Selbst nach der Krise bleibt das Homeoffice ein etabliertes Arbeitsmodell in den meisten Unternehmen. Denn entgegen den Erwartungen zog die meist zügige Umstellung auf neue Homeoffice-Lösungen keinen Performanceverlust nach sich. Ganz im Gegenteil haben sie ungeahnte Vorteile für Unternehmen offenbart. Dennoch können die Anforderungen bei einer Implementierung auf den ersten Blick abschreckend wirken – grundlos. In diesem Beitrag erklären wir, wie einfach es ist, digitale Homeoffice-Lösungen in den Betrieb zu integrieren, und wie dies mit einer geeigneten Software gelingt.
Die Vorteile von Homeoffice
Bevor wir das „Wie“ erklären, möchten wir auf die Vorteile von Homeoffice für Arbeitgeber und -nehmer eingehen. Denn viele davon bleiben unbeachtet oder werden irrtümlich als unbedeutend abgetan. Das liegt daran, dass der Nutzen sich oftmals erst in der Praxis zeigt. Dass Homeoffice z. B. die Nachhaltigkeit steigert, lassen einige Unternehmen außer Acht: Hochgerechnet auf die Menge der Betriebe wirken sich der Wegfall von Autofahrten zum Büro und der Verzicht auf Papierabfall und Druckertinte positiv auf die Umwelt aus.
Parallel dazu profitieren die Mitarbeiter von einer ausgewogeneren Work-Life-Balance und Time Management Skills. Sie können mehr Zeit mit der Familie verbringen und sind in der Lage, nach der Arbeit schneller abzuschalten. Zudem fördert ein Arbeitsplatz zu Hause die Gesundheit der Mitarbeiter, wie eine Studie der DAK zeigt. Das Stresserleben der Arbeitnehmer kann damit um bis zu 29 Prozent gesenkt werden.
Für Arbeitnehmer bedeutet es, dass sie bestehende Mitarbeiter leichter halten und eine verlockende Arbeitssituation für neue Kräfte anbieten. Das wirkt sich positiv auf den Wettbewerb aus: Neue Arbeiter entscheiden sich eher für das fortschrittliche Unternehmen mit den attraktiven Arbeitsplätzen.
Doch was ist mit Unternehmen, die die digitale Transformation bisher verpasst haben? Kein Problem, der Umstieg bietet die perfekte Gelegenheit. Nutzen Sie den Wechsel zum Homeoffice, um Ihr Dokumentenmanagement zu digitalisieren. Davon profitieren auch Ihre Mitarbeiter: Das Team kann über Tools innerhalb von Sekunden digital miteinander kommunizieren und arbeiten – ortsunabhängig. Bei der Organisation hilft die Software also sowohl im Büro als auch im Heimbüro.
Homeoffice erfolgreich ins Unternehmen einbinden
Der Arbeitsplatz der Zukunft setzt eine gewisse Vorbereitung voraus. Dazu gehören unter anderem die Ernennung von Schlüsselpersonen aus dem Mitarbeiterstamm sowie die Wahl und die Integration der geeigneten Software. Der erste Schritt ist die Ernennung eines Digitalisierungsbeauftragten, der beim Koordinieren der Prozesse mit technischer Expertise und als Kontaktpunkt zwischen Vorstandsmitgliedern und Mitarbeitern hilft. Deshalb sollte vor allem die Erfahrung mit technikbezogenen Systemen wie Dokumentenmanagement (DMS) oder Enterprise-Content-Management (ECM) ein Ernennungskriterium sein. Optimalerweise hilft er bei der Auswahl der geeigneten Tools und kann Fehlerquellen bereits im Planungsprozess erkennen und ausschließen. Ist die gewünschte Software gefunden und in das System integriert, liegt es an ihm, die Mitarbeiter in die neue Arbeitsweise einzuführen. Schulungen oder Meetings helfen dabei, die Technikkompetenz weiter zu fördern.
Der zweite Schritt ist die Wahl der richtigen Software. Wie schon erwähnt, sollte der Digitalisierungsbeauftragte bei der Entscheidung miteinbezogen werden. Das wichtigste Auswahlkriterium ist die Situation im eigenen Unternehmen. Beraten Sie sich ausführlich, gegebenenfalls mit einem ECM-Experten. Die richtige Software bildet den Grundstein zu Ihrem Arbeitsmodell. Sie sollte intuitiv nutzbar sein und die individuellen Anforderungen bestmöglich erfüllen.
