Überschriebene Dateien wiederherstellen: Mit dem DMS/ECM agorum core ist das ein Kinderspiel. Das System erstellt von einem Dokument immer Versionierungen. Müssen Sie danach auf eine frühere Version zurückgreifen, bekommen Sie zurückliegende Dokumente lückenlos bereitgestellt. Ganz einfach. Diese Funktion ist Gold wert. Wie Sie die Funktion in agorum core verwenden, beschreiben wir in diesem Beitrag.
Funktion für alle Kunden von agorum core verfügbar
Die wertvolle Funktion, dass Sie auf ältere Versionen eines Dokuments zurückgreifen können, ist für jeden Kunden von agorum core verfügbar. Leider erreicht diese Information die Anwender oftmals nicht und bleibt den Administratoren vorbehalten. Lesen Sie diesen Beitrag deshalb unbedingt, um im Ernstfall gewappnet zu sein.
Überschriebene Dateien wiederherstellen? Los geht's!
agorum core speichert lückenlos: Jedes Mal, wenn ein Dokument geöffnet und bearbeitet wird, entsteht eine neue Version.
Im Screenshot sehen Sie in der mittleren Spalte das Dokument in seiner aktuellsten Version. Rechts oben unter der “Objektinfo” sehen Sie z. B., wer das Dokument als Letztes bearbeitet hat. In der Spalte darunter finden Sie alle Versionen des Dokuments. Jetzt ist es ein Einfaches, die überschriebene Version wiederherzustellen.
AGBs, Protokolle oder die wichtige Exceltabelle
Wie im Screenshot am Beispieldokument “Projektbeschreibung Ausarbeitung.docx” dargestellt ist, gilt das natürlich für alle Dokumente im DMS/ECM. Korrespondenz mit Mandanten über Vertragsmodalitäten, Versionen von AGBs, die mit Anwälten abgestimmt werden, oder QS-Dokumentationen: Sie können alle entstandenen Versionen lückenlos einsehen und wiederherstellen. In Zeiten, in denen Unternehmen immer größeren Nachweispflichten unterliegen, stellt diese Funktion fast schon einer Art Versicherung dar.
Die wichtigsten Parameter im Überblick:
1. Zeitpunkt: wann wird versioniert
Dokumente werden immer in folgenden Situationen versioniert:
- sobald sich der Inhalt ändert
- oder sobald sich Metadaten des Dokuments ändern
Das geschieht immer dann, wenn
- ein anderer Benutzer das Dokument ändert
- oder eine gewisse Zeit (im Standard 1 Minute) seit der letzten Änderung vergangen ist (einstellbar in der MetaDb).
2. Maximale Anzahl der Versionierungen
Im Standard können Sie unendlich viele Versionen eines Dokumentes ablegen. Dies ist jedoch durch Ihren Administrator anpassbar. Aus diesem Grund kann es gut sein, dass Ihre maximale Anzahl an Versionen nicht mit dem Standardwert übereinstimmt.
3. Was passiert mit dem ersten erstellten Dokument?
Um die Revisionssicherheit zu gewährleisten, wird grundsätzlich bei der ersten Änderung eine Version von jedem Dokument angelegt, um dessen Originalzustand zu dokumentieren. Diese erste Historie hat eine Sonderstellung und wird nicht durch neuere Versionen überschrieben. Wenn Sie die Historienfunktion verwenden möchten, um zu einer Vorgängerversion zurückzukehren, sollten Sie für die Einstellung MaxHistoryCounter mindestens den Wert “zwei” wählen, da sonst keine neuen Versionen erfasst werden können. Diese Einstellungen werden vom Administrator vorgenommen.
Unsere academy-Trainerin Annkatrin Göpfert erklärt die Funktion
Der Admin stellt die Weichen
Datenvolumen bindet Speicherressourcen. Deshalb ist es eine unternehmerische Entscheidung, wie viele Historien am Dokument gespeichert werden sollen. Diese Einstellungen werden vom Administrator vorgenommen, Anwender haben auf diese Funktion keinen Zugriff. Die genaue Anleitung finden Sie als Administrator in unserer Dokumentation.
Sie kennen diese Funktion nicht?
agorum core-Kunden, die diese Funktion nicht kennen, empfehlen wir ein Update auf die aktuelle Version. Wenn Sie dazu Fragen haben, weil vielleicht Ihr letztes Update zu lange zurückliegt, dann zögern Sie nicht, unsere technischen Kundenberater zu kontaktieren. Sie erreichen uns unter der Rufnummer +49 711 358718-0. Wir freuen uns auf Ihren Anruf.
