Willkommen bei agorum Software GmbH, Ihrem führenden Anbieter für modernes Dokumentenmanagement. Entdecken Sie unsere wegweisende Lösung für einen effizienten digitalen Posteingang, der Ihre Geschäftsprozesse optimiert und beschleunigt. Erfahren Sie, wie unser Open Source Dokumentenmanagementsystem Ihre Posteingangsabläufe revolutioniert. Unsere fortschrittliche Plattform ist speziell darauf ausgerichtet, Ihren digitalen Posteingang zu optimieren. Von intelligenter Dokumentenerfassung bis hin zur benutzerfreundlichen Dateisuche – agorum Software GmbH hat alle Aspekte berücksichtigt. Erfassen, klassifizieren und organisieren Sie eingehende Dokumente mühelos in individuell anpassbaren Ordnern.
Inhaltsübersicht
Wie funktioniert ein digitaler Posteingang?
Der Posteingang bildet die Schnittstelle eines jeden Unternehmens zu externen Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern. Die analoge Bearbeitung des Posteingangs erfordert dabei einen hohen manuellen Aufwand. Eingangspost muss geöffnet, gesichtet und anschließend im Unternehmen an die richtigen Stellen verteilt werden, wo sie dann erst weiterbearbeitet werden kann.
Ein digitaler Posteingang hingegen übernimmt diese Aufgaben, indem die Eingangspost eingescannt und digital im Betrieb verteilt wird. Dank der digitalisierten Postverteilung wird der Prozess in einem digitalen Posteingang also standardisiert und kann damit verschlankt werden. Analoge Post und deren Inhalt wird digital zugänglich gemacht, indem der enthaltene Text während des Einscannens per OCR (Optical Character Recognition) indiziert und somit auch für die Volltextsuche zugänglich gemacht wird.
Was bringt ein digitaler Posteingang?
In der heutigen Geschäftswelt steht die Digitalisierung im Mittelpunkt. Ein digitaler Posteingang ist ein entscheidender Schritt, um sich von langwierigen papierbasierten Prozessen zu verabschieden und effiziente Arbeitsabläufe zu etablieren. Mit agorum Software GmbH können Sie den Posteingang vollständig digitalisieren, Zeit sparen und gleichzeitig einen Beitrag zur Umwelt leisten.
Der digitale Posteingang ist ein entscheidender Baustein im Zuge der digitalen Transformation im Unternehmen. Dank der digital zugänglichen Poststücke können nachgelagerte Prozesse beschleunigt und zum Teil auch automatisiert werden. Gleichzeitig entfallen zeitraubende Arbeitsschritte wie die manuelle Verteilung der Post im Betrieb. Zudem wird durch den digitalen Posteingang Transparenz geschaffen, da dank der automatisierten Weiterleitung der Post in entsprechende Workflows jederzeit nachvollzogen werden kann, an welcher Stelle ein Dokument zurzeit bearbeitet wird.
Neben der Erleichterung der Prozesse können diese durch eine automatisierte Verteilung der Eingangspost auch standardisiert werden. Dabei können die Kriterien für die automatische Behandlung der Eingangspost individuell an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst und voreingestellt werden. So wird sichergestellt, dass die eingegangene Post auch an den richtigen Stellen zur Weiterverarbeitung landet.
Durch einen digitalen Posteingang können die Bearbeitungsprozesse zudem sicherer gemacht werden. Das erleichtert die Ordnung am Arbeitsplatz, da Dokumente nicht mehr verlegt oder übersehen werden können. So lassen sich Fristen und Deadlines einfacher einhalten. Gleichzeitig ist die datenschutzkonforme Behandlung der Dokumente durch die entsprechend hinterlegte Berechtigungsstruktur sowie automatische Löschfristen gesichert. In Verbindung mit einem effektiven Dokumentenmanagementsystem lässt sich die Eingangspost auch im Nachgang von allen berechtigten Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen einsehen und bearbeiten.
Zusätzlich zur Verschlankung und Optimierung der unternehmensinternen Prozesse sorgt der digitale Posteingang auch für eine Reduzierung des Papierverbrauchs. Das senkt zum einen die Kosten und trägt zum anderen auch zu einem nachhaltigen Umgang mit den begrenzten Ressourcen unseres Planeten bei. Da die Daten und Dokumente nicht mehr nur auf Papier, sondern digital verfügbar sind, werden zudem moderne Arbeitsmodelle wie ortsunabhängiges Arbeiten oder die Arbeit aus dem Home Office unterstützt.
Die manuelle Postverteilung fällt gänzlich weg, denn ab jetzt übernimmt alles das Dokumentenmanagementsystem des digitalen Posteingangs. Welche Aufgaben haben Mitarbeiter dabei?
- Eingehende Briefe werden in der Poststelle geöffnet, das Dokument in den Scanner gelegt und damit digitalisiert.
- Die Inhalte und Texte der Unterlagen werden vom Scanner ausgelesen und an das DMS übergeben.
