Die Versionierung von Dokumenten ist eine entscheidende Funktion in der Dokumentenverwaltung des DMS agorum core. Sie ermöglicht eine lückenlose Nachverfolgung von Änderungen und bietet eine effiziente Möglichkeit zur Zusammenarbeit. Vor allem, wenn mehrere Benutzer an einem Dokument arbeiten, ist es von unschätzbarem Wert, auf die Versionshistorie zugreifen zu können. Dadurch können Schriftverkehr, Verträge, Manuskripte usw. lückenlos nachverfolgt werden. In diesem Beitrag erklären wir, was Versionierung genau ist und wie sie funktioniert. In der Dokumentation von agorum core finden Sie weitere technische Einblicke.
Inhaltsübersicht
Was ist Versionierung?
Die Versionierung ist ein System zur Identifizierung und Verwaltung von Änderungen an Dokumenten, Dateien, Webseiten und anderen Informationsquellen. Sie ermöglicht es, verschiedene Versionen eines Dokuments zu erstellen und zu speichern, sodass Sie zu jeder Zeit wissen, wer wann welche Änderungen vorgenommen hat. Dies ist besonders wichtig in Umgebungen, in denen mehrere Personen an einem Dokument arbeiten und Änderungen vorgenommen werden.
Ein Beispiel der Versionierung eines Dokuments
Die Exceltabelle mit der gesamten Jahresauswertung, das Vertragswerk für den Mandanten oder das Manuskript für den Quartalsbericht – alles Dokumente, an denen oft mehrere Anwender gemeinsam arbeiten. Die Vorstellung, dass so ein Dokument versehentlich gelöscht, die Datei beschädigt oder von einem Trojaner verschlüsselt wird, ist äußerst unangenehm.
Dieses Worst-Case-Szenario gibt es nicht, wenn die Dokumente innerhalb des DMS agorum core verarbeitet werden und ein valides Backup vorhanden ist. Wichtig in diesem Zusammenhang sind auch regelmäßige Updates. Lesen Sie dazu auch unseren Best Practice Beitrag – Backup.
Deshalb lautet die Lösung: Versionierung von Dokumenten.
Die Vorteile der Versionierung für eine leistungsfähige Dokumentenverwaltung
Die Versionierung von Dokumenten im DMS bringt zahlreiche Vorteile mit sich:
- Echtzeit-Zusammenarbeit: Mehrere Benutzer können gleichzeitig an einem Dokument arbeiten, ohne Angst vor Datenverlust oder Überschreibungen.
- Nachverfolgbarkeit: Jede Änderung wird erfasst, wodurch eine detaillierte Historie der Bearbeitungen entsteht.
- Compliance: Klare Bearbeitungshistorie erleichtert die Einhaltung von Compliance-Richtlinien und rechtlichen Anforderungen.
- Fehlerbehebung: Bei Fehlern oder unerwünschten Änderungen können frühere Versionen wiederhergestellt werden.
- Qualitätskontrolle: Transparente Überwachung des Dokumentenverlaufs verbessert die Qualitätssicherung.
- Effektive Fehleranalyse: Frühere Versionen ermöglichen das Verständnis der Entstehung von Fehlern oder Problemen.
- Revisionssicherheit: Unveränderliche Versionen dienen als verlässlicher Nachweis für bestimmte Zeitpunkte.
- Kollaboratives Arbeiten: Verbesserte Zusammenarbeit durch klare Sicht auf Änderungen und Zustände.
- Zeitersparnis: Schneller Zugriff auf ältere Versionen reduziert den Aufwand für die Suche nach Informationen.
Die Versionierung im DMS optimiert die Dokumentenverwaltung, steigert die Produktivität und schafft eine robuste Grundlage für zuverlässige Arbeitsabläufe.
Arten von Versionierung
Es gibt verschiedene Arten der Versionierung, die sich in der Art und Weise unterscheiden, wie sie Änderungen verfolgen und speichern:
- Sequenzielle Versionierung: Hierbei wird jeder neuen Version eines Dokuments eine fortlaufende Nummer zugewiesen. Dies ist die einfachste Form der Versionierung und wird häufig in kleineren Projekten verwendet.
- Dezimale Versionierung: Diese Art von Versionierung verwendet Dezimalzahlen, um Änderungen zu verfolgen. Zum Beispiel könnte die erste Version eines Dokuments als 1.0 bezeichnet werden, kleinere Änderungen könnten dann als 1.1, 1.2 usw. bezeichnet werden, während größere Überarbeitungen als 2.0, 3.0 usw. gekennzeichnet werden.
- Versionsverwaltung mit Zweigen: Bei dieser Art von Versionierung können Benutzer verschiedene Versionen eines Dokuments parallel bearbeiten. Dies ist besonders nützlich in großen Projekten, bei denen verschiedene Teams an unterschiedlichen Aspekten eines Projekts arbeiten.
Versionierung mit und ohne Dokumentenmanagementsystem (DMS)
Die Versionierung kann sowohl mit als auch ohne ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) erfolgen. Ohne ein DMS kann die Versionierung von Dokumenten jedoch schnell unübersichtlich werden, insbesondere wenn viele Personen an einem Dokument arbeiten. Ein DMS wie agorum core bietet eine strukturierte und automatisierte Versionierung, die die Zusammenarbeit erleichtert und eine lückenlose Nachverfolgung von Änderungen ermöglicht und obendrein Dokumente revisionssicher GoBD-konform archiviert.
