Vom Dokumentenmanagement zum Digital Workplace: Die Globalisierung schreitet voran, weltweit wird alles schneller, die Prozesse optimiert. Es gilt, dran zu bleiben, um nicht den Anschluss zu verlieren und den Mitbewerber davonziehen zu lassen. Es gilt, die Wünsche der Kunden bestmöglich zu erfüllen und sie zufriedenzustellen. Es gilt, den Überblick über die ganzen Informationen zu behalten. Es gelten aber auch strenge gesetzliche Vorgaben, die eingehalten werden müssen.
Vom Dokumentenmanagement-System zum Digital Workplace
Und genau da setzt ein Dokumentenmanagement-System an und bildet die Grundlage, um effizient auch große Mengen an Daten nutzen zu können. Aus einem “ich muss gesetzliche Anforderungen erfüllen” kann auch ein “ich will einfach besser und effizienter arbeiten” werden. Anstatt es als Zwang zu sehen, nur wegen der gesetzlichen Vorgaben ein DMS einzusetzen, sollten die Vorteile gesehen werden, die ein solches System bietet.
Denn wer kennt das nicht, das „Software-Chaos“, welches verschiedenen Trends gefolgt und mit der Zeit gewachsen ist: Angefangen wurde damit, Mails zu archivieren, damit es den gesetzlichen Vorgaben genügt. Dann musste ein zentraler Dokumentenspeicher wie Dropbox oder Google Drive her, damit ort- und zeitunabhängig gearbeitet werden kann. Eine nützliche Chat-Funktion war schnell mit Whatsapp gefunden. Anfangs super und sehr praktisch, oft sogar noch „kostenlos“…Doch ein gewisser Beigeschmack bleibt, gerade beim Thema Datenschutz. Wo (nicht nur geographisch gesehen) bzw. bei wem liegen denn auf einmal die sensiblen Unternehmensdaten, mit wem werden sie geteilt, wer hat Zugriff etc.?
Leider fehlt bei einer solchen Lösung auch ein allumfassender 360-Grad-Blick auf alle Daten. Ein DMS sollte daher ein Digital Workplace abbilden. Es vereint dabei viele Funktionen, um das oben genannte “Software-Chaos” zu beenden und bildet zudem die Prozesse gekonnt ab. Was entfällt dabei? Dokumente einscannen mit dieser Software, ablegen mit jener Software, Nachrichten schreiben mit dieser Software, Kundendaten pflegen mit jener Software etc.
Wie wäre es, wenn zuerst geschaut wird, welche Funktionen benötigt werden und diese dann mit einer Software, die auf Ihrem eigenen Server in Ihrem Haus oder Rechenzentrum liegen, abgebildet werden könnten? Und nebenbei auch noch die gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden? Klingt gut?
Also weiter im Text
Wie fängt man an? Indem klein gestartet und groß gedacht wird. Jedes Unternehmen entscheidet für sich selbst, was zu ihm am Besten passt. Zentralität ist dabei das Stichwort: Ein gutes Dokumentenmanagement-System vereint zentral alle Systeme und hält zusätzlich Schnittstellen bereit, um die Anforderungen in Zukunft ebenfalls zu erfüllen. Die zentrale Ablage von Daten ist gerade beim Suchen und Finden wertvoll, da eine Mehrfacheingabe und -pflege der Daten entfällt und die Daten nur einmal im System vorhanden sind.
Kostenersparnis durch ein Dokumentenmanagement-System
Eine Insel-Lösung mit integriertem “Software-Chaos” erzeugt vor allem eines: Aufwand… Man denke an die Administration und Wartung, die Einrichtung sowie Pflege der Schnittstellen unterschiedlicher Software, die jeweilige Installation von Sicherheitsupdates oder Softwareupgrades etc. Bei Updates und Releasewechseln steht immer eine zeitaufwändige Testphase an, ob die einzelnen Programme miteinander immer noch so sprechen wie gewünscht. Und wie sieht die Fehlersuche aus, wenn z.B. die soeben aktualisierte Software auf einmal fehlerhafte Daten über die Schnittstelle liefert… oder macht vielleicht doch die empfangende Software gerade den Fehler, der alles ausbremst? Die Wahrscheinlichkeit ist hoch, zwischen die Fronten mehrerer Softwarehersteller zu geraten, um den Fehler zu beheben.
Das ist teure Arbeitszeit, die einfach so vergeudet wird
Durch die zentrale Datenhaltung entfallen sowohl die mehrmalige Ablage als auch Pflege der Daten. Hier noch ein Dokument auf dem Desktop, dort noch eines in der Mailbox, welches an mehrere Empfänger weitergeleitet und -bearbeitet wurde. Abgelegt auf dem Fileserver in einem Ordner, auf den ein anderer keinen Zugriff hat… und der, der Zugriff hat, ist gerade im Urlaub. Der ganze Prozess kommt ins Stocken oder schlimmstenfalls zum Erliegen. So ein Beispiel kann nur funktionieren, wenn es konsequent betrieben wird. Aber mal ehrlich: Wer macht das schon? Der Aufwand ist also enorm und ebenfalls zeitraubend. Weitere Kostentreiber bei Insellösungen sind und mehrere Server, die zum Betrieb von unterschiedlichen Programmen benötigt werden. Je mehr Technik, umso höher die Ausfallwahrscheinlichkeit. Keep it simple!
Die Kosteneinsparung sowie das Nutzenpotential beim Einsatz eines DMS ist enorm, da viele Anwendungen in einer Software abgebildet werden. Laufende Kosten z.B. für Schulungen der Mitarbeiter sind wesentlich geringer, da sie mit einem hochintegrierten System arbeiten und damit alle Funktionen abgedeckt sind. Die Mitarbeiter haben mehr Zeit für wirklich produktive Arbeit, da sie nicht laufend die Anwendung wechseln müssen, um in unterschiedlichen Systemen die benötigten Informationen zu finden. Zusätzlich sind diese Informationen, die normalerweise in unterschiedlichen Systemen verfügbar sind, wie z.B. Fileserver-Dateien, Mails, CRM-Daten oder Notizen, im DMS in digitalen Akten zusammengefasst und daher ganz praktisch auf einen Blick verfügbar (da sind wir wieder beim Thema „360-Grad-Blick“) und müssen nicht nach der Suche zusammengefügt werden.
Was haben wir deutlich gemacht?
Mit der Nutzung eines DMS sollte ein Digital Workplace entstehen, ein digitaler Arbeitsplatz, in welchem durch das Bereitstellen einer zentralen Plattform statt mehrerer Insellösungen der unternehmensweite Unternehmensaustausch gefördert wird und sämtliche Informationen und Prozesse besser verfügbar werden und das orts- und zeitunabhängige Arbeiten unterstützt wird. Des Weiteren fördert es das Engagement der Mitarbeiter und steigert auch die Zufriedenheit, da der Benutzer eines solchen Systems deutlich weniger Zeit mit dem aufwändigen Suchen und Zusammenstellen der Daten benötigt.
Worauf warten Sie noch?
Kontaktieren Sie uns für eine Online-Demo, in der wir gerne Ihre Fragen beantworten und Sie erfahren, wie wir Ihre Prozesse unterstützen können!
