Papierdokumente digitalisieren hört sich erstmal einfach an, ist aber gerade in Unternehmen mit einem sehr hohen Papieraufkommen alles andere als trivial. Schon die Frage nach dem besten Zeitpunkt zum Einscannen der Dokumente sorgt immer wieder für hitzige Diskussionen. Vorgelagertes Scannen oder nachgelagertes Scannen sind Begriffe, die in diesem Zusammenhang häufig fallen. Worum es dabei geht und welche Vor- und Nachteile die beiden Verfahren haben, möchten wir in diesem Blogbeitrag beleuchten.
Digitale Archivierung schlägt Aktenordner - um Längen!
Dass ein digitales Archiv der herkömmlichen Ablage in Aktenordnern überlegen ist, ist heute keine Frage mehr. Die Vorteile sprechen für sich: Sie können die Dokumente komfortabel im Volltext und nach Suchparametern durchsuchen und die gewünschten Inhalte schnell und einfach mit Kollegen teilen. Dokumente können nicht mehr verloren gehen. Und nicht zuletzt ist die vom Gesetzgeber geforderte revisionssichere Archivierung viel einfacher, wenn alle Dokumente elektronisch vorliegen. Ansonsten bräuchte man zwei verschiedene Verfahren, um einerseits die elektronisch erzeugten, andererseits die auf Papier vorliegenden Dokumente revisionssicher zu archivieren. Alle elektronischen Dokumente auszudrucken, um sie einheitlich als Papier archivieren zu können, ist zum Glück heute fast überall als Zeit- und Ressourcenverschwendung verpönt.
Falls Sie noch weitere Argumente brauchen, um Ihre Geschäftsleitung davon zu überzeugen, ein digitales Archivierungssystem anzuschaffen, möchten wir Ihnen die folgenden Blogbeiträge ans Herz legen:
Jetzt aber zur eigentlichen Frage: Wann ist der beste Zeitpunkt, um die zu digitalisierenden Dokumente einzuscannen?
Vorgelagertes Scannen
Vorgelagertes Scannen bedeutet, dass das Scannen der erste Schritt im Verarbeitungsprozess eines Dokumentes ist. Dabei wird jedes Dokument sofort digitalisiert, sobald es im Unternehmen ankommt. Weil das Scannen der inhaltlichen Dokumentenverarbeitung vorgelagert ist, geschieht diese ab diesem Zeitpunkt logischerweise vollständig elektronisch. Das Papierdokument wird nicht mehr gebraucht und wandert quasi vom Posteingang direkt ins Archiv oder ggfs. gleich in die Tonne.
Nachgelagertes Scannen
Nachgelagertes Scannen ist der andere mögliche Digitalisierungsansatz. Dabei werden Papierdokumente erst dann gescannt, wenn die inhaltliche Dokumentenverarbeitung bereits abgeschlossen ist. Das Dokument kommt also im Unternehmen an, wandert wie gewohnt in Papierform von Abteilung zu Abteilung und wird erst zum Archivieren digitalisiert.
Vor- und Nachteile beider Verfahren
Vorgelagertes Scannen hat den riesigen Vorteil, dass das Dokument sofort nach seinem Eingang im Unternehmen elektronisch weiterverarbeitet werden kann – und dies ist in der Regel um einiges effizienter als die Verarbeitung in Papierform. Einige Stärken der elektronischen Dokumentenverarbeitung:
- Die im Dokument enthaltenen Informationen sind direkt nach dem Eingang im Unternehmen bereits elektronisch in allen betreffenden Abteilungen verfügbar. Ein Mitarbeiter muss also nicht warten, bis das Papierdokument bei ihm auf dem Schreibtisch ankommt, sondern kann sofort “loslegen”.
- Arbeitsabläufe werden beschleunigt, mehrere Mitarbeiter können gleichzeitig mit dem Dokument arbeiten, Kunden bekommen schneller Auskunft und vieles mehr.
Der Nachteil des vorgelagerten Scannens ist gleichzeitig der Hauptvorteil des nachgelagerten Scannens: Werden Papierdokumente erst nach der Verarbeitung digitalisiert, müssen keine Abläufe verändert werden, alles kann so bleiben, wie es ist, nur dass statt der Ablage in Aktenordnern die Dokumente eben gescannt werden.
FAZIT
Betrachtet man die Anforderungen des heutigen digitalisierten Geschäftslebens, empfehlen wir ganz klar das vorgelagerte Scannen. Denn um nicht den Anschluss zu verlieren, müssen Unternehmen in der Lage sein, alle wichtigen Informationen schnell und zuverlässig zu liefern. Einzelkämpfer und sehr kleine Unternehmen werden eventuell mit nachgelagertem Scannen noch glücklich, aber spätestens, wenn Mitarbeiter auch mal im Homeoffice oder unterwegs arbeiten möchten, ist Papier eher hinderlich, denn im Gegensatz zu elektronisch in einem Dokumentenmanagement-System gespeicherten Informationen kann es nur an einem Ort gleichzeitig sein. Ein großer Nachteil, denn der Praxis sind die Papiere meist an einem anderen Ort als derjenige, der sie gerade dringend benötigt.
