparen allgemein anerkannt – und zwar exakt so lange, bis der Rotstift in der eigenen Abteilung oder gar am eigenen Arbeitsplatz angesetzt wird. Sparmaßnahmen müssen aber nicht zwangsläufig zum Widerstand in der Belegschaft führen – wichtig ist, dass an der richtigen Stelle und mit der richtigen Methode gespart wird. Mit einem Dokumentenmanagement-System (DMS) schaffen Sie den Spagat, die Sachkosten im Büro signifikant zu senken und den Mitarbeitern damit sogar noch einen Gefallen zu tun.
Sachkosten senken - was bedeutet das?
Auch wenn er zwischen Fixkosten, Gemeinkosten und Co. eine gute Figur machen würde: Sachkosten ist kein Begriff aus der klassischen Betriebswirtschaftslehre. Deswegen gibt es dafür auch keine wissenschaftliche Definition. Laut Wikipedia kommt der Ausdruck aus der öffentlichen Verwaltung, die diese Bezeichnung für alle Kostenarten benutzt, die nicht zu den Personalkosten gehören.
Die Unterscheidung in Personalkosten und Sachkosten setzt sich aber zunehmend auch in der Wirtschaft durch. Bezogen auf Büro und Verwaltung sind Sachkosten demnach beispielsweise Raummiete, Transportkosten und Arbeitsmittel, aber auch Energie oder Versicherungen.
Sachkosten senken mit einem DMS
Mit einem Dokumentenmanagement-System lassen sich fast alle Arten von Sachkosten erheblich senken, denn es optimiert dokumentenbasierte Prozesse und damit einen Großteil der täglichen Arbeit im Büro.
Von A wie Anfrage und Angebot über CAD-Zeichnung, E-Mail, Lieferschein, Rechnung oder Stückliste bis Z wie Zahlungsanweisung oder ZUGFeRD-Rechnung – Mitarbeiter verbringen viel Zeit damit, Dokumente zu erfassen und zu kontrollieren, freizugeben, in Arbeitsabläufe zu integrieren, von A nach B zu transportieren und letztendlich zu archivieren.
Ein Dokumentenmanagement-System erledigt viele dieser Vorgänge automatisch und ist damit eine echte Arbeitserleichterung. Die Mitarbeiter können lästige, zeitraubende Aufgaben wie die manuelle Rechnungsbearbeitung quasi an ihren “elektronischen Kollegen” delegieren und sich stattdessen um die Dinge kümmern, die das Unternehmen nach vorne bringen.
Archivräume abschaffen und so Raummiete, Energie und Versicherungen sparen
Früher wurden alle Dokumente in Aktenordner geheftet und in Aktenschränken und Archivräumen gelagert – aufgrund der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen oft jahrzehntelang. Dies hatte einen entscheidenden Nachteil: Je mehr Dokumente sich über die Jahre ansammelten, desto mehr Platz wurde benötigt und die Kosten für die Aufbewahrung von Dokumenten schnellten in die Höhe. Denn Archivräume verursachen über die Raummiete hinaus weitere laufende Kosten. Sie müssen beheizt und gegen Elementarschäden (z.B. Feuer oder Wasser) versichert werden.
In einem DMS werden die Dokumente digital archiviert
Es macht also Aktenordner und Archivräume überflüssig. Natürlich brauchen auch elektronische Akten Serverplatz und verursachen damit Sachkosten, aber im Vergleich zu den Kosten für die teilweise riesigen Archivräume der Vergangenheit sind diese gering. Untersuchungen sprechen von einem Einsparpotenzial von über 50 Prozent bei der Umstellung auf ein digitales Archiv – und das allein bezogen auf die Raummiete.
Nie wieder Dokumente transportieren
Vom Posteingang bis zur Archivierung legten Dokumente früher lange Wege im Unternehmen zurück. Sie wanderten im Zuge ihrer Bearbeitung von Schreibtisch zu Schreibtisch. Mussten mehrere Mitarbeiter am gleichen Dokument arbeiten, wurden sie kopiert – und damit zusätzliche Sachkosten produziert.
Ein DMS löst den Dokumententransport schnell und kostenfrei
Dokumente werden im Dokumentenmanagement gespeichert und sind damit sofort nach Posteingang für jeden zugänglich, der ein Recht hat, sie anzuschauen. Mehr noch: Jeder Mitarbeiter findet “seine” Dokumente im elektronischen Posteingang, kann sie bearbeiten und in automatische Arbeitsabläufe integrieren. Die Kommunikation mit den Kollegen ist ebenfalls sehr viel effizienter, weil jeder das betreffende Dokument “auf dem Schirm” hat. Gute Dokumentenmanagement-Systeme erlauben sogar den Austausch von Notizen direkt am Dokument.
Ein DMS sorgt also nicht nur dafür, dass die Transportkosten um 100 Prozent sinken, sondern bietet auch echten Zusatznutzen für die Mitarbeiter.
Vom Aussterben bedroht: die klassische Bürotechnik
Ein Großteil der Kosten im Büro entfällt zwar auch heute noch auf die Bürotechnik, aber die fortschreitende Digitalisierung der Arbeitswelt sorgt dafür, dass die früher allgegenwärtigen Geräte nach und nach verschwinden. Das Faxgerät ist schon längst ein Relikt vergangener Zeiten und ich behaupte einmal, dass auch der Kopierer auf dem besten Weg dazu ist. Selbst der Drucker wird in den meisten Büros lange nicht mehr so häufig genutzt wie noch vor einigen Jahren.
Die meisten Dokumente kommen mittlerweile elektronisch im Unternehmen an. Grund genug, sie mit einem DMS elektronisch weiterzuverarbeiten und Ende ihres Lebenszyklus’ auch digital zu archivieren. Das spart nicht nur die Sachkosten, die mit dem früher üblichen Ausdrucken und Abheften in Aktenordner verbunden waren, sondern hilft auch, jederzeit nachzuvollziehen, was gerade mit dem Dokument gemacht wird. Und last but not least: In einem DMS sind Dokumente unverlierbar: Dank komfortabler Suchfunktionen finden die Mitarbeiter jede Information schnell und einfach.
Sachkosten senken und Zeit gewinnen
Mit einem DMS gewinnen Ihre Mitarbeiter jede Menge wertvolle Zeit. Zeit, die sie nutzen können, um beispielsweise die Kunden noch besser zu betreuen, Geschäftsbeziehungen zu vertiefen oder kreative Ideen zur Weiterentwicklung des Unternehmens voranzutreiben. Dann gilt auch für Ihr Unternehmen bald der klassische Spruch “Zeit ist Geld” – denn sinnvoll verwendete Zeit bringt bares Geld.
