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Ablauf einer elektronischen Signatur

Hinweis: Diese Dokumentation bezieht sich auf die aktuellste Version des Plugins agorum core insign. Aktualisieren Sie das hier beschriebene Plugin, um die Dokumentation verwenden zu können.

Ablauf des Signaturprozesses mit inSign

Sie können sich den Ablauf des Prozesses für die Signatur eines Einzeldokuments mit einer Signaturanforderung bei inSign wie folgt vorstellen:

  1. Der Prozess beginnt mit der Signaturanfrage, die vom System agorum core initiiert wird. In diesem Schritt wird ein PDF-Dokument ausgewählt, das zur elektronischen Signatur vorbereitet werden soll.
  2. agorum core übermittelt die Signaturanfrage an die Signatursoftware inSign. Diese Anfrage enthält wichtige Informationen, optional einschließlich der E-Mail-Adressen der Personen, die das Dokument elektronisch signieren sollen, und der Position der Signaturen auf dem Dokument. Alternativ können diese Informationen auch in der inSign-Oberfläche für Einzeldokumente angegeben werden.
  3. inSign übernimmt die Verantwortung für die elektronischen Signaturen inkl. des Versands von E-Mails an die angegebenen Personen. Diese E-Mails enthalten Links oder Anweisungen, wie die Empfänger das Dokument elektronisch signieren können.
  4. Die Empfänger der E-Mails führen den elektronischen Signaturprozess in inSign durch.
  5. agorum core ist so konfiguriert, dass der Status der Signaturanfragen in inSign regelmäßig überprüft wird. Dies geschieht, um festzustellen, ob die angeforderten Unterschriften bereits geleistet wurden.
  6. Sobald agorum core erkennt, dass Dokumente elektronisch signiert wurden, werden die signierten Dokumente von inSign abgeholt.
  7. Die signierten Dokumente stehen in agorum core zur weiteren Verwendung bereit. Dies kann die Archivierung, Weiterverarbeitung oder andere geschäftliche Anwendungen umfassen.
  8. Sollte ein Unterzeichner die Signatur in inSign abgelehnt haben, erhält der Initiator der Signaturanfrage zum einen eine E-Mail von inSign, die auch den Grund der Ablehnung enthält. Zum anderen erkennt agorum core, dass der Signaturprozess abgebrochen wurde und zeigt einen entsprechenden Status. Für das Dokument kann erneut eine Signaturanfrage erstellt werden.

In agorum core können Sie außerdem Workflows entwickeln, durch die Dokumente mit Angabe der E-Mail-Adressen der Unterzeichner und Angabe der Position der Signaturen im Dokument automatisch an inSign zur Signatur übermittelt werden.