Angebote, Aufträge, Rechnungen und andere Unterlagen – in Unternehmen aller Branchen kommen teilweise Unmengen an Papieren zusammen. Bei diesen den Überblick und eine effektive Ordnung zu behalten, erfordert eine Menge Aufwand und auch Zeit. Mit einem effizienten Dokumentenmanagementsystem, auch DMS genannt, kann dieser minimiert und die internen Prozesse optimiert werden.
Inhaltsübersicht
Ein Dokumentenmanagementsystem – kurz DMS – bezeichnet eine Plattform, auf der alle im Unternehmen anfallenden Dokumente digital abgelegt, geordnet und erreichbar gemacht werden können. Durch die digitale Dokumentenablage entfallen analoge Arbeitsschritte für die Erstellung, Bearbeitung, Archivierung und Suche nach Dokumenten. Dank eines Dokumentenmanagementsystems können alle im Unternehmen genutzten Dokumente digital verwaltet werden.
Durch die Speicherung der Dateien an einem zentralen Ort, wie dem DMS, können die Daten und Informationen zudem jederzeit ortsunabhängig verfügbar gemacht werden. So wird die tägliche Arbeit und der Umgang mit Dokumenten durch die Nutzung einer effizienten DMS-Software vereinfacht. Durch das DMS können Arbeitsschritte beschleunigt und Prozesse verschlankt werden. Gleichzeitig lassen sich einzelne Arbeitsschritte wie die Archivierung oder Löschung einzelner Dokumente automatisieren.
Alle Daten und Informationen zentral verfügbar
Was bringt ein Dokumentenmanagementsystem?
Die digitale Transformation durch das DMS des Dokumentenhandlings kann für Unternehmen aber auch Privatpersonen allerlei Vorteile mit sich bringen. Das Hauptziel dabei ist es, den Arbeitsaufwand zu verringern und dadurch wertvolle Arbeitszeit einzusparen. In Kombination mit einem digitalen Posteingang und einer automatisierten Rechnungslegung lassen sich Arbeitsprozesse weiter verschlanken.
Die einheitliche Archivierung und Ablage aller Dokumente an einem zentralen Ort erleichtert es Mitarbeitern nicht nur, diese am richtigen Ort abzuspeichern. Gleichzeitig wird auch die Suche nach Dokumenten vereinfacht. Dabei lässt sich nicht nur nach dem Namen eines Dokumentes suchen, sondern auch die Suche nach Metadaten und eine Volltextsuche sind möglich. Zudem arbeiten alle Mitarbeiter immer mit der aktuellsten Version eines Dokumentes, da dieses zentral verwaltet wird. Dank der automatischen Versionierung von Dokumenten können vorangegangene Änderungen an einem Dokument dennoch jederzeit eingesehen werden.
Ein weiterer Vorteil einer zentralen Dokumentenmanagementsoftware ist der rechtssichere und Compliance-konforme Umgang mit Dokumenten aller Art. Eine revisionssichere Archivierung der Dokumente im Unternehmen ist spätestens seit Einführung der DSGVO ein wichtiger Punkt in jedem Unternehmen. Vor allem sensible und personenbezogene Daten lassen sich durch die integrierte Berechtigungsvergabe innerhalb eines Dokumentenmanagementsystems rechtskonform verarbeiten.
Auch moderne Arbeitsmodelle wie das Homeoffice oder ortsunabhängiges Arbeiten lassen sich mit einer effizienten Dokumentenmanagementsoftware problemlos umsetzen. Auf die zentral abgelegten Dokumente lässt sich von nahezu jedem Ort problemlos zugreifen. Dadurch kann die Mitarbeiterzufriedenheit erhöht und die Produktivität gesteigert werden. Eine digitale und zentralisierte Dokumentenverwaltung ermöglicht es den Mitarbeitern, flexibel und effizient zu arbeiten, unabhängig davon, ob sie im Büro, von zu Hause oder unterwegs tätig sind. Die Möglichkeit, jederzeit und von überall auf wichtige Dokumente zugreifen zu können, fördert nicht nur die Zusammenarbeit im Team, sondern auch die schnelle Reaktion auf Kundenanfragen und geschäftliche Anforderungen. So trägt eine durchdachte DMS-Implementierung maßgeblich zur Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens bei.
