Schempp-Hirth ist einer der führenden Hersteller von Hochleistungs-Segelflugzeugen. Die überwiegend in Handarbeit hergestellten Ein- und Doppelsitzer belegen regelmäßig Spitzenpositionen auf internationalen Meisterschaften und Rekordlisten. Auch bei der Wahl seines DMS setzt das traditionsreiche Unternehmen auf Qualität. agorum core überzeugte durch seine offenen Schnittstellen, seine Mac-Kompatibilität und exzellenten Kundenservice. Rechnungen, Gehaltsbelege und Prüfberichte verarbeitet man mit dem DMS schon heute automatisiert. Bald sollen alle Dokumente im Unternehmen nur noch digital sein.
Anforderungen
- Zuverlässige Arbeitsweise des DMS in der Mac-Umgebung
- Automatische Verschlagwortung und Datenextraktion von Eingangs- und Ausgangsbelegen
- Aktualisierung von Daten aus Drittsystemen
- Äußerst fein granulierbare Zugriffsberechtigungen
Die Lösung
- Automatisches Erfassen von Dokumenten und Auslesen von Positionsdaten
- Workflows für Eingangs- und Ausgangsbelege
- Unkomplizierte, fehlerfreie Datenübertragung aus und in Drittsysteme
- Schnelle, einfache Verwaltung von Benutzern und Gruppen über AdminSync
Die Schempp-Hirth Flugzeugbau GmbH hat in ihrer 80-jährigen Geschichte bereits etwa 6.500 Segelflugzeuge hergestellt. Zu jedem wird eine eigene Flugzeugakte geführt; für jeden Kunden und jeden Lieferanten ebenso. So kommen zahlreiche Dokumente zusammen, welche gut strukturiert und schnell auffindbar sein müssen.
Das Unternehmen aus dem württembergischen Kirchheim unter Teck suchte nach einem Dokumentenmanagement-System für Ein- und Ausgangsbelege mit Fokus auf die automatisierte Rechnungsverarbeitung. Bis zu diesem Zeitpunkt lief der Vorgang vollständig manuell ab. Jede Rechnung wurde mit einem Wareneingangsstempel versehen, kontiert, kontrolliert, an die Buchhaltung übergeben, danach händisch ins System eingepflegt und schließlich bezahlt. Archiviert wurden die Rechnungen im physischen Ordnerschrank, was das Suchen aufwändig gestaltete.
"Besonders wichtig war uns, ein flexibel anpassbares und einfach zu bedienendes DMS einzuführen, das in unserer Mac-Umgebung zuverlässig läuft.“
Ein rundes System
Rechnungen, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen, etc. werden heute mit agorum core automatisch ausgelesen und verschlagwortet. Die Dokumente speichert es revisionssicher in den jeweiligen Flugzeug-, Kunden- oder Lieferantenakten automatisch ab, welche das System zuvor auch selbstständig anlegt hat inkl. aller Unterordner und Verlinkungen zwischen den Akten. Das System erkennt wiederkehrende Dokumente wie beispielsweise Rechnungen und prüft selbstständig, ob die Daten richtig und plausibel sind. Die Kontierung ist viel einfacher als zuvor, da etwa Buchungsnummern automatisch erkannt werden. Dank cleverer Workflows werden Folgeprozesse angestoßen und die relevanten Informationen landen immer sofort bei den richtigen Verantwortlichen. Alle Mitarbeiter sind somit stets up to date und die Prozesse laufen effizienter ab. Bernd Schmidt, Kaufmännischer Leiter bei Schempp-Hirth fasst es knapp zusammen: „agorum core ist ein rundes System.“
Zeit und Wege sparen
Die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung sowie die integrierte Volltextsuche haben eine enorme Zeitersparnis zur Folge. „Der größte Vorteil ist, dass wir die Papiere nicht mehr in die Hand nehmen müssen,“ sagt Bernd Schmidt. „Der Prozess läuft von Anfang bis Ende komplett automatisch durch.“ Niemand muss mehr zum Aktenschrank laufen. Alle Informationen sind über die umfangreiche Suchfunktion per Knopfdruck vom Schreibtisch aus einsehbar. Selbst die Daten aus dem ERP suchen die Mitarbeiter nicht mehr im ERP selbst, sondern direkt über die DMS-Oberfläche, weil das wesentlich schneller geht.
