Was kann ein Dokumentenmanagement-System (DMS) eigentlich alles? Diese oft gestellte Frage ist Thema unserer neuen Blogreihe, denn eine moderne DMS-Software wie agorum core leistet viel mehr, als die meisten Menschen ihr zutrauen. Grundsätzlich ist ein DMS überall dort ein Gewinn, wo es darum geht, Informationen und Geschäftsprozesse zu digitalisieren, zu organisieren und zu beschleunigen – also in nahezu jeder Abteilung und jedem Unternehmensbereich. Um einen möglichst umfassenden Überblick zu geben, beschäftigen wir uns heute mit einer weiteren Basisfunktion: In Teil 2 geht es um das schnelle Finden von Dokumenten, Dateien und Informationen.
Gesuchte Informationen schnell finden – auch wenn sie gar nicht verloren gegangen sind
Um effizient arbeiten zu können, sollte jeder Mitarbeiter ein Werkzeug haben, um die für seinen Aufgabenbereich relevanten Informationen bei Bedarf sofort zu finden. Klingt vielleicht wie ein alter Hut, ist aber auch heute noch nicht überall selbstverständlich. Ich höre beispielsweise am Telefon immer noch häufig “Ich suche den Vorgang sofort raus und rufe Sie zurück” oder etwas Ähnliches. Menschen, die so etwas sagen, haben den betreffenden Vorgang aber nicht etwa verloren, sondern wissen meist genau, in welcher Datei und in welchem Verzeichnis die gesuchte Info steckt. Sie möchten aber netterweise ihrem Gegenüber die Wartezeit am Telefon ersparen, während sie sich durch die elektronische Ablage durchklicken. Denn auch in einer übersichtlichen Ablage kann es unter Umständen mehrere Minuten dauern, bis der “Klickmarathon” zum Ergebnis führt und der Mitarbeiter die gesuchte Information weitergeben kann. Zeit, die sich für den Kunden am anderen Ende wie Kaugummi in die Länge zieht. Je größer nämlich der Datenbestand, umso tiefer verschachtelt ist meist der Verzeichnisbaum und umso länger und aufwändiger wird der Weg zur gesuchten Datei.
Die Lösung: ein DMS mit leistungsfähiger Suchfunktion
Hier hilft ein Dokumentenmanagement-System wie agorum core mit seiner leistungsfähigen Suchfunktion, die den Weg zum gesuchten Dokument auf wenige Klicks verkürzt – und damit für eine nachhaltig guten Eindruck beim Gesprächspartner sorgt, der die gewünschte Infos sofort bekommt. Auch der Mitarbeiter selbst fühlt sich besser, wenn er souverän Auskunft geben kann und alles, was er selbst zum Arbeiten braucht, quasi auf Knopfdruck findet.
Je nach gesuchter Information und den eigenen Vorlieben existieren mehrere Möglichkeiten, nach Informationen und Dokumenten zu suchen:
1.) Umfassende Volltextsuche
agorum core indexiert Dokumente für die Volltextsuche, sobald sie im DMS gespeichert werden. Eine Volltextsuche ist denkbar einfach: Sie geben einen Suchbegriff ein, und Ihr DMS durchsucht den kompletten Datenbestand nach diesem Stichwort. Weil alle Dokumente, Verzeichnisse, Metadaten und alle anderen im Dokumentenmanagement-System gespeicherten Daten in einem Index erfasst sind, bekommen Sie auch bei Millionen von Dokumenten ihre Suchergebnisse in Sekundenbruchteilen.
Je spezifischer das Stichwort ist, umso kürzer ist natürlich auch die Ergebnisliste. Ist das Stichwort allgemeiner oder haben Sie einen riesigen Datenbestand, kann es jedoch sein, dass diese Art der Suche zu viele Ergebnisse liefert. Deswegen bietet agorum core die Möglichkeit, die Ergebnisse bereits bei der Suche schrittweise einzuschränken und so in kürzester Zeit zum gesuchten Dokument zu finden, ohne sich durch lange Listen klicken zu müssen.
2.) Gezielte Metadatensuche
Jedes in agorum core abgelegte Dokument wird nicht nur für die Volltextsuche indexiert, sondern auch automatisch verschlagwortet, sprich mit Metadaten versehen, nach denen Sie ebenfalls suchen können. Solche Metadaten können beispielsweise Rechnungsnummern, Kundendaten und alle anderen Merkmale sein, die Ihnen in der täglichen Arbeit mit dem Dokument helfen. So ist es relativ einfach, sich beispielsweise alle Kunden in einem bestimmten PLZ-Gebiet anzeigen zu lassen oder alle Rechnungen eines Monats oder eines Kunden. Die Metadatensuche geht noch schneller als die ohnehin schon schnelle Volltextsuche, weil nicht der komplette Datenbestand durchsucht wird, sondern nur die Dokumente, die mit dem entsprechenden Metadatum versehen sind.
