ZUGFeRD und XRechnung: seit dem 27. November 2020 gilt für die wirtschaftliche Zusammenarbeit mit Bund, Ländern und Kommunen in Deutschland endgültig das E-Rechnungsgesetz.
Alle Änderungen haben dabei ein Ziel: Rechnungen elektronisch vereinheitlichen und langfristig Papierrechnungen abschaffen. Dies bringt vor allem Vorteile mit sich. Eine Rechnung zuzustellen wird nachhaltiger und günstiger. Die Kosten einer Rechnung lassen sich mit der elektronischen Variante um bis zu 70 Prozent senken. Langfristig schafft die Umstellung zudem Sicherheit, Entbürokratisierung und Transparenz.
Doch Unternehmen müssen bestehende Prozesse umstellen. Verwoben damit sind spezielle Begriffe: Was eine XRechnung ist und warum Papierbefürworter das ZUGFeRD nicht scheuen müssen, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag.
Was ist ZUGFeRD? Der europäische Standard?
ZUGFeRD ist ein Format für elektronische Rechnungen, das vom „Forum elektronische Rechnung Deutschland“ (kurz FeRD) entwickelt wurde. Dies geschah in der Zusammenarbeit mit vielen verschiedenen Institutionen wie dem Bundesministerium für Wirtschaft und Energie, Vertretern der Wirtschaft und Organisationen aus dem Nachbarland Frankreich.
Bei ZUGFeRD handelt es sich um ein hybrides elektronisches Rechnungsformat. Genauer: Die Rechnung besteht aus zwei Komponenten. Eine PDF-Datei macht das Dokument für den Menschen lesbar. Der zweite Teil des Formats ist eine XML-Datei. Diese enthält die Metadaten der Rechnung und ist nur vom Computer bzw. mit dem entsprechenden Programm abrufbar.
Durch die intensive Entwicklung entspricht ZUGFeRD der EU-Richtlinie 2014/55/EU und der Norm DIN EN 16931. Durch die internationale Zusammenarbeit führte Frankreich die aktuelle Version des ZUGFeRD-Dateityps unter dem Namen Factur-X ebenfalls ein. Eine Etablierung des Datenmodells ZUGFeRD als europäischer Standard ist also aufgrund der Nutzung in den zwei größten Binnenmärkten der EU heute schon wahrscheinlich. ZUGFeRD ist für B2B, B2C und bedingt für B2G geeignet.
Was ist XRechnung? Elektronische Rechnung an den öffentlichen Auftraggeber
Im Gegensatz zu ZUGFeRD verzichtet das Datenmodell XRechnung auf die vom Nutzer lesbare Komponente einer PDF-Datei. Es handelt sich um ein vollständig XML-basiertes Rechnungsformat. XRechnung hält dieselben EU-Richtlinien und Normen wie ZUGFeRD ein. Zusätzlich gewährt XRechnung ergänzende nationale Geschäftsregeln.
Sollte Ihr Unternehmen hauptsächlich mit öffentlichen Auftraggebern wie 7d, Länder oder Kommunen zusammenarbeiten, sollten Sie die elektronische Rechnung mit einer XRechnung stellen. Ab einem Auftragswert von 1000 Euro ist eine XRechnung sogar zwingend der elektronische Standard.
Elektronische Rechnungen mit Software sicher und gesetzeskonform erstellen
Mit der Vereinheitlichung von elektronischen Rechnungen unternimmt Deutschland einen wichtigen Schritt zur vollständigen Digitalisierung des Rechnungswesens. ZUGFeRD und XRechnung bei öffentlichen Auftraggebern sind erst der Anfang – andere Business-Bereiche werden folgen.
Mit zunehmend elektronischen Rechnungen wird auch nutzerfreundliche und sichere Software immer wichtiger. Denn gerade elektronische Rechnungsdaten gilt es zu schützen. Schließlich liegen sie nun nicht mehr verschlossen in Aktenschränken. Sichere Varianten wie die On-Premises-Lösung von agorum core oder die Cloud-Version unterstützen Unternehmen dabei, die Rechnungen auch digital sicher aufzubewahren.
Die Cloud-Lösung kombiniert beispielsweise tägliche Back-ups, einen Angriffsschutz und eine SSL-Verschlüsselung mit einer strikten Trennung der eigenen Daten von anderen Unternehmen innerhalb der Cloud. Ebenfalls ein Mehrwert für die Compliance. Besonders wichtig für Unternehmen, die mit öffentlichen Verwaltungen zusammenarbeiten: Das ECM-System agorum core ist langfristig dazu in der Lage, Rechnungen in den Dateiformaten ZUGFeRD selbstständig und gemäß gesetzlichen Standards zu erstellen. XRechung ist auf Anfrage ebenfalls umsetzbar.
Auch die Suche nach Rechnungen gestaltet sich mit dem in agorum core enthaltenen Dokumentenmanagementsystem leichter. Dank der Volltextindizierung lässt sich ein Dokument auch dann finden, wenn der vollständige Dateiname unbekannt ist. Wenige Details genügen für eine Suche. Das spart vor allem mit der Zunahme elektronischer Rechnungen wertvolle Zeit – genauso wie die automatische Archivierung der Dokumente. Diese findet der Nutzer in einer nach Kunden organisierten Ordnerstruktur.
Eine eingegangene Rechnung muss jedoch irgendwann wieder gelöscht werden. Das Einstellen von Ablaufdaten zur automatischen Löschung ermöglicht es, die gleichbleibenden Aufbewahrungsfristen mühelos einzuhalten. XRechnung und ZUGFeRD sind Prozesse im elektronischen Rechnungswesen, denen Unternehmen mit dem richtigen ECM-System ohne Aufwand begegnen können. Die richtigen Tools sind entscheidend dafür, wie schnell sich die zahlreichen Benefits von XRechnung und ZUGFeRD wie Sicherheit, Kosteneffizienz und Entbürokratisierung nutzen lassen.
