Was kostet ein DMS?

Eine einfache Antwort auf diese Frage gibt es leider nicht. Zumindest dann nicht, wenn sie auch seriös sein soll. Denn die Kosten für eine DMS-Lösung hängen von verschiedenen Faktoren ab.

Lizenz- und Dienstleistungskosten

Was kostet ein Haus? Das kommt ganz darauf an, wie viele Stockwerke Sie möchten, ob eine Garage dazu gehört und wo genau Ihre Immobilie gebaut werden soll. Bei einem neuen DMS für Ihr Unternehmen ist das ähnlich. Auch hier entscheiden verschiedene Parameter, wie viel Sie Ihr System am Ende kostet.

Wir unterscheiden bei der Preisermittlung zwischen diesen beiden Bereichen:

1. Lizenzkosten

• Anzahl User
• Benötigte Module

Am einfachsten zu ermitteln sind die Lizenzkosten. Die hängen von der Anzahl der User ab. Grundsätzlich gilt: Je mehr Anwender ein System hat, desto höher die Lizenzkosten. Analog dazu verhält sich auch der Preis für unsere Module. Sie müssen nicht alle Module von Beginn an einsetzen, sondern suchen sich die aus, die Sie aktuell wirklich benötigen. Pro Modul werden dann Lizenzkosten fällig.

2. Dienstleistungen

Wenn wir unsere Software genau auf Ihre Bedürfnisse anpassen sollen, dann addiert sich diese Leistung zu den Lizenzkosten. Die Dienstleistungskosten setzen sich aus folgenden Bereichen zusammen:

• Komplexität Workflow
• Schnittstellen
• Automatisierungsgrad
• Implementierungsaufwand
• Abschätzung Schulungen

Um Ihnen ein konkretes Dienstleistungsangebot vorlegen zu können, muss Ihr Softwarekonzept stehen. Dieses erarbeitet einer unserer Experten in einem Workshop mit Ihnen. Dabei ermitteln wir ganz genau, welche Funktionen für Ihr Unternehmen Sinn machen und wo das System auf Ihre Prozesse angepasst werden soll. Anschließend kennen wir den genauen Leistungsumfang und können einen validen Preis für die Entwicklung und Implementierung nennen.

Damit wir agil mit Ihnen zusammenarbeiten können, erfolgt die tatsächliche Abrechnung über ein Dienstleistungskontingent. Dazu gliedern wir die Umsetzung in kleine Abschnitte. Jeder dieser Abschnitte ist maximal zwei Wochen lang und hat einen bestimmtes Umsetzungsziel. Nach jedem dieser sogenannten Sprints bekommen Sie das Ergebnis zum Test und können Änderungswünsche direkt kommunizieren. So vermeiden wir aufwändige Änderungen am Ende des Projekts. Sie bezahlen bei diesem Vorgehen monatlich nur die Leistungen, die auch tatsächlich umgesetzt wurden.

Ihre langfristigen Nutzen

Nachdem der Preis für Ihr DMS feststeht, sollten Sie sich eine Gleichung für die Einschätzung der Kosten machen. Was steht auf der anderen Seite? Welche Vorteile haben Sie langfristig? Berücksichtigen Sie auch die Wettbewerbsvorteile, die sich durch das neue System ergeben.

• Zeiteinsparung für Suchen und Finden
• Zentrale Ablage für alle Mitarbeiter
• Reduzierung von Bearbeitungszeiten
• Erhöhung der Informationsqualität
• Kosteneinsparung für Archive, Büroeinrichtung und -material.

Wenn Sie genau ausrechnen wollen, wie viel Zeit und Kosten bei der täglichen Suche in Ihrem Unternehmen verloren gehen, können Sie das in unserem Arbeitszeitrechner kalkulieren. Zusätzlich dazu finden Sie im Internet auch eine Menge Informationen zu diesem Thema. Informieren Sie sich unabhängig.

Sie haben Fragen?

Gerne beantworten wir alle Ihre Fragen oder zeigen Ihnen unser System in einer kostenlosen Online-Demo. Oder Sie kontaktieren uns einfach: beratung@agorum.com

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