„Sparen Sie zehn Schritte am Tag für zwölftausend Mitarbeiter. Damit erhalten Sie 50 Meilen an überflüssiger Handarbeit und vergeudeter Energie, die eingespart werden können“,
sagte schon Henry Ford.
Die Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems im Überblick
- Alle Dokumente sind zentral erfasst.
- Daten werden in einem System konsistent gebündelt und sind überall verfügbar.
- Unternehmensprozesse, von Rechnungsverarbeitung über den Posteingang bis hin zum Urlaubsantrag, werden digital abgebildet.
- Zahlreiche wiederkehrende Aufgaben lassen sich automatisieren.
- Mit nur einer Suchanfrage lassen sich alle Unterlagen ohne Umwege finden – von Dokumenten über Anhänge bis hin zu Vorgängen.
- Das Dokumentenmanagementsystem stellt eine Vielzahl von Schnittstellen sicher.
Mit dem Dokumentenmanagementsystem agorum core werden Mitarbeiter umfassend entlastet und die Fehlerquote sinkt erheblich. Gleichzeitig reduzieren sich Wartungs- und Betriebskosten beim Einsatz zahlreicher Systeme. Das Dokumentenmanagementsystem lässt sich maßgeschneidert den Ansprüchen Ihres Unternehmens anpassen und bleibt dennoch updatefähig. Durch die vielen Schnittstellen setzen Sie das Dokumentenmanagementsystem einfach da ein, wo Sie es wirklich brauchen. Gleichzeitig behalten Sie die volle Kontrolle über Ihre Daten. Nutzen Sie jetzt die Vorteile von agorum core in der Open Source Dokumentenmanagement Variante und upgraden Sie, sobald Sie mehr wollen, auf agorum core pro. Bei uns bleiben Sie jederzeit flexibel.
Modernste KI Technologie im Dokumentenmanagementsystem (DMS)
Neuerung mit KI-gestütztem agorum core: agorum führt bahnbrechende KI-Funktionen ein, die die Art und Weise, wie Unternehmen Dokumentenmanagement betreiben, revolutionieren. In der ersten Veröffentlichung können Sie folgende KI-Funktionen nutzen:
- Eine der Hauptneuerungen ist die Integration einer Chatfunktion für Benutzer. Diese ermöglicht es den Benutzern, direkt mit der KI zu interagieren und Texte erstellen zu lassen. Die KI steht im Chat zur Verfügung und kann präzise Antworten liefern, indem der Benutzer Dokumente mitschickt, auf die sich die gestellten Fragen beziehen.
- Darüber hinaus wird eine JavaScript-API für Entwickler bereitgestellt, um die KI nahtlos in verschiedene Prozesse zu integrieren. Dies ermöglicht eine flexible Einbindung der KI-Funktionen in Anwendungen und die Entwicklung individueller Lösungen.
- Ebenfalls bemerkenswert ist die Möglichkeit, die KI als Workflow-Knoten zu verwenden. Unternehmen können die KI direkt in automatisierte Abläufe einbinden, um Arbeitsabläufe zu optimieren und die Effizienz zu steigern, was zu einer noch effektiveren Nutzung des agorum core führt.
Wie komme ich zu einem Dokumentenmanagementsystem? Was kostet mich das?
Die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems ist mit einer umfassenden Planung verbunden und lässt sich nicht ohne Weiteres von heute auf morgen umsetzen. Doch mit der Checkliste von agorum erhalten Sie einen professionellen 5-Schritte-Plan, mit dem sich ein DMS in Ihrem Unternehmen auf dem einfachsten Wege etablieren lässt.
Dafür sollten Sie sich zunächst Gedanken über den Status Quo Ihres Unternehmens machen. Welche Abteilungen würden von einem DMS profitieren? Wo sehen Sie Optimierungsbedarf in den Prozessen? Vor allem dokumentenzentrierte Workflows zählen hier zu den häufigsten Prozessen, die einen erheblichen Produktivitätsgewinn erzielen können. Beziehen Sie an dieser Stelle auch gerne Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen mit ein, um den tatsächlichen Handlungsbedarf direkt im Arbeitsalltag zu identifizieren.
