Die Baumstruktur auf dem Fileserver: Selbst gemachte Datensilos, in denen unstrukturierte Daten in Ordnern versinken. Häufig so gut weggepackt, dass sie niemand außer dem Bearbeiter selbst wiederfindet. Diese Daten lassen sich nicht auswerten, sie liefern nur unzureichende Informationen für Dashboards und sie arbeiten den Anwendern nicht zu, sondern halten sie auf. Die Thematik ist weit verbreitet. Die feine Lösung bietet das DMS agorum core mit dem information center.
Informationen landen in der Versenkung
Sie kennen das: Der Vertrieb denkt in Kunden, der Einkauf in Lieferanten und das Marketing in Kampagnen. Alle legen ihre Daten in einer Baumstruktur ab und fügen bei Bedarf weitere Ordner hinzu. Als logische Folge wächst und gedeiht der Baum wie in der Natur. Besonders bei Projekten mit langen Laufzeiten und vielen beteiligten Abteilungen entsteht so ein historisch gewachsener Wildwuchs – oder nennen wir es Urwald.
Die Risiken von unstrukturierten Daten
Ein laxer Umgang mit Daten kann schwerwiegende Folgen haben. Das betrifft sensible Dokumente wie Bewerbungsunterlagen, Konstruktionsdaten, Mandantenakten, Rechnungen und so weiter – die Aufzählung ließe sich endlos erweitern. All das sind Daten und Informationen, die nach den gesetzlichen Vorgaben (DSGVO, GoBD, ISO-Normen) verwaltet und archiviert werden müssen. In der Praxis werden sie mal in den falschen Ordner verschoben, auf dem Transferlaufwerk vergessen oder an Kolleg*innen geschickt, die dafür keine Berechtigung haben.
In Zeiten des Homeoffice wird die Gefahr noch größer: Mangels Ausstattung behelfen sich die Mitarbeiter*innen auch gerne von deren privaten Devices und Apps. Schnell mal was über den bekannten Messenger-Dienst verschickt und schön auf amerikanischen Servern verteilt. Genau jetzt haben Sie die Kontrolle über ihre Daten verloren.
Dadurch entstehen folgende Risiken:
- ein hohes Datenschutzrisiko,
- es droht Datenverlust,
- es herrscht Datenchaos,
- das Auffinden von Informationen/Daten ist zeitaufwändig bis unmöglich.
Die Chancen von strukturierten Daten
Die Nutzbarmachung von unstrukturierten Daten ist die Herausforderung bei der Bewältigung von großen Datenmengen. Für den mittelständischen Getränkehandel gleichermaßen wie für die Big Player.
Bei der Priorisierung von Digitalisierungsprojekten ist das “Aufräumen” der Baumstruktur ein sinnvoller Anfang. In dem Moment, wo Daten durch Metadaten kategorisiert werden, arbeiten sie Ihnen zu. Das ist auch eine wichtige Voraussetzung, um gesetzeskonform zu archivieren.
Strukturierte Daten werden vom DMS gefunden und können somit auch bereitgestellt werden. In benutzerzentrierten Ansichten können die jeweiligen Abteilungen genau das sehen, was für sie relevant ist. D. h. der Einkauf hat den Blick auf die Lieferanten mit allen Angeboten, Rechnungen und Verträgen. Die Produktion sieht z. B. den Laufzettel aus der Fertigung oder die aktuellen Maschinendaten. Übergeordnet entsteht eine kontextbezogene Projektakte, auf die alle Abteilungen zugreifen können.
Die Vorteile:
- Knowledge Management: Daten, Informationen, Wissen werden zentral verwaltet und stehen allen Mitarbeitern zur Verfügung.
- Gesetzeskonforme Archivierung nach DSGVO und GoBD.
- Hohe Zeiteinsparung und eine deutliche Effizienzsteigerung durch schnelles Auffinden von Informationen.
- Das Berechtigungssystem regelt die Zugriffsrechte und gewährleistet, dass nur autorisierte Personen auf die jeweiligen Informationen Einsicht bekommen.
Die angenehmen Nebenwirkungen
Zentrale Prozesse, die das gesamte Wissen eines Unternehmens steuern. Die Informationen schnell bereitstellen und gesetzeskonform archivieren.
Was passiert technisch im Hintergrund? Die Informationen erhält das DMS-System durch Metadaten und die Volltextindizierung. Damit Anwender beim Suchen nach Daten ein schnelles Suchergebnis erhalten, greift das DMS auf die leistungsstarke Suchplattform SolR zurück. Diese ist hochskalierbar und kommt auch deshalb im Big-Data-Umfeld zum Einsatz. Sie ist, wie könnte es anders sein, Open-Source-basiert, ebenso wie das DMS agorum core.
Bei der Ablage folgt jeder seiner eigenen Logik
…und das wird immer so sein. Deshalb ist es klug, wenn ein System nicht nur die Ablage, sondern auch die Steuerung und die Bereitstellung der Daten übernimmt.
Anwender*innen von agorum core kennen in vielen Fällen die Ablagestrukturen nicht. Sie arbeiten kontextbezogen in Vorgängen und finden alles, wie zum Beispiel E-Mails, Projektpläne, Protokolle, alle Kontaktdaten etc. mit wenigen Mausklicks. Smart organisiert über das agorum core information center.
Sie finden, das klingt sehr theoretisch?
Hinter der Einfachheit, wie sich agorum core seinen Anwender*innen zeigt, steckt ein mächtiges Werk. Im Rahmen einer Online-Demo haben Sie Gelegenheit, es ganz praktisch durch die Brille von Anwendern als auch von Administratoren kennenzulernen. Sie sind herzlich eingeladen.