- Das Dokumentenmanagementsystem verarbeitet die Informationen, erkennt dabei automatisch sowohl den Adressaten als auch den Typ des Dokuments, wie eine Rechnung, ein Beleg oder Angebot.
- Über die Metadaten und festgelegten Workflow findet letztlich die digitale Verteilung statt. Sobald das Dokument im digitalen Posteingang des entsprechenden Mitarbeiters eingegangen ist, kann dieser das Postdokument weiterbearbeiten.
Bearbeiten mehrere Mitarbeiter einen Vorgang, lässt sich das entsprechende Dokument im digitalen Posteingang sofort aufrufen. Lästige und vor allem kostenintensive Wartezeiten, bei denen ein Schriftstück erst von Schreibtisch zu Schreibtisch oder gar durch sämtliche Abteilung wandert, entfallen.
Ein digitales Postsystem bietet viele Vorteile und Verbesserungen für Ihr Unternehmen. Sie sind sich dennoch unsicher, ob eine Software zur Verarbeitung vom Briefverkehr in Ihrem Unternehmen Unterstützungsarbeit leisten kann? Sprechen Sie mit uns. Unsere Berater helfen Ihnen gerne unverbindlich weiter. Nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf.
Zusätzlich zur Verschlankung und Optimierung der unternehmensinternen Prozesse sorgt der digitale Posteingang auch für eine Reduzierung des Papierverbrauchs. Das senkt zum einen die Kosten und trägt zum anderen auch zu einem nachhaltigen Umgang mit den begrenzten Ressourcen unseres Planeten bei. Da die Daten und Dokumente nicht mehr nur auf Papier, sondern digital verfügbar sind, werden zudem moderne Arbeitsmodelle wie ortsunabhängiges Arbeiten oder die Arbeit aus dem Home-Office unterstützt.
Gleichzeitig ermöglicht eine automatische Postverteilung die Urlaubsvertretung und entlastet wesentlich den gesamten Betrieb bei krankheitsbedingten Ausfällen. Liegengebliebene Dokumente können schnell zu einer heiklen Angelegenheit werden und mitunter sogar geschäftsschädigend sein. Mit dem DMS gehören diese Sorgen der Vergangenheit an. Selbst wenn ein Mitarbeiter mehrere Wochen ausfällt, wird sämtliche Post direkt und natürlich automatisiert an die Vertretungen weitergeleitet. Verabschieden Sie sich von verpassten Skonti und gebührenpflichtigen Mahnungen.
Ebenso eine besonders vorteilhafte Funktion des Dokumentenmanagements ist das Teilen von Dokumenten. Dies geschieht über das Plug-in agorum core dataroom. Ein einfacher Rechtsklick auf der Maustaste genügt und der Download wird freigeben. Der Link landet als E-Mail beim entsprechenden Empfänger. Gleicher unkomplizierter Arbeitsschritt erfolgt bei der Erstellung eines Upload-Links, über den es möglich wird, Dateien mit sensiblen Kundendaten in das Dokumentenmanagement hochzuladen. Diese sind damit sicher und jeder Mitarbeiter arbeitet stets am richtigen Dokument.
Der digitale Posteingang verfügt ferner über einen internen Messenger. Auf diese Weise können Sie beim Arbeiten an Projekten, Dokumenten oder Akten via Stream mit den anderen Teammitgliedern kommunizieren. Das erspart den oft langwierigen Austausch per E-Mail, wodurch sich Entscheidungswege stark verkürzen. Gleichzeitig lassen sich wertvolle Speicherressourcen sparen, da keine umfassenden Anhänge versendet werden müssen. Ein weiterer Vorteil ist, dass sämtliche Notizen in der Akte selbst gespeichert werden. Die Kommunikation wird chronologisch dokumentiert, sodass bestimmte Arbeitsschritte und Prozesse zu jeder Zeit nachvollziehbar bleiben – selbst für Mitarbeiter, die gerade aus dem Urlaub kommen.
Die Vorteile der Notizfunktion im Überblick:
- Die Notizfunktion in agorum core kann unter anderem bei Kundenakten, Projektakten und Lieferantenakten genutzt werden.
- Eine Abspeicherung erfolgt immer historisch und chronologisch. So lässt sich die komplette Kommunikation nachverfolgen.
- Es müssen keine Speicherressourcen belegt werden.
- Die gesetzeskonforme Archivierung der Daten einer Akte ist sichergestellt.
Integration eines DMS im Unternehmen – das gilt es zu beachten
Der digitale Posteingang kann im Unternehmen in bestehende Prozesse integriert werden. Das volle Potenzial des digitalen Posteingangs kann insbesondere im Zusammenspiel mit einem effektiven Dokumentenmanagementsystem, besser noch einem Enterprise-Content-Management-System genutzt werden. Wie bei allen betrieblichen Veränderungen sollten Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, insbesondere Führungskräfte und Schlüsselpositionen von Beginn an in den Veränderungsprozess zum digitalen Posteingang und DMS mit eingebunden werden.
