Ein Referenzbericht, was Software für den Mineralöl- u. Brennstoffhandel alles leisten kann: Man nehme: X-oil und das DMS agorum core. Die beiden Systeme managen alle Prozesse des Tagesgeschäfts bis hin zur vollständigen digitalen Archivierung, wie sie vom Gesetzgeber verlangt wird. Der Beitrag beschreibt praxisnah, am Beispiel des Schmierstoffspezialisten Kaiser Söhne aus Arnsberg/NRW, wie die beiden Systeme zusammenarbeiten.
Kaiser Söhne – innovativ seit 120 Jahren
Wegbereiter, Wegbegleiter, Visionäre
Sie entwickeln maßgeschneiderte Produkte, versorgen ihre Kunden just in time und blicken mit einem Auge immer in die Zukunft: Kaiser Söhne.
Kaiser Söhne ist als Teil der Hamburger Petronord-Gruppe, wo über 30 dezentrale Beteiligungen im Mineralölhandel gesteuert werden. Damit die lokalen Einheiten wie Kaiser Söhne sich auf das operative Geschäft konzentrieren können, arbeitet man auf der Finanzseite mit mehreren Finance Hubs. Damit alle Dokumente inkl. Freigabe-Workflow sicher und vollständig bei den Buchhaltungsteams verarbeitet werden können, wurde agorum core implementiert.
Digital setzen sie auf Teamplayer
Die beiden Softwares sind ein eingespieltes Team und bei vielen Unternehmen des Mineralöl- und Brennstoffhandels im Einsatz. Die Arbeitsteilung von X-oil und dem DMS agorum core ist klar getrennt: X-oil ist das führende Warenwirtschaftssystem, und das DMS agorum core übernimmt die digitale Archivierung und die automatisierte Rechnungsverarbeitung. Welche Aufgaben das DMS agorum core genau übernimmt, lesen Sie nachfolgend.
Digitale Kundenakte ersetzt den Papierordner
Alle Dokumente, die einen Kunden betreffen, wurden in der Vergangenheit in einem Papierordner abgelegt. Mit der Umstellung auf digitalisierte Prozesse wurden die Applikationen X-oil (ERP-Software), eGecko (Finanzbuchhaltung) und agorum core durch eine Schnittstelle verbunden. Über diese werden Daten automatisiert ausgetauscht. Dazu zählt auch die Ablage in der E-Akte des Kunden.
Die Vorteile liegen auf der Hand:
- Die Ablage übernimmt das System und nicht der Anwender.
- Durch die Indizierung sind alle Dokumente Volltext indiziert und mit einem Mausklick auffindbar.
- Zeitersparnis für das Suchen und Finden im physischen Papierordner.
- Platzeinsparung für das physische Archiv.
- Alle Daten sind vollständig digital archiviert.
Kundenakte direkt aus X-oil öffnen:
Im Telefonverkauf arbeiten die Anwender mit X-oil. Von dort aus können Sie die E-Akte direkt öffnen und haben Zugriff auf alle Daten. Alle Kundendokumente wie Bestellungen, Abliefernachweise oder Rechnungen sind direkt einsehbar und können auch per E-Mail versendet werden.
Digitale Rechnungsprozesse
Neben der E-Akte war für die Petronord-Gruppe die Digitalisierung der Rechnungsprozesse ein wichtiges Anliegen. Branchenkenner wissen, wie aufwendig die buchhalterische Verarbeitung des Rechnungswesens ist. Sammelrechnungen mit hunderten Rechnungspositionen sind an der Tagesordnung und müssen alle manuell erfasst werden. Bei der digitalen Rechnungsverarbeitung arbeiten folgende Systeme zusammen:
- Warenwirtschaft X-oil
- Dokumentenmanagement agorum core
- Finanzbuchhaltung eGecko
Heute werden Rechnungen positionsgenau ausgelesen
549 Positionen per Mausklick erfasst
Umfangreiche Sammelrechnungen sind heute innerhalb von Sekunden auf Positionsebene im System. Der Rechnungslauf wurde signifikant beschleunigt, und Skontofristen werden nicht mehr versäumt.
Zahlungsvorschlagslisten aus der Finanzbuchhaltung
Nachdem die Buchhaltung den Zahllauf vorbereitet hat, erfolgt das 4-Augen-Prinzip durch einen automatisierten Workflow von agorum core. Das System sucht zu allen Zahlungen den PDF-Beleg und prüft final, ob die IBAN vom Bankbeleg mit dem Rechnungsdokument übereinstimmt. Die Zahlungsfreigabe wird somit nicht nur einfacher, sondern auch sicherer, weil Tipp- und Buchungsfehler im Workflow sicher erkannt werden.
Wichtig bei allen Prozessen ist die IT-Infrastruktur
Voraussetzung für die beschriebenen digitalen Prozesse sind Softwares, die den Datenaustausch zulassen. Kaiser Söhne wird seit vielen Jahren vom erfahrenden IT-Dienstleister DNG IT betreut, die in enger Abstimmung mit allen Herstellern die ideale IT-Infrastruktur geschaffen haben.
„Wir konzentrieren uns auf unsere Kunden“
Wesentliches Entscheidungskriterium für agorum core war die Mandantenfähigkeit, damit lokale Einheiten individuell arbeiten können. Die Workflows ermöglichen heute automatisierte Abläufe, die früher oft „abgekürzt“ wurden. Rechnungsprüfung und
-freigabe laufen heute reibungslos. Die Volltextsuche und automatisierte Ablage aller Lieferantendokumente hilft mir besonders bei der Optimierung der Betriebskosten. Ein schnelles Durchscrollen der Lieferantenakten hilft bei vielen operativen Entscheidungen.
Sie wünschen weitere Informationen?
Sehr gerne. Unternehmen, die ihre analogen auf digitale Prozesse umstellen möchten, sind herzlich eingeladen, unser DMS agorum core kennenzulernen. Schicken Sie uns dazu einfach ihre Anfrage zu. Unsere Kollegen aus der Kundenberatung melden sich zeitnah bei Ihnen. Wir freuen uns auf Sie.
