Software für Projektmanagement: Bei der Auswahl einer geeigneten Software sollten Unternehmen im Vorfeld gut prüfen, welche Anforderungen diese erfüllen muss. Reicht eine Standard-Lösung, oder müssen komplexe Prozesse abgebildet werden? Welche 5 Kriterien bei der Auswahl helfen, beschreiben wir in diesem Blogbeitrag.
Software für Projektmanagement
Bei der Auswahl einer geeigneten Software sollten Sie diese 5 Kriterien beachten:
- Individualisierbarkeit
- Projekte organisieren
- Usability
- Datenschutz
- Archivierung
1. Individualisierbarkeit
Jedes Unternehmen ist anders bzw. arbeitet anders. Selbst bei Firmen aus den selben Branchen unterscheiden sich deren Prozesse. Der gemeinsame Nenner: Sie alle managen Projekte.
Individualisierung versus Budget
Software-Individualisierung kostet Geld, und nicht alle verfügen über ein entsprechendes Budget. Deshalb empfiehlt es sich für kleinere Unternehmen, zu prüfen, welche Funktionalitäten gebraucht werden und ob es eine branchenspezifische Software gibt, die das darstellen kann. Technisch Versierte empfehlen wir die agorum core open–Version, über die beispielsweise die Archivierung erfolgen kann.
Unternehmen mit hochkomplexen Projekten stoßen mit Standardlösungen an ihre Grenzen. Häufig müssen weitere Applikationen hinzugekauft werden, um Projekte vollständig abbilden zu können. Interessant ist auch die Anbindung mittels Schnittstellen an weitere Systeme und natürlich der automatisierte Datenaustausch. Hierfür existiert keine Standardlösung. Aber in Anbetracht von Unternehmen, die im Kerngeschäft Projekte verwalten, sind die Investitionen mehr als gerechtfertigt, vor allem auf lange Sicht.
Beispiel aus der Energie-/Immobilienbranche
Das sind Themen, die über das Projektmanagement abgebildet werden:
- Verwaltung von Liegenschaften, Eigentümern, Mietern etc.
- Handwerkerverwaltung pro Liegenschaft
- Vertragsverwaltung
- Vorgangsmanagement
- Rechnungswesen
Im Screenshot sehen Sie beispielhaft die Handwerker einer Liegenschaft. Das zweite Motiv zeigt alle vertraglich gelisteten Gewerke. Eine ausführliche Beschreibung dieser Branche finden Sie in diesem Blogbeitrag.
2. Projekte zeitgemäß organisieren
Beim Projektmanagement ist nicht nur Ordnung, sondern auch Organisation das halbe Leben, vor allem bei großen Projekten, wo interdisziplinäre Teams zusammenarbeiten. Neben dem gesamten Bereich der Aufgabenverwaltung gehört heute aber weitaus mehr zu einem professionellen Projektmanagement:
Agile Arbeitsweise
Projekte werden heute in den meisten Fällen agil entwickelt, damit sich Teams schnell auf neue Begebenheiten einstellen können. Wichtiges Werkzeuge für die Organisation sind Kanban-Tafeln oder auch Kanban-Boards. Moderne Projektemanagement-Software sollte damit ausgestattet sein.
Kontextbezogene Projektverwaltung
Um den Überblick bei komplexen Projekten zu behalten, lautet das Schlüsselwort “kontextbezogene Kommunikation”. Das heißt die Teams haben jederzeit einen allumfassenden Blick auf das Projekt mit allen Teilprojekten und können alle Inhalte transparent einsehen. Dazu gehört beispielsweise die interne Abstimmung per Notizen, aber auch, dass jegliche Kommunikation mit Externen immer an der “richtigen” Stelle abgelegt ist. Wie das in der Praxis aussieht, lesen Sie in unserem Referenzbericht über unseren Kunden SCHLÜTER+THOMSEN.
Kollaboration und Zusammenarbeit in Echtzeit
In Zeiten von Homeoffice und mobilem Arbeiten sind diese Parameter nicht mehr wegzudenken. Software für Projektmanagement muss heute das zeitlich und örtlich unabhängige Arbeiten ermöglichen. Informationen müssen für alle in Echtzeit verfügbar sein.
3. Usability
Software ist dann gut, wenn sie intuitiv bedienbar ist. Wenn sich Anwender schnell und einfach zurechtfinden und sie im Tagesgeschäft maximal unterstützt werden. Das betrifft zum einen die Optik, aber auch die Technik dahinter. Sie muss alle Informationen eines Projektes so verknüpfen, dass die Anwender optimal arbeiten können.