So kann der tatsächliche Bedarf an dem digitalen Posteingang und die dafür optimalen Lösungen von Beginn an berücksichtigt werden. Ergänzt mit weiteren digitalisierten Prozessen wie einer elektronischen Belegerfassung oder der automatisierten Rechnungslegung können Prozesse so ganzheitlich optimiert werden. Dadurch kann das volle Potenzial des digitalen Posteingangs ausgeschöpft werden, indem auch die nachgelagerten Prozesse im Unternehmen digital transformiert werden.
Hätten Sie gedacht, dass Sie mit einer automatisierten Rechnungslegung und -verarbeitung pro Rechnung knapp 15 Minuten sparen und darüber hinaus den Skontogewinn voll ausschöpfen können?
Wichtig ist dabei vor allem, dass der digitale Posteingang über entsprechende Schnittstellen zu den in den einzelnen Abteilungen genutzten Programmen verfügt. Nur so können die Informationen und Daten aus dem digitalen Posteingang sinnvoll nutzbar gemacht werden. Am besten eignet sich für den digitalen Posteingang eine modulare All-in-one-Plattform wie agorum core. Neben dem digitalen Posteingang sind bereits weitere innovative Funktionen enthalten, welche dank des modularen Aufbaus individuell genutzt werden können.
Eine solche Schnittstelle zeigt sich unter anderem auch mit dem digitalen Posteingang Outlook. Der E-Mail-Dienst arbeitet unkompliziert mit dem DMS agorum core zusammen, was den Vorteil mitbringt, dass E-Mails aus dem digitalen Posteingang sich in Kontexten besser verstehen lassen. Indem sich E-Mails mit direktem Bezug zur jeweiligen Rechnung über Outlook verschicken lassen, wird bei den internen Rechnungsprozessen eine hohe Transparenz geschaffen. Alle Berechtigten sind und bleiben auf dem aktuellen Stand. Auch das DMS für DATEV oder PatOrg erfolgt reibungslos.
Im Vergleich zu Insellösungen mit einzelnen Programmen für verschiedene Anwendungen, wie dem digitalen Posteingang oder speziell programmierte Individuallösungen erhalten Sie mit einer All-in-one-Lösung nicht nur ein perfekt aufeinander abgestimmtes System, Sie behalten auch die Kontrolle über die eigenen Firmendaten. Zudem lässt sich agorum core dank des modularen Aufbaus leicht anpassen und erweitern. So können Sie flexibel auf veränderte Anforderungen reagieren.
Um sich von den Vorteilen eines digitalen Posteingangs in Verbindung mit einem ganzheitlichen ECM-System für Ihr Unternehmen zu überzeugen, nehmen Sie Kontakt mit uns auf. Gerne zeigen wir Ihnen, welche Möglichkeiten und Wettbewerbsvorteile sich durch die Transformation in einen digitalen Posteingang, kombiniert mit einem Dokumentenmanagementsystem und weiteren Anwendungen, für Ihr Unternehmen ergeben können.
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In einer Online-Demo zeigen wir Ihnen live, wie die Zukunft der Digitalisierung Ihres Unternehmens aussehen kann. Kostenfrei und unverbindlich.
Maximieren Sie die Vorteile mit DMS agorum core
Erleben Sie die herausragenden Vorzüge, die DMS agorum core in Zeiten der Digitalisierung bietet. Die automatische Dokumentenerfassung, die eingehende gescannte Dokumente, elektronische Dateien und E-Mails nahtlos in effiziente Workflows leitet, ist nur eine der intelligenten Funktionen dieses Systems. Dank agorum core workflow editor werden sämtliche Geschäftsprozesse digital abgebildet, wodurch Abläufe transparenter und nachvollziehbarer werden. Der Standort spielt keine Rolle – sämtliche Dokumente, Akten und Dateien verschmelzen in einem zentralen System, wodurch sie allen Mitarbeitern zur Verfügung stehen.
Eine zentrale Volltextsuche mit umfassenden Filteroptionen ermöglicht müheloses Auffinden benötigter Informationen. Durch die umfassende Anpassbarkeit lässt sich DMS optimal an individuelle Bedürfnisse und Arbeitsabläufe anpassen – von Dashboards über Automatisierungen bis hin zu Schnittstellen und persönlichen Suchfiltern.
Darüber hinaus unterziehen wir agorum core pro regelmäßig einer gründlichen Prüfung gemäß den IDW Prüfungsstandards IDW PS 880 durch Wirtschaftsprüfer. Dieses Zertifikat gewährleistet, dass unsere Anwender unter fachkundiger Nutzung eine GoBD-konforme Archivierung realisieren können.
Die Vorteile eines digitalen Posteingangs sind nur einen Klick entfernt. Sie haben weitere Fragen zum Thema „Postsendungen digitalisieren“? Nehmen Sie Kontakt zu uns auf. Gerne beantworten wir unverbindlich Ihre Fragen und helfen Ihnen, die richtige Lösung zu finden.