3.) Volltext- und Metadatensuche kombinieren
Für ganz gezielte Suchergebnisse lassen sich die beiden Suchvarianten auch kombinieren. Ein Beispiel verdeutlicht, wie das funktioniert: Für eine Statistik über die Bohrmaschinen-Verkäufe des letzten Jahres brauchen Sie alle Rechnungen, in denen eine Bohrmaschine auftaucht. Sie kombinieren also das Volltext-Suchwort “Bohrmaschine” mit zwei Metadaten, nämlich dem Dokumenttyp “Rechnung” und dem Datum “2021”. Das DMS bekommt somit die Anweisung, in allen Dokumenten des Dokumenttyps “Rechnung”, die das Erstellungsdatum “2021” tragen, nach dem Wort “Bohrmaschine” zu suchen. Wenn Sie sich für die Verkäufe einer bestimmten Bohrmaschine interessieren, wählen Sie als Suchwort die genaue Modellbezeichnung – die Ergebnisse können Sie dann z. B. nach Regionen, Monaten und weiteren Kriterien filtern.
agorum core bietet außerdem die komfortable Möglichkeit, häufig benötigte Suchanfragen als Favoriten abzuspeichern und die Ergebnisse wirklich mit einem Klick abzurufen. Insbesondere bei komplizierteren, mehrfach verschachtelten Suchanfragen und häufigen Kundenanfragen spart die Favoritensuche viel Zeit.
Und was ist, wenn wirklich mal ein Dokument in den Weiten des DMS verloren geht?
Ein großer Vorteil eines Dokumentenmanagement-Systems: Der Benutzer muss gar nicht merken, in welcher elektronischen Akte das Dokument gespeichert wurde. Wie oben beschrieben, findet er jede Datei zuverlässig mit der Volltextsuche oder anhand von Metadaten, ganz egal, wo im DMS sie liegt. Versehentlich falsch abgelegte Dokumente können also leicht aufgespürt und wieder ins richtige Verzeichnis verschoben werden.
Wenn es nur ums “normale” Wiederfinden von Dokumenten ginge, könnte man sich theoretisch sogar die übersichtliche Strukturierung des elektronischen Archivs sparen und alles in ein einziges Verzeichnis speichern. In der Praxis ist dies aber wenig sinnvoll, denn ein gut strukturiertes Archiv bringt zusätzliche Übersicht und damit auch die Möglichkeit, Dokumente ohne Suchfunktion zu finden. Eine Struktur ist außerdem erforderlich, um Metadaten zu vererben und damit weitestgehend automatisch zu generieren. Allein aus diesem Grund lohnt sich der einmalige Aufwand, eine Ablagestruktur zu definieren. Auf ewig jedes einzelne Dokument manuell zu verschlagworten, kostet viel mehr Zeit und dürfte daher für die wenigsten Unternehmen eine Alternative darstellen.
Versehentlich überschriebene oder gelöschte Dokumente sicher wiederherstellen
Ein gutes DMS findet Dokumente sogar dann wieder, wenn sie eigentlich gar nicht mehr da sind – sprich versehentlich überschrieben oder sogar gelöscht wurden. Bei agorum core gibt es für diese Aufgabe gleich drei Spezialisten, die unauffällig im Hintergrund arbeiten und immer dann zum Einsatz kommen, wenn “Holland in Not” ist.
1.) Die Dokumentenhistorie
Ihr Dokumentenmanagement-System legt automatisch Versionen an, sobald Dokumente neu abgespeichert werden. Wenn Sie also eine Datei versehentlich überschrieben haben, können Sie einfach zur Vorversion zurückkehren und somit das Versehen rückgängig machen. Sobald das Dokument im DMS gespeichert ist, werden alle Änderungen in neuen Versionen abgelegt – das Original kann auf Wunsch als unveränderbar und damit revisionssicher markiert werden. Wie viele Versionen pro Dokument gespeichert werden sollen, entscheiden Sie. Lesen Sie hierzu auch unseren Beitrag Überschriebene Dateien wiederherstellen.
2.) Der Serverpapierkorb
Im Gegensatz zu einem Filesystem haben Server normalerweise keinen Papierkorb, d. h. wenn eine Datei oder gar ein Verzeichnis vom Server gelöscht wird, ist es wirklich weg. Weil sich oft erst Wochen später herausstellt, dass die Dokumente doch noch gebraucht werden, hat agorum core einen praktischen Serverpapierkorb, in den alles wandert, was Sie aus Ihrem DMS löschen. Der Clou: Dateien oder Verzeichnisse werden genau in dem Zustand aus dem Serverpapierkorb wiederhergestellt, den sie zum Zeitpunkt des Löschens hatten. Also mit allen Rechten, Verlinkungen, Versionen und Metadaten. Ausführliche Informationen können Sie dem Blogbeitrag zum Serverpapierkorb entnehmen.
3.) Das Audit-Modul
Das integrierte Audit-Modul protokolliert Benutzerinteraktionen über den ganzen Lebenszyklus eines Dokuments. Wie ist es ins DMS gekommen? Wann und von wem wurde es erstellt? Welchen Weg nimmt es durchs Unternehmen? Wo wird es bearbeitet und was hat der jeweilige Benutzer damit gemacht? Die Daten im Audit sind eine wertvolle Informationsquelle, wenn es beispielsweise um die Visualisierung dokumentenbasierter Prozesse oder die Verbesserung einzelner Abläufe geht. So können Vorgänge jederzeit eindeutig nachvollzogen werden.
FAZIT
In einem guten Dokumentenmanagement-System sind Ihre wichtigen Daten einerseits sicher und unverlierbar aufgehoben, andererseits aber jederzeit schnell und einfach verfügbar.
Lesen Sie auch Teil 1 unserer Serie
Sie möchten weitere Antworten auf die Frage “Was kann ein Dokumentenmanagement-System?” Lesen Sie hierzu auch Teil 1 unserer Serie “Daten automatisiert ablegen.”
Ein Kommentar
Eine moderne Dokumentenmanagement Software (DMS) ist heutzutage in nahezu allen Branchen und Betriebsgrössen unerlässlich. Grade ab einer gewissen Mitarbeiterzahl und technischen Komplexität leidet der Workflow ohne ein DMS erheblich.