Als nächstes gilt es zu klären, in welchem Zeitraum das DMS im Unternehmen eingeführt werden soll. Denken Sie hier vor allem mit Weitblick. Denn auch, wenn Sie heute noch keine Notwendigkeit eines Dokumentenmanagementsystems sehen, kann eine solche Software in der Zukunft relevant für Sie werden. Dabei müssen Sie beachten, dass die Umsetzung teilweise einige Monate in Anspruch nehmen kann und Sie deswegen besser heute als morgen mit der Planung beginnen sollten. Gerne unterstützen wir Sie hierbei und finden die für Sie optimale DMS-Lösung.
Im dritten Schritt werden die Integrationspunkte ermittelt. Das heißt, Sie überlegen sich an welchen Stellen ein Dokumentenmanagementsystem Ihnen unter die Arme greifen kann. Klassische Schnittstellen sind zum Beispiel im digitalen Rechnungs- und Posteingang, im Vertragsmanagement oder auch im Mitarbeiter Onboarding zu finden.
Sobald Sie Ihre Ansprüche an ein DMS erarbeitet haben, müssen Sie noch den für Sie passenden Anbieter wählen. Selbstverständlich gibt es mittlerweile zahlreiche Anbieter auf dem Markt, doch mit agorum haben Sie einen Partner an Ihrer Seite, der Ihnen dank agorum core viel mehr als nur ein Dokumentenmanagementsystem ermöglicht. In der Open-Source-Software können Sie all Ihre Unternehmensinformationen in einem umfassenden Datenknotenpunkt sammeln, tägliche Arbeitsprozesse optimieren und Integrationsmöglichkeiten zu anderen Anwendungen effizient nutzen.
Im letzten Schritt stellen Sie sich mit Sicherheit die Frage: „Was kostet mich ein DMS?“. Mit agorum core open haben Sie die Möglichkeit unser DMS kostenlos zu nutzen. Die pro Version ist sowohl on-premises als auch in der Cloud ab monatliche 138€ erhältlich. Wie und von welchen Einsparungen Sie ungefähr profitieren können, erfahren Sie in unserem Schnittstellenkostenrechner. Selbstverständlich handelt es sich bei der Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems nichtsdestotrotz um eine Investition. Damit sich diese richtig lohnt und Sie das DMS produktionsgewinnend nutzen können, sollten Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen an regelmäßigen Schulungen teilnehmen. Außerdem bietet es sich an einige Woche nach der ersten Einführung eine Nachanalyse durchzuführen und möglicherweise am Dokumentenmanagementsystem variable Nachjustierungen vorzunehmen.
Sollten Sie noch Fragen haben erhalten Sie weitere Preisinformationen über das agorum core DMS auch in einem persönlichen Beratungsgespräch. Kontaktieren Sie uns dafür gerne!
Sie möchten wissen, wie ein Dokumentenmanagementsystem Ihre Unternehmensperformance verbessert? Dann nehmen Sie Kontakt mit uns auf. Gerne beraten wir Sie unverbindlich und individuell.
Die Funktionen eines Dokumentenmanagementsystems
Das Dokumentenmanagementsystem agorum core umfasst eine Vielzahl von Funktionen, die Ihre Unternehmensprozesse grundlegend vereinfachen und erleichtern.
Mit der automatischen Dokumentenerfassung lassen sich gescannte oder elektronische Dokumente oder E-Mails so trainieren, dass diese im Anschluss vollautomatisch erfasst werden. Wie viel und welche Art der Dokumente Sie erfassen wollen, spielt dabei keine Rolle – von Rechnungen über Lieferscheine bis hin zu Bestellungen ist alles möglich.
Bilden Sie mit dem Dokumentenmanagementsystem agorum core Ihre gesamten Geschäftsprozesse digital ab. Welche Vorteile das für Sie hat? Sie erhalten maximale Transparenz, sorgen für eine umfassende Nachvollziehbarkeit und stellen eine erhöhte Schnelligkeit in Ihren Prozessen sicher – und das ganz unabhängig von Arbeitsplätzen.
