Die Volltextsuche ist die Schlüsselfunktion des Dokumentenmanagement-Systems (DMS) agorum core. Sie ist dafür verantwortlich, dass Anwender unter Millionen von Informationen schnell finden, wonach sie suchen. Das DMS agorum core bietet Filtermöglichkeiten, mit denen auch sehr spezifische Suchen durchgeführt werden können. Wie genau das geht, beschreiben wir in diesem Beitrag.
Volltextsuche - das Technische vorweg
Der technische Background, damit ein DMS Informationen bereitstellen kann, besteht im Wesentlichen aus diesen zwei Komponenten:
- Texterkennung durch den OCR
- Eine leistungsstarke Suchmaschine, die unter Millionen Daten das findet, wonach die Anwender suchen
1. OCR-Erkennung
Das Dokumentenmanagement-System agorum core ist mit der OCR-Software Readiris ausgestattet. Die Texterkennungssoftware erfasst alle Informationen im Volltext und indexiert sie. Das ist Voraussetzung, damit Inhalte gefunden werden. Wie die OCR-Software arbeitet, welche Scanner benötigt werden und wo auch OCR-Software an ihre Grenzen stößt, haben wir in diesem Beitrag mit erklärenden Beispielen beschrieben.
2. Suchmaschine Solr
Bei der Suchmaschinen-Technologie setzt das Dokumentenmanagement-System agorum core auf Apache Solr. Die Programmbibliothek basiert ebenfalls auf Open-Source-Technologie und der Programmiersprache “Java”. Werden Suchanfragen im DMS ausgelöst, durchsucht Solr alle Daten innerhalb kürzester Zeit.
Volltextsuche
Datenbestände gehen schnell in die Millionenhöhe. Sucht ein Anwender nach einer “Rechnung”, ist die Ergebnisliste mitunter sehr lang. Vergleichbar, wie wenn Sie im Internet den Suchbegriff “Auto” eingeben.
Das agorum core information center bietet sehr viele Möglichkeiten, damit Anwender ganz granular Ergebnislisten verifizieren können. Die Screenshots können Sie einfach mit einem Mausklick vergrößern.
Volltextsuche
Die Volltextsuche nach dem Begriff “Rechnung” ergibt in diesem Beispiel über 2,7 Mio. Ergebnisse. Damit Anwender die gewünschte Rechnung finden, können sie die nachfolgenden Filtermöglichkeiten verwenden:
Volltextsuche nach Firmenname
Hier hat der Anwender gezielt nach “Rechnung Lang und Kurz” gesucht. Das DMS hat aus den über 2,7 Mio. Rechnungen 4 Übereinstimmungen gefunden.
Filtermöglichkeiten
Je nachdem, welche Parameter dem Anwender bekannt sind, kann er über Metadaten seine Suche eingrenzen. Beispielsweise kann nach Rechnungsdatum oder Rechnungsnummer gesucht werden. Ist der Lieferantenname oder die Bestellnummer bekannt, kann der Anwender direkt danach filtern. Aber auch Rechnungsbeträge sind beliebte Suchkriterien.
Suche nach Metadaten
Metadaten sind die “Ankerpunkte”, die zu Beginn der Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems definiert werden. Häufig sind das Firmenname, Datum, Ansprechpartner, Dokumentarten usw. Je nachdem, in welcher Branche ein Unternehmen tätig ist, werden ganz spezifische Daten erhoben, beispielsweise für Patientenakten oder in Patentanwaltskanzleien für Schutzrechte.
Nach diesen Metadaten können Anwender ganz komfortabel über das agorum core information center suchen.
Kombinierte Volltext- und Metadatensuche
Hier wird innerhalb des Metadatums “Musterfirma” nach Quartalsabrechnung gesucht. Die Ergebnisliste zeigt das aktuellste Dokument an erster Position an.
Filtermöglichkeit: Objektarten
Der Screenshot zeigt eine E-Mail mit einer Rechnung im Dateianhang. Links im Bild kann unter Objektarten nach Betreff, Absender und Empfänger gefiltert werden.
Filtermöglichkeit: Erstelldatum
Diese Funktion ist bei der Suche sehr hilfreich. Anwender können einen zeitlichen Rahmen innerhalb der Suche setzen. Wenn ein ungefährer Zeitraum bekannt ist, können sie unter “freie Eingabe” suchen.
Filtermöglichkeit: Änderungsdatum
Dieser Filter ist beispielsweise bei der Erstellung von Dokumentationen sehr beliebt. Hier können Anwender gezielt sehen, ob es Content gibt, der geändert wurde. Dadurch sind sie immer auf dem neuesten Stand.
Die Vorteile der Volltextsuche im Überblick
Was immer Anwender suchen, Dreh- und Angelpunkt ist das agorum core information center. Es hilft nicht nur beim Finden von Informationen, sondern denkt für Sie proaktiv mit und fungiert wie ein persönlicher Assistent:
- Das agorum core information center bündelt alle Informationen des Unternehmens an einem Ort. Ein Beispiel dazu: Digitale Akten, die über das DMS agorum core verwaltet werden, speichern alle Informationen / Daten im Kontext ab. Ganz gleich, ob es sich um eine Lieferanten-, Projekt- oder Bewerberakte handelt. Sucht ein Anwender nach einer E-Mail, findet er diese ganz schnell, selbst wenn er nicht der Empfänger war. Ausführlich haben wir das in unserem Referenzbericht von SCHLÜTER+THOMSEN beschrieben.
- Proaktive Benachrichtigungen: Arbeiten Anwender aktuell an einem Projekt, können Sie sich benachrichtigen lassen, wenn zu diesem Projekt neue Dokumente oder E-Mails eingehen. Vor allem bei interdisziplinären Projekten bleiben sie immer top aktuell.
- Direkt aus der Suche starten: Sucht ein Anwender beispielsweise nach einem “Abnahmeprotokoll”, liefert das Dokumentenmanagement-System agorum core eine Ergebnisliste. Der Anwender kann jetzt direkt in der Ergebnisliste auf das Dokument klicken und darin arbeiten. Dadurch entfällt mühseliges Wechseln in ein anderes Programm oder Klicken durch den Fileserver. Auch E-Mails können direkt aus der Ergebnisliste beantwortet werden.
Unbedingt anschauen:
Annkatrin Göpfert und Oliver Schulze im Webinar zum Thema Suchen & Finden
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Wir beraten Sie gern
…. weil wir glauben, dass die Suchmöglichkeiten im Dokumentenmanagement-System agorum core State of the Art sind. Für Unternehmen bedeutet das viel Zeit- und Kostenersparnis. Wenn wir Ihr Interesse geweckt haben, stellen Ihnen unsere DMS-Experten agorum core im Rahmen einer Online-Demo vor. Wir freuen uns über Ihre Anfrage.