"One size fits all" schließt sich im Professional Business aus
Software für Projektmanagement muss branchenunabhängig funktionieren. Und genau das geht mit einer Standardlösung nicht. Die Immobilienbranche hat andere Anforderungen als eine Fachhochschule oder ein Hersteller für Medizintechnik. Aber alle verfolgen dasselbe Ziel: Projekte effizient managen.
Maßanzug statt Stangenware
Im Professional Business, wo es um die Verwaltung von hochkomplexen Projekten geht, sind die Anforderungen an die Projektmanagement-Software hoch und gehen weit über Aufgaben- und Terminverwaltung hinaus:
- Projektspezifische Prozesse optimal abbilden
- Unternehmensspezifische Besonderheiten berücksichtigen (z. B. die Anbindung von unterschiedlichen Abteilungen, Gesellschaften oder Standorten etc.)
- Schnittstellen: zur Kopplung mit Drittsystemen (z. B. ERP, Datev, CAD, SAP etc.)
- Berechtigungssystem zum Steuern der Zugriffsrechte. Sehr gut geeignet, um z. B. externe Mitarbeiter eingeschränkte Rechte zu vergeben
- Transparenz und Nachvollziehbarkeit: alle Projektmitarbeiter (je nach Berechtigung) haben jederzeit einen allumfassenden Blick auf das Projekt
- Mobiles Arbeiten: In Zeiten von Homeoffice unabdingbar, und auch dieser Prozess muss DSGVO-konform sein
- Sicherer Datenaustausch mit externen Projektbeteiligten
- Archivierung aller Daten, die das Projekt betreffen
4. Datenschutz
Geschäftstreibende sind verpflichtet, Vorgänge und Informationen gesetzeskonform zu verwalten. Die Regeln sind strenger denn je. Im Rahmen des Projektmanagements werden nahezu immer sensible Daten verwaltet, egal ob personenbezogen oder unternehmerisch. Aus diesem Grund ist bei der Auswahl einer geeigneten Software darauf zu achten, dass diese gute Voraussetzungen zur Einhaltung dieser Vorgaben mitbringt.
Unsere Empfehlung:
- Software mit Berechtigungssystem, das Zugriffrechte verwaltet und sicherstellt, dass nur befugte Personen entsprechende Daten einsehen können.
- Software sollte von einem unabhängigen Wirtschaftsprüfer abgenommen sein. Dies ist keine Pflicht, aber für die Betreiber ein erhöhter Sicherheitsaspekt. Den Prüfbericht von agorum core finden Sie hier.
- Open-Source-Technologie anstatt proprietäre Software
- Software made und hostet in Germany
5. Gesetzeskonforme Archivierung im Projektmanagement
Die Archivierung zählt zu den Urfunktionen des DMS/ECM agorum core. Unternehmen sind vom Gesetzgeber her dazu verpflichtet, aber es sollte aus eigenem Interesse (ganz) großgeschrieben werden. Dabei gilt es folgende Aspekte zu beachten:
1. Speicherort und -medien
Wo und wie Unternehmen Daten speichern, liegt ausschließlich in deren Verantwortung. Es sollte immer oberste Prämisse sein, die Daten so zu archivieren, dass sie nicht in Quellen gelangen, die außerhalb deren Hoheitsgebiet liegen.
2. Professionelles Backup-Konzept
Das ist wie die “Lebensversicherung” eines Unternehmens und sollte mit höchster Priorität behandelt werden. Lesen Sie dazu auch die Empfehlungen unseres Geschäftsführers Oliver Schulze in diesem Beitrag.
3. Daten im Archiv schnell wiederfinden
Ein Archiv ist nur dann gut, wenn Sie Daten schnell wiederfinden. In der Umsetzung bedeutet das für die Projektmanagement-Software, dass alle darin gespeicherten Informationen durch einen OCR (optical character recognition) laufen und dadurch volltextindiziert sind. Dadurch können Anwender einfach nach einer bestimmten E-Mail, einem Abnahmeprotokoll, einer Datei usw. suchen. Das Ergebnis steht Ihnen mit wenigen Mausklicks zur Verfügung. Lesen Sie dazu auch den Beitrag zum Thema Metadaten.
4. Revisionssicher archivieren
Die revisionssichere Archivierung ist immer dann sinnvoll, wenn ein Dokument nicht mehr verändert werden darf. Der häufigste Anwendungsfall sind Rechnungen. Dieser Prozess kann durch einen automatisierten Workflow integriert werden.
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