Statt zwischen unterschiedlichen Systemen hin und her zu springen, bündelt das Dokumentenmanagementsystem alle Daten und Dokumente in einem zentralen System. Mit einer zentralen Suche lassen sich binnen Sekunden alle relevanten Informationen finden, Dokumente bearbeiten, verwalten, erstellen und vieles mehr. Und das in nur einer einzigen Anwendung.
Jedes Unternehmen hat seine eigenen Abläufe und Ansprüche an die Digitalisierung. Das Dokumentenmanagementsystem agorum core wird dieser Tatsache mit der hochgradigen Konfigurierbarkeit gerecht und lässt sich damit effektiv an die Anforderungen der Nutzer anpassen. Einerseits entstehen damit sinnvolle Workflows und anderseits steigen Akzeptanz und Zufriedenheit der Mitarbeiter.
Um die Revisionssicherheit nicht nur anzubieten, sondern auch zu garantieren, wird das Dokumentenmanagementsystem agorum core regelmäßig von einem Wirtschaftsprüfer nach dem IDW Prüfungsstandards IDW PS 880 geprüft. Die Bescheinigung gewährleistet, dass bei sachgerechter Anwendung die Archivierung nach GoBD erfüllt wird.
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Integration eines DMS im Unternehmen – das gilt es zu beachten
Die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems in Unternehmen kann mitunter aufwendig sein. Dafür ist die spätere Arbeitserleichterung umso größer. Um alle wesentlichen Punkte im Zuge der DMS Integration zu beachten, empfiehlt es sich, einen Digitalisierungsbeauftragten zu bestimmen. Dieser kümmert sich um alle Belange rund um die Einführung des digitalen Dokumentenmanagements.
Gleichzeitig sollten die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen aller Abteilungen frühzeitig über die bevorstehenden Veränderungen bzgl. des DMS informiert werden. Mit der Einführung der neuen Software bedarf es zudem einer ausreichenden Qualifizierung der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen durch entsprechende Schulungen. Der Aufwand zur Integration alter, nur in Papierform vorliegender Dokumente in das neue System sollte dabei nicht unterschätzt werden.
Worin unterschiedet sich das Dokumentenmanagementsystem agorum core von anderen DMS?
Es gibt einige wesentliche Unterschiede, die das Dokumentenmanagementsystem agorum core Ihnen im Vergleich zu anderen DMS auf dem Markt mitbringt. Welche das sind?
- agorum core ist eine Open-Source-Software.
- Unser Dokumentenmanagementsystem lässt sich flexibel und tiefgreifend konfigurieren.
- Das DMS System bietet eine zentrale Unternehmenslösung.
Mit dem Dokumentenmanagementsystem agorum core bleiben Sie als Unternehmen dank Open Source unabhängig und behalten zu jederzeit die volle Kontrolle über Ihre gesamten Daten. Durch die hochgradige Konfigurierbarkeit, die unser Dokumentenmanagementsystem agorum core mitbringt, können Ihre individuellen Ansprüche, Vorstellungen und Wünsche effektiv umgesetzt und Funktionen maßgeschneidert entwickelt werden. Dabei bleiben Sie gleichzeitig updatefähig. Statt einer Vielzahl von unterschiedlichen Systemen bietet das Dokumentenmanagementsystem agorum core eine All-in-one-Lösung für Ihr Unternehmen, in dem Sie sämtliche Geschäftsprozesse digital abbilden können. Anwender greifen auf eine einheitlich organisierte Quelle zurück und es müssen weniger Schnittstellen oder andere Software gepflegt oder gewartet werden. Mit der Zentralisierung anhand des Dokumentenmanagementsystems reduzieren sparen Sie sich Aufwand, Zeiteinsatz, Ressourcen und Kosten.
