Der Einsatz von Dokumentenmanagement-Systemen (DMS) spart Zeit und Geld. Dass diese Aussage mehr ist als nur ein leeres Versprechen, möchten wir Ihnen in diesem Blogbeitrag zeigen. Geschäftsprozesse automatisieren heißt dabei nicht nur, schneller und kostengünstiger zu sein, sondern auch für den Menschen lästige Tätigkeiten dem DMS zu überlassen. Damit verschaffen Sie Ihren Kollegen mehr Raum für andere spannendere Tätigkeiten. Die dadurch gesteigerte Motivation sorgt zudem für eine höhere Produktivität in Ihrem Unternehmen. Die folgenden fünf Beispiele zeigen Ihnen, welche Prozesse Sie mit einem DMS intelligenter gestalten können.
1. Rechnungsdurchlauf
Unternehmen auf der ganzen Welt erhalten jeden Tag unzählige Rechnungen, die neben dem eigentlichen Rechnungsbetrag auch noch Bearbeitungskosten verursachen. Beides ist zwar letztendlich unvermeidbar, aber wieviel Sie sich die Bearbeitung kosten lassen, liegt in Ihrer Hand. Verabschieden Sie sich von der teuren manuellen Verarbeitung und automatisieren Sie diesen Prozess mit einem Dokumentenmanagement-System. Das wird nicht nur Ihre Kosten senken, sondern Ihnen auch den ewigen Dank Ihrer Mitarbeiter einbringen, die Sie damit für immer von dieser lästigen, zeitraubenden Aufgabe befreien.
Das DMS übernimmt die Erfassung der kompletten Rechnungsdaten und überprüft automatisch, ob alle Beträge rechnerisch in Ordnung sind. Ist der Rechnungssteller bereits bekannt, gleicht es sofort die Adressdaten, Steuernummern usw. mit den Stammdaten in der Datenbank ab. Liegt für die Rechnung eine übereinstimmende Bestellung vor, wäre sogar eine automatische sachliche Freigabe denkbar. Meist wird die Rechnung nach der automatischen Prüfung aber in einen Freigabeworkflow geleitet, der die Rechnung digital an alle Abteilungen und Mitarbeiter schickt, die für den Vorgang zuständig sind. Die Rechnung kann sofort am Monitor sachlich geprüft und freigegeben oder reklamiert werden. Es entstehen keine Verzögerungen durch die manuelle Weitergabe der Unterlagen, sodass Sie Skontofristen einhalten und Mahngebühren vermeiden. Übrigens auch dann, wenn die zuständige Person im Urlaub oder krank ist. Dann wird der Vorgang automatisch an eine Vertretung weitergeleitet.
Ist die Rechnung geprüft, können die Daten zum Beispiel an ein ERP-System weitergegeben werden. Manche Dokumentenmanagement-Systeme bieten auch die Möglichkeit, den einzelnen Rechnungspositionen die Kostenstellen zuzuweisen, bevor die Rechnung im ERP verbucht wird. Die digitalisierte Rechnung selbst kann automatisch revisionssicher im DMS archiviert werden.
2. Posteingang
Die Vorteile der schnellen Verteilung durch digitalisierte Prozesse lassen sich nicht nur für Rechnungen nutzen. Der gesamte Posteingang kann mit einem DMS wesentlich effizienter gestaltet werden. Sie sparen sich die manuelle Verteilung komplett. Nachdem die Dokumente automatisch eingescannt und erfasst sind, werden sie elektronisch an die Empfänger geschickt. Dabei ist es egal, wo sich diese Personen gerade befinden; es reicht ein Smartphone, Tablet oder Notebook, um auf die Dokumente zuzugreifen.
Zusätzlich besteht die Möglichkeit, die Dokumente im DMS in elektronischen Akten abzulegen. Dokumente werden zum Beispiel direkt in einer Kundenakte abgelegt, sodass jeder berechtigte User, der mit dem Kunden zu tun hat, alle Unterlagen im Überblick hat.
3. Urlaubsanträge
Wegen Ihrer Urlaubsanträge werden Sie sich nicht extra ein DMS anschaffen. Wenn Sie sich aber einmal überlegen, dass in vielen Unternehmen die Mitarbeiter von Pontius zu Pilatus rennen müssen, um alle Genehmigungen für ein paar Tage Urlaub einzuholen, dann könnte es doch ein lohnenswerter, weil zeitsparender Nebeneffekt sein. Im DMS lassen sich solche Urlaubsanträge mit einem einfachen Formular stellen. Hat der Mitarbeiter das Formular ausgefüllt, wird es elektronisch an alle Personen verschickt, die ihre Zustimmung erteilen müssen. Sind alle einverstanden, wird der Urlaub automatisch freigegeben und an die Personalabteilung übermittelt.
4. Vertragsworkflow
Mit einem Vertragsworkflow können Sie Ihre Verträge effizienter verwalten. Aus den abgelegten Verträgen werden die erforderlichen Metadaten, wie z.B. Vertragsnummer, Laufzeit, Kündigungsfristen und Vertragspartner, automatisch im DMS erfasst. Anhand dieser Daten wird der Vertrag in der dazugehörigen elektronischen Akte abgelegt und der Abteilung zugewiesen, die den Vertrag bearbeitet.
Das DMS überwacht die Verträge automatisch und legt sie zu einem festgelegten Datum wieder zur Bearbeitung vor. Zum Beispiel einen Monat vor Ablauf der Kündigungsfrist, um zu überprüfen, ob der Vertrag verlängert oder fristgerecht gekündigt werden soll. Kündigen Sie einen Vertrag, wird er automatisch aus dem Vertragsworkflow entfernt und in ein Archiv verschoben. Verträge mit einem festen Ablaufdatum archiviert das DMS automatisch, nachdem der Termin abgelaufen ist.
5. Aufgaben-Workflow
Dokumentenbasierte Aufgaben lassen sich in einem DMS bequem direkt am Dokument starten, ohne dass Sie dazu weiteren Aufwand betreiben müssen. Soll zum Beispiel ein Dokument bearbeitet oder freigegeben werden, können Sie mit einem Klick diese Aufgabe an eine Person oder eine Gruppe delegieren. Die Person, die die Aufgabe annimmt, sieht die Anweisungen und kann das zu bearbeitende Dokument direkt öffnen, bearbeiten und / oder weitergeben. Wird die Aufgabe nicht bis zu einem bestimmten Zeitpunkt bearbeitet, bekommt der Ersteller eine Mitteilung und kann entsprechend eingreifen.
FAZIT
Automatische Workflows / Prozesse steigern die Produktivität, senken Kosten und erhöhen die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens.
