ACLs/Berechtigungen im Workflow setzen

Über ACLs steuern Sie die Rechte eines Workflows und bestimmen, wer was mit einem Workflow machen darf. Neben allgemeinen ACLs, die bestimmte Bereiche im Workflow 3.0 steuern, existieren auch ACLs pro erstelltem Workflowprojekt und pro Workflow an sich.

Allgemeine ACLs

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Pro Thema existiert eine ACL:

• Workflows entwickeln
• Filter in der Suche
• Workflows einsehen
• Workflows starten

So finden Sie die ACLs für Workflows:

1. Öffnen Sie links in der Seitenleiste Administration und dann ACLs/Rechte.
2. Öffnen Sie den Pfad:

   acw
   

Workflows entwickeln

ACL	Benutzergruppe/Beschreibung
ACL_acw_base	GRP_acw_administrators
ACL_agorum core workflow editor	In diesem ACL ist die Benutzergruppe GRP_acw_administrators enthalten. Die ACL ACL_agorum core workflow editor gilt auch für Administratoren. Um den Editor für Administratoren zu aktivieren, nehmen Sie den jeweiligen Benutzer / Administrator in die Benutzergruppe GRP_acw_administrators auf. Die ACL definiert, wer den Workflow-Editor verwenden darf. Benutzer, die in dieser ACL gesetzt sind, dürfen zusätzlich alle Workflows einsehen, die aktiv oder abgeschlossen sind, und haben Vollzugriff auf das gesamte System, sobald ein Knoten eine Aktion durchführt. Existiert in Ihrem System kein roi (Super-Administrator), sondern nur normale Administratoruser, müssen Sie diese als Mitglieder in die obige Benutzergruppe GRP_acw_administrators einfügen. Achtung: Unberechtigter Zugriff durch ACL. Die ACL ermöglicht den Zugriff auf das gesamte System, wenn Sie einen Knoten im Workflow mit erhöhten Rechten konfiguriert haben. Setzen Sie diese ACL nur bei Administratoren.

Filter in der Suche

ACL	Benutzergruppe
ACL_acworkflow_default_filter	World

Diese ACL definiert, wer die Workflow-Filter in der Suche verwenden darf. Im Standard dürfen alle Benutzer die Filter einsehen.

Allgemeine Suchfilter, die bei mehreren Knoten greifen

Diverse Knoten teilen sich gemeinsame Suchfilter. In der folgenden Tabelle finden Sie eine Auflistung, um den entsprechenden Suchfilter für Ihre Benutzer freizuschalten:

Name des Suchfilters	Beschreibung und zugehörige Knoten	ACL
Fehlgeschlagene Exportdateien	Zeigt alle Objekte, deren DATEV-Export gescheitert ist. Bestandteil folgender Knoten: DATEV XML-Schnittstelle online DATEV-Buchungsstapel für mehrere Rechnungen erstellen DATEV-Buchungsstapel erstellen	ACL_agorum.accounting
Zum Sammeln markierte Dokumente	Zeigt alle Objekte, die durch die folgenden Knoten zum Sammeln markiert worden sind. Diese Knoten setzen Sie etwa ein, um Rechnungen über einen bestimmten Zeitraum zu sammeln und aus diesen dann eine Exportdatei für etwa DATEV zu erstellen. Bestandteil folgender Knoten: Objekte für Sammlung markieren Objekte als gesammelt markieren Objekte sammeln und Daten laden	ACL_agorum.accounting

Workflows einsehen

ACL	Benutzergruppe
ACL_acworkflow_view	World

Diese ACL definiert, wer die Workflows in der Bedienoberfläche ansehen darf. Dazu gehören:

• die Detailansicht eines Objekts (inklusive Registerkarte Übersicht)
• die Historie eines Workflows
• die Eingabeoberfläche eines Workflows

Grundsätzlich kann ein Benutzer jedoch lediglich die Workflows einsehen, an denen er als aktiver Bearbeiter oder als Betrachter beteiligt war.

Workflows starten

ACL	Benutzergruppe
ACL_acworkflow_start	World

Diese ACL definiert, wer Workflows starten darf (sowohl über das Kontextmenü eines Objekts als auch über die Kopfleiste).

Workflows bearbeiten /übernehmen

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Folgende Regeln gelten für alle Administratoren (Super-Administrator roi ausgenommen):

• Ein Administrator kann im Standard keine Workflows bearbeiten oder übernehmen, solange er nicht selbst Bearbeiter, Beobachter oder Vertreter ist.
• Damit ein Administrator Workflows zumindest einsehen kann, muss er der Benutzergruppe GRP_acw_administrators zugeordnet sein. Er kann damit jedoch keine Workflows bearbeiten oder übernehmen.
• Nur der Super-Administrator roi kann im Standard Workflows einsehen, bearbeiten und übernehmen.

Einzelne Workflow-Konfigurationsprojekte berechtigen

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Möchten Sie ein einzelnes Workflow-Konfigurationsprojekt berechtigen, sodass ein Benutzer nur die enthaltenen Workflows dieses Konfigurationsprojekts sehen oder starten kann, existiert pro Konfigurationsprojekt eine eigene ACL. Das System legt die ACL zu diesem Konfigurationsprojekt automatisch an, sobald Sie es erstellt haben.

So finden Sie die ACL zu einem Konfigurationsprojekt:

1. Öffnen Sie links in der Seitenleiste Administration und dann ACLs/Rechte.
2. Öffnen Sie den Pfad:

   <Workflowname>

Beispiel

• Sie haben ein Konfigurationsprojekt mit dem Namen Aufgabenworkflows angelegt.
• Sie finden die dazugehörige ACL unter:

Seitenleiste > Administration > ACLs/Rechte > Aufgabenworkflows

Einen einzelnen Workflow berechtigen

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Auch einzelne spezifische Workflows können Sie berechtigen. Das ist etwa sinnvoll, wenn nur eine bestimmte Abteilung Zugriff auf den Workflow haben soll oder bestimmte Personen.

Zu diesem Zweck existiert im Abschnitt Einstellungen des Workflows die Option ACL verwenden/erzeugen. Im Standard, d. h. wenn Sie einen Workflow erstellen, ist diese Option deaktiviert.

Setzen Sie hier den Haken, wird beim Deployen automatisch die angezeigte ACL erzeugt, das den Namen des Workflows trägt, damit Sie die ACL beim Berechtigen von Benutzern oder Benutzergruppen einfacher finden und sie sich zum Workflow zuordnen lässt. Sie können die vorgeschlagene ACL auch beliebig ändern, indem Sie den Cursor in das Feld setzen und den Eintrag ändern oder eine bereits vorhandene ACL aus der Liste wählen.

Möchten Sie einen Workflow exportieren, um ihn in einem anderen agorum core-System einzuspielen, wird diese ACL im Zielsystem ebenfalls automatisch erstellt.

So finden Sie die automatisch angelegte ACL im System:

1. Öffnen Sie links in der Seitenleiste Administration und dann ACLs/Rechte.
2. Öffnen Sie den Pfad:

   <Workflowprojekt>