Sicherer Datenaustausch – das ist vor allem im Kontext “Homeoffice” ein sehr wichtiges Thema. Die zunehmende Cyberkriminalität verschärft die Situation für Unternehmen und zwingt zum Handeln. Das DMS/ECM agorum core bietet mit dem dataroom die perfekte Lösung dafür. Neben der Sicherheit reduzieren Sie Kosten und verhindern Datenchaos. Oliver Schulze, Geschäftsführer der agorum Software GmbH, gibt Tipps.
Bei der Entwicklung war es uns wichtig, den Datenaustausch so sicher wie möglich zu machen. Mit dem dataroom haben Sie einen Tresor im Haus und die volle Kontrolle über alle Datentransfers.
1.) Thema Sicherheit
Unkontrollierter Datenaustausch
Daten über eine externe Filesharing-Plattform auszutauschen, ist aus zweierlei Hinsicht bedenklich: Zum einen, wenn die Server des Dienstleisters irgendwo auf der Welt stehen, bedeutet das andere Länder andere Regeln. Sie wissen nicht, was mit Ihren Daten passiert und wer darauf zugreift. Der zweite Punkt ist ebenso höchst gefährlich, und zwar der unkontrollierte Datentransfer. Welche Mitarbeiter mit wem Daten austauschen, bleibt außerhalb Ihrer Kontrolle. Mal eben die Konstruktionspläne an den Wettbewerber hochgeladen, gar kein Problem.
Sicherer Datenaustausch mit dem DMS/ECM agorum core
Im DMS/ECM agorum core können Sie mit wenigen Mausklicks einen dataroom einrichten. Mit ihm haben Sie einen Tresor, der Ihre Daten sicher verwaltet und mit dem Sie zu jedem Zeitpunkt die volle Kontrolle über die Datentransfers haben:
- Berechtigungen: Sie können Lese- und Schreibrechte vergeben.
- Zusätzlich können Sie zeitliche Parameter vergeben, sodass zum Beispiel der Zugriff nur für eine bestimmte Frist gültig ist.
- Freigaben können jederzeit vom Administrator zurückgezogen werden.
- Externe Nutzer erhalten einen Link, über den diese Zugriff auf den dataroom bekommen.
- Alle Datentransfers bleiben auf Ihren Servern.
2.) Thema Datenqualität
So entsteht Datenchaos
Bleiben wir erst einmal beim Thema “E-Mail”: Stellen Sie sich vor, ein Kollege erstellt ein Angebot für einen Kunden. Für dieses Angebot benötigt er aber weitere Details eines anderen Kollegen. Also schickt er ihm schnell eine E-Mail mit dem Angebotsentwurf im Anhang. Der Kollege erhält den Entwurf, arbeitet seine Änderungen ein und schickt das Dokument zurück. Der Vorgang wiederholt sich ein paar Mal. Das bedeutet, die E-Mail mit dem Anhang geht einige Male hin und her.
Das sorgt nicht nur für eine unnötige Speicherverschwendung, sondern auch für Verwirrung, wenn es später einmal darum geht, herauszufinden, was denn jetzt der aktuelle Versionsstand des Dokumentes ist.
Was dabei technisch passiert, ist offensichtlich: Das Dokument ist nun zig mal auf dem E-Mail-Server vorhanden, und das auch noch in den verschiedensten Versionen.
Hohe Datenqualität mit dem DMS/ECM agorum core
Dokumente werden versioniert:
Jede Mal, wenn ein Dokument geändert wird, legt das DMS agorum core eine neue Version an. So können Anwender jederzeit auf einen älteren Stand zurückgreifen.
Dokumente, die zur Abstimmung im dataroom sind, bleiben zu jedem Zeitpunkt strukturiert. Es kann kein “Wildwuchs” entstehen:
- Alle Dokumente, die im dataroom sind, behalten alle Funktionen.
- Das DMS legt automatische Versionierungen an. Dadurch bleiben alle Änderungen – auch durch externe Nutzer – gesichert.
- Alle jeweils geteilten Dokumente bleiben immer im richtigen Kontext und verlassen diesen nicht. Zum Beispiel innerhalb eines Projekts, einer Kunden- oder Lieferantenakte.
- Wichtige Schutzfunktion: Durch Berechtigungsstrukturen kann genau festgelegt werden, wer Lese- und Schreibrechte bekommt.
- Wird ein Dokument versehentlich gelöscht, bleibt es für einen definierten Zeitraum im Serverpapierkorb und kann vom Administrator wiederhergestellt werden.
3.) Thema Kosten
Speicher kostet Geld. Vor allem, wenn Abstimmungen anhand großer Dateien via E-Mail stattfinden. Diese sind dann bei allen beteiligten Personen in den Postfächern und genauso oft auf dem E-Mail-Server. Das tägliche Back-up sichert alle Ablageorte mit. Die Meldung “E-Mail-Speicher voll” ist nicht selten. Unternehmen, die mit großen Dateimengen agieren, sind von daher besser beraten, dies über einen dataroom zu lösen.
Die oben beschriebenen Aspekte “Sicherheit” und “Datenqualität” sind unabhängig von den Kosten grundsätzlich wichtig.
Wir fassen zusammen
Das DMS/ECM agorum core bietet mit dem Plug-in dataroom eine integrierte Lösung. Das System hilft Ihnen nicht nur beim Dokumentenaustausch, sondern auch bei der Zusammenarbeit und Verwaltung. Beliebte Themen dabei sind:
- Dokumente sauber strukturiert ablegen und organisieren
- Dokumente leicht wiederfinden
- Unterschiedliche Versionen von Dokumenten verwalten und Änderungen leicht nachvollziehen
- Webbasierter, ortsunabhängiger Zugriff auf Dokumente
- und vieles mehr
Lernen Sie den agorum core dataroom kennen
Unternehmen, für die Sicherheit bei Datentransfers eine zentrale Rolle spielt, sind herzlich zu einer Online-Demo eingeladen. Unsere Experten zeigen Ihnen live an unserer Demomaschine die Funktionalitäten und Möglichkeiten. Wir freuen uns über Ihre Anfrage. Hier.