Effiziente Versionierung von Dokumenten im DMS agorum core
Die Versionierung von Dokumenten ist im DMS agorum core serienmäßig sowohl in der open- als auch in der pro-Version. Anwender können also jederzeit auf frühere Versionen eines Dokumentes zurückgreifen.
Zeitpunkt der Versionierung
Dokumente werden versioniert, sobald sich der Inhalt oder die Metadaten ändern, etwa, weil ein anderer Benutzer das Dokument bearbeitet hat oder eine bestimmte Zeit seit der letzten Änderung verstrichen ist. In den Standardeinstellungen beträgt diese Zeit 1 Minute. Diese Einstellungen können vom Administrator in der MetaDb vorgenommen werden.
Anzahl Versionierungen
Grundsätzlich können unendlich viele Versionen eines Dokuments gespeichert werden, und Anwender können ganz transparent einsehen, wer wann welches Dokument bearbeitet hat. Tritt der Fall ein, dass auf eine ältere Version zurückgegriffen werden muss, ist das gar kein Problem.
Die Anzahl, wie viele Historien eines Dokuments angelegt werden, wird vom Administrator eingestellt und kann bei ihm erfragt werden. Der Hintergrund: Das Speichern von Versionen hat Auswirkungen auf die Speicherressourcen. Grundsätzlich empfehlen wir mit der Einführung eines DMS das Thema Datenmanagement und Storage sinnvoll zu organisieren.
Technisches für den Administrator
Der Administrator stellt die Weichen: Er setzt in den Einstellungen der MetaDb die entsprechenden Häkchen. Die passende Dokumentation dazu finden Sie hier. Ein wichtiges Thema in diesem Zusammenhang ist das Storage-Konzept: Da im DMS-Archiv alle Daten gespeichert werden, ist deren Wachstum exponentiell und kann entsprechend Auswirkungen auf die Performance haben. Ausführlich haben wir das in diesem Blogbeitrag beschrieben.
Versionierung vs. Backup: Was ist der Unterschied?
Die Versionierung ersetzt kein Backup! Die Unterscheidung zwischen Versionierung und Backup ist entscheidend für eine funktionierende Dokumentenverwaltung im DMS. Während die Versionierung dazu dient, Änderungen an Dokumenten nachvollziehbar zu machen und verschiedene Zustände im Verlauf zu speichern, ist das Backup für die Sicherung von Daten zu einem bestimmten Zeitpunkt zuständig. Während die Versionierung eine granulare Ansicht auf Änderungen ermöglicht und die Zusammenarbeit unterstützt, dient das Backup als Notfallmaßnahme zur Wiederherstellung von Daten nach einem Verlust oder einer Beschädigung. Beide Konzepte ergänzen sich, um einen umfassenden Schutz für Dokumente zu gewährleisten und den reibungslosen Betrieb zu sichern.
Best Practices für die Versionierung in Unternehmen
Für eine effektive Versionierung in Unternehmen sollten folgende Best Practices befolgt werden:
- Planung: Bevor Sie mit der Versionierung beginnen, sollten Sie einen klaren Plan haben, wie Sie die Versionen Ihrer Dokumente verwalten werden. Dies sollte beinhalten, welche Art von Versionierung Sie verwenden werden und wie Sie Änderungen nachverfolgen werden.
- Klare Richtlinien: Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter die Bedeutung und den Nutzen der Versionierung verstehen und klare Richtlinien für deren Verwendung haben.
- Konsequente Anwendung: Die Versionierung sollte konsequent auf alle relevanten Dokumente angewendet werden, um maximale Effektivität zu gewährleisten.
- Überprüfung und Aktualisierung: Die Versionierungspraktiken sollten regelmäßig überprüft und bei Bedarf aktualisiert werden, um sicherzustellen, dass sie weiterhin effektiv sind.
- Backup und Wiederherstellung: Obwohl die Versionierung eine Art von Datensicherung ist, sollte sie nicht als Ersatz für regelmäßige Backups angesehen werden. Stellen Sie sicher, dass Sie immer ein aktuelles Backup Ihrer Daten haben, falls Sie auf eine ältere Version eines Dokuments zurückgreifen müssen.
Insgesamt bietet die Versionierung eine effektive Möglichkeit, Änderungen an Dokumenten zu verwalten und nachzuvollziehen, die Zusammenarbeit zu verbessern und die Datensicherheit zu erhöhen. Durch die Anwendung dieser Best Practices können Unternehmen das Potenzial der Versionierung voll ausschöpfen.
Lernen Sie das DMS agorum core kennen
Sie sind herzlich eingeladen, das DMS agorum core in einer Online-Demo kennenzulernen. Unsere Experten zeigen Ihnen live, welche Vorteile die Versionierung von Dokumenten hat und auch gerne weitere Themen, die über das DMS abgebildet werden können. Wir freuen uns, Ihnen die Versionierung in einer unverbindlichen Online-Demo zeigen zu dürfen.