Für wen eignet sich das Dokumentenmanagementsystem agorum core? Da es heute in jeder Branche und in jedem Unternehmen wichtig ist, mit der täglichen Masse an Informationen und Daten richtig umzugehen, Unterlagen und Dokumente jederzeit abrufbar zu machen und Geschäftsprozesse sicherzustellen, ist das Dokumentenmanagementsystem für jeden Bereich eine effektive Lösung. Gleichzeitig erfüllt das DMS alle Anforderungen an Datenschutz und Revisionssicherheit, sodass Betriebe ihren Pflichten ohne Aufwand nachkommen können.
Übersicht agorum core
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Wir beraten Sie gerne auf Ihrem Weg zum Management digitaler Dokumente. Volltextsuche, Workflows und automatische Archivierung sind nur wenige Klicks entfernt.
So managen Sie Ihre Dokumente erfolgreich mit agorum core
Von Personalakten über den automatischen, digitalen Rechnungseingang bis hin zur revisionssicheren Archivierung, digitale Unterschriftenmappen, elektronische Aktenführung und Volltextsuche – das Dokumentenmanagementsystem bietet Ihnen unterschiedliche Funktionen in einer einzigen Softwarelösung, die Sie ganz an Ihrem Bedarf orientiert integrieren können. So wächst agorum core einfach mit Ihrem Unternehmen zusammen mit. In Ihrem eigenen Tempo.
Mit agorum core erhalten Sie nicht nur ein effizientes Dokumentenmanagementsystem für Ihr Unternehmen. Vielmehr bietet Ihnen agorum core ein ganzheitliches ECMS: Enterprise-Content-Management-System. Solche ECM-Systeme gehen noch einen Schritt weiter als bloße DMS. Neben Dokumenten lassen sich mit einem ECM-System wie agorum core auch sämtliche andere Unternehmensinformationen speichern und verarbeiten.
Die DMS-Software ist dabei eine von vielen weiteren Bausteinen des gesamten Systems, welche nahtlos ineinandergreifen. Neben dem Dokumentenmanagement beinhaltet agorum core als ganzheitliche All-in-one-Lösung unter anderem auch ein Mailarchiv, einen automatisierten Posteingang sowie eine automatisierte Rechnungslegung und die Möglichkeit zur Erstellung automatisierter Workflows. Damit lassen sich nicht nur Dokumente, sondern alle Daten und Prozesse eines Unternehmens sicher, ortsunabhängig und kollaborativ bearbeiten.
Dabei setzt agorum core auf eine Open-Source-basierte Software. Diese bietet eine höchstmögliche Datensicherheit und macht Ihr Unternehmen gleichzeitig unabhängig von Herstellern, Sicherheitslücken, Backdoors und Folgekosten.
Um das Dokumentenmanagementsystem agorum core bei Ihnen zu integrieren und zu etablieren, arbeiten wir gemeinsam innerhalb vieler kleiner Sprints an Ihrem Projekt, die nacheinander umgesetzt zum Ziel führen und so das beste Endergebnis sicherstellen. Nach jeder Umsetzung beurteilen Sie, ob die jeweilige Funktion für Sie passt, sodass wir bei Bedarf flexibel darauf reagieren können. So entsteht nach und nach Ihr perfektes Dokumentenmanagementsystem.
FAQ
Ein Dokumentenmanagementsystem, das kurz als DMS bezeichnet wird, ermöglicht als Plattform die digitale Ablage und Organisation von zahlreichen Dokumenten, die täglich in Unternehmen anfallen. Auf den zentralen Ablageort können alle berechtigten Mitarbeiter zugreifen und die dortigen Dokumente managen. Ein Dokumentenmanagementsystem erleichtert die Erstellung, Bearbeitung, Archivierung und Suche nach Dokumenten.
Mittels eines digitalen Dokumentenmanagements können Daten und Informationen ortsunabhängig für jeden, der dazu berechtigt ist, verfügbar gemacht werden. Eine Vielzahl von Prozessen lassen sich so deutlich verschlanken und sparen einem Unternehmen neben Zeit und Aufwand auch erheblich Kosten ein. Darüber hinaus übernimmt ein Dokumentenmanagementsystem wichtige Arbeitsschritte automatisiert, darunter die Archivierung und Zuordnung von Dokumenten.
