Der Fachtitel Brennstoffspiegel ist die etablierte Zeitschrift der Mineralölbranche. Die Leser finden alles, was ihr Metier betrifft. In der Aprilausgabe verrät Bernd Winkler, Mineralölhändler aus Viernheim, wie er seine analogen Prozesse digitalisiert hat. Unter anderem, wie heute Sammelrechnungen mit 600 Positionen in wenigen Sekunden auf Positionsebene im System erfasst werden. Erschienen ist das Interview im Brennstoffspiegel 04/2023. Lesenswert!
Mit wenigen Mausklicks erledigt
Die mittelständischen Energiehändler sehen sich mit immer umfangreicheren Nachweis- und Dokumentationspflichten konfrontiert. Das bindet wertvolle Ressourcen im Unternehmen, die eigentlich für das laufende Geschäft viel besser eingesetzt werden könnten. Die Lösung lautet: Dokumentenmanagement-Systeme. Sie erledigen die revisionssichere Archivierung ganz nebenbei und können aufwendige Prozesse automatisieren.
Zunehmende Nachweispflichten, die alle revisionssicher archiviert werden müssen
Das Belegaufkommen ist in der Energiewirtschaft bekanntermaßen sehr hoch und mit zunehmenden Nachweispflichten dürfte das Ende der Fahnenstange vermutlich noch lange nicht erreicht sein. Brennstoffemissionshandelsgesetz, Gefahrgutrecht oder die Anforderungen an den Datenschutz – die Bürokratie wird eher größer statt kleiner und erzeugt ganze Stapel an Dokumenten.
Für den Gesetzgeber müssen all diese Daten unveränderbar, also revisionssicher archiviert werden. Das ist zeitintensiv und fehleranfällig, und die Archive werden größer und größer.
So auch beim Energiehändler Winkler aus dem südhessischen Viernheim. Zu dem Unternehmen gehören 18 Tankstellen in der Region, eine Pkw-Waschanlage am Sitz der Firma und ein seit über 70 Jahren gewachsenes Brenn- und Schmierstoffgeschäft.
Geschäftsführer Bernd Winkler sah schon vor über zehn Jahren der Belegflut mit wachsendem Widerstreben zu. Angebote, Auftragsbestätigungen, Ein- und Ausgangsrechnungen, Sicherheitsdatenblätter, Nachweise, E-Mails: Die Aufzählung lässt sich endlos fortführen. Für den Mittelständler war klar, hier musste eine langfristige Lösung her, mit der all diese Belege für die korrekte Buchführung sicher archiviert werden können. Nachdem er sich verschiedene Anbieter angeschaut hat, fiel die Wahl auf das Open-Source-Dokumentenmanagement agorum core aus dem Hause agorum Software. Das Unternehmen aus Ostfildern bei Stuttgart entwickelt seit Jahren solche Spezialanwendungen.
Archivierung und Automatisierung
Bei der reinen Archivierung werden Daten gespeichert, aber ohne Volltextindizierung und strukturierter Ablage. Wird nach einem Dokument gesucht, ist das im Zweifelsfall langwieriger als der Griff zum Aktenordner. Das kam für Bernd Winkler nicht infrage. Außerdem legte er großen Wert auf automatisierte Prozesse. „Das war für mich ausschlaggebend für die Wahl des Dokumentenmanagement-Systems, denn wir wollten uns auch auf lange Sicht von zeitintensiven administrativen Abläufen verabschieden“, berichtet er.
Suchen & Finden leicht gemacht
Durch die Volltextindizierung und Verschlagwortung ordnet das Dokumentenmanagement alle Daten dem korrekten Kunden oder Lieferanten zu. Es erkennt auch Dokumententypen, etwa eine Rechnung. Das bedeutet, die Software für den Mineralöl- und Brennstoffhandel übernimmt die gesamte Ablage aller Dokumente.
Ideal findet Ulrike Schäfer – bei Winkler im Vertrieb für Heizöl und Kraftstoffe tätig – vor allem die Einbindung in die anderen digitalen Prozesse. „Beim Telefonverkauf kann die Kundenakte über die bei uns genutzte Branchensoftware X-Oil mit einem Klick geöffnet werden. Das ist im Kundengespräch sehr komfortabel“, sagt sie. Suchfilter bieten alle Möglichkeiten, um ein Dokument schnell zu finden und liefern die Rechnung oder die Auftragsbestätigung direkt auf den Bildschirm. „Das ist für unser ganzes Büro-Team eine sehr große Zeitersparnis im Tagesgeschäft und erspart oft den Gang ins Archiv. Kunden müssen am Telefon nicht warten, die Informationen sind sofort zur Hand“, sagt Bernd Winkler.
