Automatische Erfassung Ihrer Eingangspost
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Alle Daten automatisch erfassen
agorum core docform hilft Ihnen dabei, die enthaltenen Daten Ihrer Dokumente zu erkennen und sinnvoll abzulegen. Landet zum Beispiel eine Rechnung im Postfach, registriert die Texterkennung nach dem Einscannen alle wichtigen Angaben. Rechnungsnummer, Datum, Preis – Sie bestimmen, was erfasst wird. Alle Informationen werden als Metadaten mit dem Dokument verknüpft. Auf diese Weise können Sie die Rechnung später ganz einfach finden, wenn Sie nach der Rechnungsnummer oder einem beliebigen anderen erfassten Element suchen.
Ablage nach Ihren Vorgaben
Sie legen fest, wohin docform die Dokumente speichert. Lieferscheine einer bestimmten Firma lassen Sie beispielsweise direkt in die zugehörige Zuliefererakte ablegen.
Das Beste dabei? Die automatische Erfassung und Ablage beschränkt sich nicht auf eingescannte Dokumente: Ihren elektronischen Eingang kann docform ebenfalls übernehmen.
Einzelpositionen im Blick
Auch Einzelpositionen lassen Sie von docform positions digitalisieren. Bei langen und unübersichtlichen Stücklisten oder Rechnungen behalten Sie damit den Überblick. Ihre Kostenstelle bekommt bei jeder neuen Rechnung eine Benachrichtigung und kann diese ohne Zeitverlust freigeben. Das hilft bei der Einhaltung von Skontofristen.
Ein Training für dauerhafte Erkennung
Anders als im Sport müssen Sie docform nur einmal trainieren, um es dauerhaft leistungsfähig zu machen. In der grafischen Trainingsoberfläche zeigen Sie mit der Maus einfach, wo auf dem Dokument die Informationen stehen, die Sie erfassen möchten. Das reicht aus, um die Erfassung in Zukunft ohne manuellen Eingriff zu erledigen. Für jeden Dokumententyp ist ein Training notwendig.
Sie behalten die Kontrolle
Manchmal kann es vorkommen, dass docform ein Dokument nicht korrekt auslesen kann. Damit keine fehlerhaften Daten in Ihr Unternehmen gelangen, gibt es das docform audit. Hier finden Sie zentral alle Dokumente, die manuell überprüft werden müssen. Auf einen Blick sehen Sie alle notwendigen Informationen und können gegebenenfalls Korrekturen mit wenigen Klicks vornehmen.
Automatische formelle Prüfung
Die zeitraubende Kontrolle Ihrer Eingangspost können Sie Ihren Mitarbeitern in Zukunft abnehmen. docform verify rechnet sofort nach, ob alle Einzelpositionen korrekt verrechnet sind oder die Mehrwertsteuer richtig ausgewiesen ist. Auch ein Abgleich der abgerechneten Leistungen mit den Angaben auf dem Lieferschein ist möglich. Stimmt etwas nicht, werden auch diese Dokumente ins audit verschoben.
Dokumente schnell trennen
Wenn Sie verschiedene Dokumente in einem Stapel einscannen, übernimmt docform die digitale Trennung. Zwischen den einzelnen Dokumenten müssen Sie nur eine Trennseite platzieren oder den Beginn einer neuen Rechnung markieren. Nach dem Scan erkennt docform automatisch, welche Seiten zusammengehören. In der Nutzeroberfläche kontrollieren Sie nur noch, ob alles in Ordnung ist.
Machen Sie mehr aus Ihrem Eingang
Anstatt Ihre Eingangspost von Hand zu sortieren und abzulegen, digitalisieren Sie Ihre Prozesse mit agorum core docform. Das spart nicht nur Zeit, sondern bringt weitere Vorteile mit sich: Anfallende Kosten können live überwacht werden, Mitarbeiter haben alle nötigen Informationen immer zur Hand, und wichtige Dokumente lassen sich jederzeit wiederfinden.
Damit verschaffen Sie sich einen echten Vorsprung.
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