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Mit Workflows arbeiten
Workflows bestehen aus mehreren Arbeitsschritten bzw. Aufgaben, die einen gesamten Prozess innerhalb eines Unternehmens darstellen. Mithilfe von Workflows in agorum core laufen Ihre Prozesse stark vereinfacht und nahezu automatisiert ab. Die Aufgaben innerhalb eines Workflows können unterschiedliche Bearbeiter haben. In der Bedienoberfläche für Workflow-Aufgaben sehen Sie standardmäßig die Aufgaben, die Ihnen zugewiesen sind. Außerdem können Sie über einen Filter die Liste der angezeigten Workflow-Aufgaben verändern und sich auch die Aufgaben anderer Bearbeiter anzeigen lassen, wenn Sie für die Aufgaben berechtigt sind.
Workflows öffnen
Sie können den Workflow über eine Bedienoberfläche einsehen und mit diesem arbeiten, nachdem einer Ihrer Administratoren einen Workflow eingerichtet hat.
- Öffnen Sie links in der Seitenleiste Workflow-Aufgaben.
Die Bedienoberfläche für Workflow-Aufgaben
Die Bedienoberfläche besteht aus den Bereichen:
Vorhandene Workflows einsehen
Auf der linken Seite sehen Sie alle vorhandenen Workflows, die gerade auf Ihre Bearbeitung warten.
- Sie können einen Workflow nur öffnen, wenn er entweder Ihrem Bearbeiter zugeordnet oder für alle Bearbeiter verfügbar ist.
- Workflows anderer Bearbeiter dürfen Sie nur einsehen, wenn Sie Vertreter oder Betrachter eines Workflows sind.
- Klicken Sie einen Workflow mit der linken Maustaste an, um ihn zu öffnen.
- Geben Sie in der Mitte die Daten ein.
Daten eingeben
Geben Sie in der Mitte in den Feldern die Daten ein, etwa Text, oder wählen Sie ein Datum aus.
- Welche Schaltflächen Sie sehen und wie diese lauten, ist vom konfigurierten Workflow abhängig.
- Klicken Sie auf Abgeben, um Ihren Workflow für alle anderen Bearbeiter zur Verfügung zu stellen, siehe Schritt abgeben.
- Klicken Sie auf Übernehmen, um sich einen nicht zugewiesenen Workflow zuzuordnen, siehe Schritt übernehmen.
- Je nach Einstellung, die Ihr Administrator oder Ihre Entwicklung vorgenommen hat, reicht es, nur Daten in die Felder einzugeben, damit Ihnen der Workflow automatisch zugeordnet wird.
Je nach durchgeführter Aktion (abbrechen, bestätigen) verschwindet der Workflow anschließend links aus der Übersicht der vorhandenen Workflows. Sie sehen ihn erst wieder, wenn Sie erneut Daten eingeben müssen.
Einen Arbeitsschritt abgeben
Wenn Sie als Bearbeiter einer Workflow-Aufgabe eingetragen sind, diese Aufgabe aber nicht selbst erleidgen können, etwa weil Sie Urlaub haben, können Sie die Aufgabe abgeben. Gehen Sie wie folgt vor, um einen Arbeitsschritt in einem Workflow abzugeben:
- Öffnen Sie links in der Seitenleiste Workflow-Aufgaben.
Ergebnis: Die Bedienoberfläche öffnet sich und Sie sehen links die Liste der anstehenden Arbeitsschritte. - Markieren Sie den Arbeitsschritt, den Sie abgeben wollen.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Abgeben über der Dateneingabe.
Ergebnis:
• Sie sehen den nächsten Arbeitsschritt innerhalb desselben Workflows, für den Sie zuständig sind.
• Wenn Sie keine weiteren zugeordneten Aufgaben in dem Workflow haben, wird Ihnen der nächste Schritt angezeigt, für den Sie berechtigt sind. Sie können den Arbeitsschritt bei Bedarf übernehmen und bearbeiten.
• Enthält der Workflow keine weitere Schritte, wird Ihnen der aktuelle Schritt weiter angezeigt bis er bearbeitet wird, damit Sie ihn ggf. wieder übernehmen können.
Einen Arbeitsschritt übernehmen
Sie können neben den Ihnen zugewiesenen Workflow-Aufgaben auch Aufgaben sehen, für die Sie die Berechtigung haben. Sie können in den Workflow-Aufgaben die Suchfilter verwenden, um auch Aufgaben anderer Bearbeiter zu sehen oder Aufgaben, die keinem Bearbeiter zugewiesen sind. Das ist etwa nützlich, um Aufgaben eines Kollegen im Krankheitsfall zu übernehmen.
Gehen Sie wie folgt vor, um eine Workflow-Aufgabe zu übernehmen:
- Öffnen Sie links in der Seitenleiste Workflow-Aufgaben.
Ergebnis: Die Bedienoberfläche öffnet sich und Sie sehen links die Liste der anstehenden Arbeitsschritte. - Markieren Sie den Arbeitsschritt, den Sie übernehmen wollen.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Übernehmen über der Dateneingabe.
Ergebnis:
• Sie sind jetzt der Bearbeiter der Workflow-Aufgabe und können die Daten bearbeiten.
Historie einsehen
In der Historie prüfen Sie eingegebene Daten. Klicken Sie einen Eintrag mit der linken Maustaste an.
- Ein Eintrag im Status Aktiv zeigt Ihnen den aktuell gültigen Schritt an. Sie können hier Daten eingeben.
- Grau hinterlegte Einträge mit dem Status Abgeschlossen können Sie auf bereits eingegebene Daten überprüfen. Sie können hier keine Daten eingeben.