"Dank der revisionssicheren Archivierung aller Daten können wir einer Prüfung durch das Finanzamt gelassen entgegensehen."
Digital statt manuell
Sammelrechnungen mit 600 Rechnungspositionen, die auf unterschiedliche Kostenstellen bzw. Konten gebucht werden müssen, sind für die Buchhaltung tägliches Brot. Die manuelle Arbeit ist tagesfüllend. „Und, das sei auch gesagt“, so Bernd Winkler, „es können auch Übertragungsfehler passieren.“ Überdies kam es vor, dass aufgrund der langen Bearbeitungszeit Skontofristen in der Vergangenheit oft nicht eingehalten werden konnten.
Heute wird die Sammelrechnung mit dem Eingang ins System gleich auf Positionsebene ausgelesen und auf die jeweiligen Kostenstellen und Konten gebucht. Das ist eine große Zeitersparnis, und das Suchen und Finden von Belegen ist ebenfalls schnell erledigt, so Winkler.
Anbindung an X-Oil
Der gesamte Bereich des Ein- und Verkaufs wird bei Winkler über das ERP-System X-Oil des in der Branche bekannten Softwareanbieters Xpoint abgebildet. Dazu gehören über 3.500 Artikel, alle Angebote und Auftragsbestätigungen, die Verwaltung von Tankkarten und vieles mehr. Die Anbindung an das Dokumentenmanagement erfolgt durch eine Schnittstelle, sodass die beiden Systeme Daten miteinander austauschen können. Zum Beispiel werden Ausgangslieferscheine dem Kunden automatisch zugeordnet und abgeglichen, ob eine Rechnung fakturiert wurde. Warenzugangsbuchungen werden dem Lieferanten ebenfalls automatisiert anhand der Ladescheine zugeordnet und gebucht. „Das Zusammenspiel der beiden Systeme ist nahtlos und so professionell, dass Warenflüsse in Echtzeit erfasst und verbucht werden“, freut sich Winkler.
Übergabe an die FiBu
Bei der Rechnungsverarbeitung werden Handelsrechnungen an das Dokumentenmanagement übergeben und positionsgenau ausgelesen. Dabei findet ein Abgleich mit den dazugehörigen Lieferzugängen in X-Oil statt. Im Anschluss wird ein Buchungssatz erzeugt, der direkt in der Finanzbuchhaltung landet. Dieser Prozess erfolgt ohne manuelles Eingreifen als sogenannte Dunkelverarbeitung.
Eigenbedarfsrechnungen werden im Dokumentenmanagement dem Verarbeitungsprozess zugeführt und erfasst. Hier prüft der Sachbearbeiter die sachlogische Korrektheit und übergibt sie final an die Buchhaltung.
Empfohlen: Schritt für Schritt
Die Prozesse bei Winkler sind in hohem Maße automatisiert. Die Anbindung zwischen Dokumentenmanagement, X-Oil und FiBu sind nahtlos.
„Hier gilt es, die Daten und Prozesse zu analysieren und dann zu bewerten, an welcher Stelle begonnen wird. Der erste Schritt ist oftmals, alle Daten in das revisionssichere Archiv zu transferieren. Das passiert mit einer Volltextindizierung, sodass die Anwender immer genau das Dokument finden, wonach sie suchen.“
Ein eingespieltes Team
agorum, Xpoint und Winkler sind inzwischen gute Partner geworden. „Die Zusammenarbeit läuft und Neuerungen lassen sich einfach integrieren. Das gibt uns auch die Sicherheit für die Zukunft“, sagt Bernd Winkler.
Beratung erbeten?
Das Dokumentenmanagement agorum core ist bei vielen Unternehmen im Mineralöl- und Brennstoffhandel im Einsatz. Die Schnittstellen zwischen den angrenzenden Systemen wie X-Oil funktionieren wie ein gut geschmierter Motor. Firmen, die ihre analogen auf digitale Prozesse umstellen möchten, werden gerne beraten. Hier.