Noch mehr Zeit als bei den Eingangsrechnungen konnte bei den Ausgangsrechnungen eingespart werden – mehr als die Hälfte sogar. Da die Prozesse nun so schnell ablaufen, kann heute täglich gebucht werden; und auch Mahnungen werden viel häufiger verschickt. Die gesamte Buchhaltung hat von der Umstellung profitiert. Die Umsätze werden nun tagesaktuell erfasst; die Daten sind fehlerfrei und Buchungen erfolgen zeitnah.
„Wir würden heute gar nicht mehr ohne diese Automation auskommen.“
Unkomplizierte Datenübertragung
Lieferantenstammdaten werden bei Schempp-Hirth im ERP-System PSIpenta geführt; Kunden- und Flugzeugdaten in SuiteCRM, wobei die Letzteren auch noch teilweise miteinander verknüpft sind. Zudem ist noch die Buchhaltungssoftware DATEV Rechnungswesen Pro im Einsatz. Aus allen Systemen werden die benötigten Daten automatisiert ins DMS importiert. Die steuerrelevanten Informationen werden dann von dort aus an DATEV übermittelt. Für CAD-Zeichnungen nutzt Schempp-Hirth Autodesk Inventor mit Autodesk Vault als Datenbank. Auch die Zeichnungen werden automatisch im DMS hinterlegt und sind von dort für die Fertigung und den Service als PDF abrufbar.
Somit ist sichergestellt, dass immer alle Systeme abgeglichen sind. Nichts wird vergessen; Abtippfehler können gar nicht erst entstehen. Workflows steuern, dass diese Übermittlung vollständig automatisch vonstattengeht oder dass der Kaufm. Leiter beispielsweise über Änderungen an diesen Dateien informiert wird und erst zustimmen muss.
Offene Schnittstellen und einfache Benutzerverwaltung
„Was mir im Besonderen gefällt,“ sagt Ralf Holighaus, „sind die offenen Schnittstellen und dass wir jederzeit Drittsysteme in agorum core integrieren können. Das ist extrem wichtig, wenn man – wie wir – viele Systeme im Einsatz hat und alle Dokumente auf dem neuesten Stand vorhalten möchte.“
Desweiteren hebt er die schnelle und einfache Verwaltung von Benutzern und Gruppen über AdminSync hervor. Das Modul gestaltet die Arbeit für Administratoren sehr komfortabel – und zwar vom selben Ort aus wie zuvor auch. Passwort-Wechsel der User werden automatisch erkannt und in anderen Systemen übernommen.
Agile Implementierung und exzellenter Kundenservice
Die agile Projektumsetzung von agorum core bestach durch Schnelligkeit und einen ausgezeichneten Kundensupport. Mehrere Personen sind mit dem System vertraut, doch von Anfang an war Ralf Holighaus als Hauptverantwortlicher definiert. Er kennt sich mittlerweile bestens mit den Feinheiten des DMS aus. So richtet er mittels DocForm Training ein, dass Rechnungspositionen automatisch erkannt und separat ausgelesen werden, wenn ein Lieferant z.B. Eigen- und Fremdbedarfe auf einer Gesamtrechnung angibt. Ein solches Training für wiederkehrenden Dokumente erfolgt jeweils nur ein einziges Mal; alle Folgebelegen verarbeitet agorum core dann selbsttätig.
Der Traum vom papierlosen Büro
Bei Schempp-Hirth setzte man das DMS anfangs nur für die Rechnungserfassung ein; erkannte aber schnell das immense Automatisierungspotenzial. Ziel ist es nun alle Dokumente im Unternehmen zu digitalisieren und eines Tages völlig „papierlos“ zu werden. So hält man auch neue Geschäftspartner an, Belege nur noch digital zu senden. Doch die komplette Umstellung soll sukzessive erfolgen. Im nächsten Schritt wird die gesamte Eingangspost digitalisiert werden – sprich alle neuen Dokumente. Zu einem späteren Zeitpunkt sollen dann die älteren Dokumente aus dem Papierarchiv folgen. Der Anfang ist mit den Gehaltsabrechnungen bereits getan. Im Verlaufe der zweiten Jahreshälfte werden dann Prüfberichte für die Konstruktionsabteilung eingebunden.
Ralf Holighaus zieht das Fazit:
„Wir waren mit dem exzellenten Support bei agorum überaus zufrieden. Wir sind so überzeugt, dass wir agorum core bereits mehrfach weiterempfohlen haben.“