- Die bereits eingegebenen Daten erscheinen oberhalb der Historie in Grau.
- Sie sehen nur Einträge, an denen Sie als Bearbeiter oder Vertreter beteiligt waren, oder wenn Ihr Administrator Sie als Betrachter festgelegt hat.
Hinweis: Sie sehen nur Einträge, an denen Sie als Bearbeiter oder Vertreter beteiligt waren, oder wenn Sie von Ihrem Administrator als Betrachter festgelegt wurden.
Objekte einsehen
Auf der rechten Seite sehen Sie angehängte Dateien, die im Workflow vorgesehen sind.
- Ob und welche Objekte Sie sehen, ist vom eingesetzten Workflow abhängig.
- Führen Sie einen Rechtsklick auf den Eintrag aus (im Beispiel Willkommen.pdf), öffnet sich das Kontextmenü, mit dem Sie weitere Aktionen durchführen können.
Registerkarte „Übersicht“ einsehen
Die Registerkarte Übersicht gewährt Ihnen einen Überblick über alle Workflows, in denen das ausgewählte Dokument verwendet wurde.
- Das System zeigt sowohl Hauptworkflows als auch Subworkflows an.
- Doppelklicken Sie einen Eintrag an, um den aktuellen Workflowschritt aufzurufen. Der Workflowschritt öffnet sich in einem neuen Fenster.
- Sie können den Workflow an dieser Stelle als Bearbeiter oder Vertreter bearbeiten oder als Betrachter die Workflowschritte inklusive der Historie einsehen.
- Informationen zu allen anderen Registerkarten finden Sie unter Detailfenster kennenlernen.
Einen Workflow manuell starten
Sie können einen Workflow manuell starten über:
- die Kopfleiste
- das Kontextmenü
Voraussetzungen
- Ihr Administrator muss Sie berechtigt haben.
- Ihr Administrator muss den Workflow eingestellt haben.
Workflows über die Kopfleiste starten
- Klicken Sie in der Kopfleiste auf
und dann auf Workflow > Workflow starten. - Wählen Sie einen Workflow.
- Klicken Sie auf Starten.
Workflows über das Kontextmenü starten
Das Kontextmenü steht Ihnen an diversen Stellen im System zur Verfügung, etwa in der Suche (agorum core information center) oder im agorum core explorer. Sie müssen immer einen Ordner oder ein Dokument anwählen, um einen Workflow starten zu können.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Objekt, etwa eine PDF-Datei.
- Wählen Sie im Kontextmenü Workflow > Workflow starten (mit ausgewähltem Objekt).
- Wählen Sie einen Workflow.
- Klicken Sie auf Starten.
Filter in der Suche verwenden
Über die Suche suchen Sie nach Informationen zu Workflows in Form von Filtern:
Filter „Workflow Aufgaben“
Dieser Filter bietet Ihnen eine Übersicht aller Aufgaben zu aktiven Workflows.
Die gleichen Aufgaben können mehrmals auftauchen, etwa wenn ein Workflow gestartet, aber ein anderer nicht abgeschlossen wurde.
Der Filter gliedert sich links in diverse Suchoptionen auf. Sie suchen so etwa gezielt nach Workflows, die nur Ihnen zugeteilt sind, oder nach Workflows anderer Benutzer.
- Klicken Sie links einen Eintrag an, öffnen sich in der Mitte die dazugehörigen Aufgaben.
- Mit einem Doppelklick auf eine Aufgabe öffnen Sie den jeweiligen Workflow.
Suchoptionen innerhalb des Filters
| Filter | Beschreibung | Beispiel |
|---|---|---|
| Prozess | Name des Workflows | Aufgabenworkflow |
| Prozessschritt | Name der aktuellen Aufgabe | Geben Sie Daten zur Aufgabe ein. |
Filter „Workflow Prozesse“
Dieser Filter bietet Ihnen um eine Übersicht aller Workflows.
Die gleichen Workflows können mehrmals auftauchen, etwa wenn ein Workflow gestartet, aber ein anderer nicht abgeschlossen wurde.
Der Filter gliedert sich links in diverse Suchoptionen auf. Sie können so etwa gezielt nach Workflows in einem bestimmten Status suchen.
- Klicken Sie links einen Eintrag an, öffnen sich in der Mitte die dazugehörigen Workflows.
- Mit einem Doppelklick auf eine Aufgabe öffnen Sie den jeweiligen Workflow.
Suchoptionen innerhalb des Filters
| Filter | Beschreibung | Beispiel |
|---|---|---|
| Prozess | Name des Workflows | Aufgabenworkflow |
Workflow-Aufgaben filtern und an die Kopf- oder Seitenleiste heften
Sie können eigene Filter für Workflow-Aufgaben erstellen und sich diese in die Kopf- oder Seitenleiste hängen.
Gehen Sie wie folgt vor, um einen neuen Filter für Workflow-Aufgaben zu erstellen:
- Klicken Sie in die Suche und auf die Enter-Taste.
- Aktivieren Sie links im Filterbereich die gewünschten Filteroptionen des Filters Workflow-Aufgaben.
- Klicken Sie rechts auf das Symbol
.
Ergebnis: Das System fordert Sie auf, die Suche zu speichern. - Geben Sie einen Namen für die neue Suche ein, etwa Workflow-Aufgaben (individuell).
- Klicken Sie auf Speichern.
- Geben Sie die gewünschten Einstellungen für Benachrichtigungen in der Kopfleiste, der Seitenleiste oder Browser-/E-Mail-Benachrichtigungen ein und speichern Sie die Einstellungen.
Ergebnis: Das System erstellt eine neue Schaltfläche mit dem Namen der gespeicherten Suche.