Rechnungen im Briefkasten sind selten beliebt, weder privat noch in Unternehmen. Sie bedeuten oft nicht nur Ausgaben, sondern auch erheblichen Aufwand. Doch mit einem digitalen Rechnungseingang lässt sich dieser Aufwand minimieren und die Prozesse optimieren.
Inhaltsübersicht
Merkmale einer guten Rechnungseingang-Software
In vielen Unternehmen ist die traditionelle Rechnungsverarbeitung immer noch mit hohem manuellen Aufwand verbunden. Analoge Rechnungen landen oft auf dem Schreibtisch, werden manuell geprüft und zur Bezahlung freigegeben. Dieser Aufwand lässt sich mit einem digitalen Posteingang und einem digitalen Rechnungseingang deutlich verringern.
Wie funktioniert der digitale Rechnungseingang?
Bei dieser Methode werden die eingehenden Rechnungen automatisch ausgelesen und die vorhandenen Daten direkt an die betreffende Abteilung weitergeleitet. Durch Einscannen der Papierrechnungen kann in der weiteren Rechnungsbearbeitung mithilfe eines digitalen Rechnungseingangs auf Papier und damit auf ein großes Stück manueller Arbeit verzichtet werden. Im Optimalfall senden Lieferanten Ihre Rechnungen auch schon in digitaler Form zu, was den gesamten Prozess zusätzlich erleichtert.
Dank der Optical-Character-Recognition (OCR), die beim Einscannen zum Einsatz kommt, kann nicht nur das Dokument als solches, sondern auch der Inhalt der Rechnung automatisch erfasst und ausgelesen werden. Somit ermöglicht ein digitaler Rechnungseingang das Erfassen und Zugänglichmachen von Metadaten der einzelnen Rechnungen im System. Es können also positionsgenaue Abgleichungen beispielsweise mit dem Bestell- oder Lieferschein automatisiert erfolgen. Die in dem digitalen Rechnungseingang vorhandenen Daten können anschließend direkt in weitergehende Systeme wie beispielsweise Buchhaltungsprogramme wie DATEV eingespeist werden. Dort ist es dann ebenfalls möglich, Rechnungen digital zu archivieren.
Ein effektiver digitaler Rechnungseingang ist außerdem in der Lage, die eingespielten Prozesse im eigenen Unternehmen möglichst genau abzubilden. So lassen sich beispielsweise vordefinierte Freigabegrenzen einrichten, bei deren überschreiten die Rechnungen automatisch an den jeweils Berechtigten weitergeleitet werden.
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Vorteile eines digitalen Rechnungseingangs
in digitaler Rechnungseingang bietet Ihrem Unternehmen erhebliche Vorteile. Dazu gehört die Beschleunigung und teilweise Automatisierung von Rechnungsprozessen. Es entfällt die Notwendigkeit, Papierrechnungen physisch zwischen Abteilungen zu bewegen, da schlanke digitale Workflows dies übernehmen.
Vorteil Transparenz: In Verbindung mit einem unternehmensweiten Dokumentenmanagementsystem können mithilfe eines digitalen Rechnungseingangs gleichzeitig transparente Workflows generiert werden, die es erlauben, den Bearbeitungsstatus einer Rechnung jederzeit einzusehen. So kann zu jedem Zeitpunkt eine valide Aussage zum aktuellen Stand der Rechnung getroffen werden.
Vorteil Zeitersparnis: Die Prüfung von Rechnungen nimmt einen Großteil der Bearbeitungszeit ein. Dabei geht es vor allem um die inhaltliche Überprüfung im Hinblick auf gelieferte Artikel, Stückzahlen und Rechnungsbeträge, aber auch um die formale Prüfung in Bezug auf das Einhalten der gesetzlichen Pflichtangaben für Rechnungen. Innerhalb eines digitalisierten Rechnungslaufs lässt sich mithilfe eines digitalen Rechnungseingangs ein Großteil der Rechnungsprüfungen automatisieren.
Vorteil Automatisierung: In Verbindung mit einem unternehmensweiten Enterprise-Content-Management-System (ECM-System) wie agorum core kann ein digitaler Rechnungseingang Ihre Rechnungsdaten direkt mit den Daten von Bestellmengen oder Lieferscheinen automatisiert abgleichen. Eine manuelle Prüfung und Freigabe der Rechnung müssen dann nur noch bei durch das System erkannten Abweichungen erfolgen. Durch diese Automatisierung des Rechnungslaufes können Sie auch in Ihrem Unternehmen erheblich Arbeitsaufwand einsparen.
Vorteil Nachhaltigkeit: Durch den Verzicht auf die Arbeit mit Papierrechnungen können die Arbeitsprozesse mithilfe eines digitalen Rechnungseingangs außerdem nachhaltiger gestaltet werden. Papier sowie Druckertinte für unzählige Kopien kann eingespart und wichtige Ressourcen somit geschont werden. Die digitale Verfügbarkeit der Rechnungen unterstützt zudem moderne Arbeitsmodelle wie das Homeoffice oder ortsunabhängiges Arbeiten. Dies führt zu einer gesteigerten Mitarbeiterzufriedenheit, welche dazu beitragen kann, Fachkräfte für Ihr Unternehmen anzuziehen und zu behalten.
Vorteil Sicherheit: Zudem macht ein digitaler Rechnungseingang Ihr Geschäft zukunftssicher. Für Rechnungen in der Zusammenarbeit mit Bund, Ländern und Kommunen in Deutschland gelten bereits seit November 2020 die elektronischen Rechnungsformate ZUGFeRD und XRechnung als Pflicht. Papierrechnungen werden im Zuge der Digitalisierung in Zukunft immer weiter verschwinden.
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Wie implementiert man einen digitalen Rechnungseingang?
Mit agorum core haben Sie verschiedene Optionen für die Umsetzung eines elektronischen Rechnungseingangs: über unsere agorum-Partner oder als maßgeschneiderte Lösung, je nach den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens.
Über agorum-Partner
Die agorum-Partner bieten ebenfalls interessante Lösungen für den digitalen Rechnungseingang. Zum Beispiel unser agorum-Partner GODYO mit ihrem standardisierten InvoiceWorkflow. Die Besonderheit: er kann angepasst werden und ist mandantenfähig. Darüber hinaus unterstützen sie ihre Kunden auch beim Thema Hardware und Infrastruktur. agorum-Partner sind immer eine gute Adresse.
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Verschiedenen Modelle für den Rechnungseingang
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