Bei der Wahl einem geeigneten Dokumentenmanagementsystems kommt es auf die persönlichen Ansprüche an. Das Dokumentenmanagementsystem agorum core beispielsweise lässt sich durch den hohen Grad an Individualisierbarkeit auf die Anforderungen eines Unternehmens maßschneidern und bleibt gleichzeitig updatefähig. Ferner bringt das DSM umfassende Schnittstellen mit, sodass sich die Einbettung in die bisherige IT-Infrastruktur einfach gestaltet. Da agorum core als Open Source Dokumentenmanagement entwickelt wurde, behalten Kunden jederzeit die volle Kontrolle über ihre Daten. Mit dem Dokumentenmanagementsystem gelingt es ein stabiles Dokumentenmanagement zu etablieren und gleichzeitig flexibel zu bleiben.
Ein Dokumentenmanagementsystem sollte Unternehmensprozesse unterstützen, vereinfachen und erleichtern. Wichtige Funktionen eines DMS sind unter anderem die automatische Dokumentenerfassung, die digitale Abbildung der gesamten Geschäftsprozesse, eine umfassende Nachvollziehbarkeit aller Arbeitsschritte, die Bündelung aller Daten und Dokumente in einem zentralen System, eine umfangreiche Suchfunktion und die Sicherstellung einer revisionssicheren Archivierung. agorum core bringt neben all diesen Funktionen zusätzlich eine hohe Konfigurierbarkeit mit.
Grundsätzlich ist ein strukturiertes Vorgehen bei der Implementierung wichtig. Obwohl der Aufwand im Vorfeld umfangreicher ausfallen kann, ist die Arbeitserleichterung später umso größer. Beachten Sie folgende Punkte bei der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems:
- Ernennen Sie einen Digitalisierungsbeauftragten
- Informieren Sie rechtzeitig Ihre Belegschaft
- Stellen Sie eine Qualifizierung der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen mit entsprechenden Schulungen sicher
- Planen Sie im Anschluss ausreichend Zeit für die Digitalisierung aller in Papierform vorliegender Dokumente ein.
Selbstverständlich unterstützen Sie die Experten von der agorum Software GmbH in allen Phasen der Einführung des Dokumentenmanagementsystems agorum core.
In Zuge der Digitalisierung nimmt die digitale Transformation einen bedeutenden Stellenwert ein. Ein Dokumentenmanagementsystem hat das Ziel diese Prozesse zielorientiert zu unterstützen, den Aufwand zu verringern sowie Arbeitsschritte zu verschlanken. Viele wiederkehrenden Aufgaben können automatisiert werden, was wiederum Arbeitszeit spart. Die frei gewordenen Kapazitäten lassen sich so wieder für die Kernaufgaben des Unternehmens nutzen. Mit dem Einsatz eines DMS gelingt der nächste Schritt in die digitale Zukunft und legt das Fundament für Wachstum, Entwicklung und Umsatzsteigerung.
Diese entscheidenden Vorteile bring Ihnen ein Dokumentenmanagementsystem wie agorum core mit:
- Zentrale Erfassung aller Dokumente
- Gebündelte Daten in einem System
- Zugriffe sind ortsunabhängig möglich, auch von Mitarbeitern im Home-Office
- Digitale Abbildung jeglicher Unternehmensprozesse
- Automatisierung von wiederkehrenden Aufgaben
- Einfache Suchanfragen zum schnellen Auffinden von Dokumenten
- Vielzahl von Schnittstellen
- Revisionssichere Archivierung
Der Markt an unterschiedlicher Dokumentenmanagementsystemsoftware ist groß. Bei agorum core genießen Sie im Unterschied den Vorzug, dass es sich um eine Open-Source-Software handelt, die sich flexibel und tiefgreifend konfigurieren lässt, aber immer updatefähig bleibt. Damit bietet das DMS aus unserem Haus eine individuell planbare und zentrale All-in-one-Unternehmenslösung. Sie bleiben gleichzeitig unabhängig und behalten die volle Kontrolle über Ihre Daten. Zudem ist das Dokumentenmanagementsystem für nahezu jede Branche und Betrieb geeignet, wo täglich zahlreiche Informationen und Daten verarbeitet, organisiert, verwaltet und ableget werden müssen.