Ist die Software in das System integriert und die Mitarbeiter wurden vom Digitalisierungsbeauftragten damit vertraut gemacht, fehlt lediglich die richtige Ausstattung. Private Rechner können die Sicherheitsanforderungen nicht erfüllen und leistungsschwache Geräte machen eine gute Performance für Ihre Mitarbeiter unmöglich. Ob Sie sich für Laptops oder klassische Desktop-Rechner entscheiden, ist dabei Ihnen überlassen. Zusätzliche Monitore, Headsets und ergonomische Büromöbel sind weitere Elemente, die die Leistung Ihrer Mitarbeiter optimieren können.
Welches Programm eignet sich am besten fürs Homeoffice?
Die richtige Software bildet den Kern des Modells. Um die richtige für Ihr Unternehmen zu finden, müssen Sie zunächst zwischen den unterschiedlichen Möglichkeiten abwägen.
Insellösungen
Insellösungen bestehen aus vielen unabhängigen Programmen und Tools, die für die unterschiedlichen Aufgaben wie Dokumentenverwaltung oder Projektmanagement genutzt werden. Besonders beim Arbeiten im Homeoffice und in Teams führen dabei fehlende Schnittstellen oder Medienbrüche zu schwerwiegenden Problemen. Die ständigen Up- und Downloads sorgen für zahllose Versionen des gleichen Dokuments auf den lokalen Festplatten. Das ist nicht nur schädlich für die Speicherauslastung, sondern erzeugt zusätzliche Sicherheitsrisiken, die es zu vermeiden gilt. Aufgrund der Fehlerquellen und der mangelnden Sicherheit raten wir Ihnen deshalb von Insellösungen ab.
Individuelle Speziallösungen
Speziell entwickelte Einzellösungen zeichnen sich durch ihre Individualität aus. Bestmöglich auf die gestellten Anforderungen des Unternehmens zugeschnitten, sollen sie die Aufgaben optimal erfüllen – oftmals auf Kosten des intuitiven Designs. Die Bedienoberfläche von Speziallösungen ist häufig nur schwer verständlich und sorgt bei neuen Mitarbeitern für Verwirrung. Das wird besonders im Homeoffice ein Problem, wenn die Erklärung von Programmen über Videochats stattfindet. Gleichzeitig sind diese Systeme kurzlebig, da sie nicht aktualisierbar sind und nur unter großem Aufwand erweiterbar.
All-in-one-Lösung
Eine weitere Möglichkeit ist ein standardisiertes ECM-System oder auch All-in-one-Lösung genannt. Wie der Name andeutet, vereint dieses Modell alle benötigten Lösungen in einem System. Arbeitsabläufe und Tools kann es schlüssig miteinander verbinden und die Darstellung von Arbeitsschritten in den jeweiligen Dokumenten ist vor allem im Homeoffice eine große Bereicherung für das kollektive Arbeiten. Dopplungen oder Datenstau können mit der Software erfolgreich vermieden werden, da sie die Dateien eigenständig im passenden Ordner ablegt.
Möchten Sie noch einen Schritt weitergehen, bietet sich ein Open-Source-ECM-System wie agorum core an. Die Mitarbeiter können das Programm on-premises oder über die Cloud nutzen, und das Unternehmen bleibt unabhängig vom Provider. Über die intuitive Bedienoberfläche lassen sich Funktionen wie Workflows, Freigaben, Filesharing oder Teamchats zentral abbilden. Konform mit dem Datenschutz bietet die Software außerdem die nötige Sicherheit für einen Digital Workplace. Mobiles Arbeiten ermöglicht die App agorum boost durch eine Chat-Funktion und ortsunabhängigen Zugriff auf sämtliche Projekte.
Suchen Sie einen ECM-Experten für Ihren Umstieg auf das Homeoffice oder haben Sie weitere Fragen zu der erfolgreichen Integration der Software? Wir stehen Ihnen gerne zur Verfügung. Nehmen Sie jetzt mit uns Kontakt auf!
