agorum core basic archive dsgvo

Für welche Version verfügbar?

• agorum core open
• agorum core pro

Hinweis: Diese Dokumentation bezieht sich auf die aktuellste Version des Plugins. Aktualisieren Sie das hier beschriebene Plugin, um die Dokumentation verwenden zu können.

Dieses Plugin enthält alle Einstellungen, die Sie zur Erfüllung der DSGVO benötigen. Dazu gehören verschiedene Dateiaktionen sowie die Nutzung einer Standard-Personalakte, mit der Sie direkt Ihre Anforderungen an eine DSGVO-konforme Ablage von personenbezogenen Informationen umsetzen. Das Plugin haben wir in Zusammenarbeit mit unserem Datenschutzbeauftragten erstellt.

Zusammen mit dem Plugin agorum core basic archive verfügen Sie damit über alle Werkzeuge, die Sie zur Umsetzung der DSGVO und der revisionssicheren Ablage nach GoBD benötigen. Dazu gehören auch Metadaten zur Markierung von DSGVO-relevanten Informationen:

Markierung, dass es sich um personenbezogene Daten handelt
Bezug (etwa Bewerbungsanschreiben)
Verarbeitungszweck (etwa Bewerbung)
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung (etwa Art. 6 Absatz 1 Satz 1 Lit. b DSGVO)
Datenherkunft (etwa Betroffener)
Datenweitergabe (etwa Personalabteilung)
Löschfrist (etwa 2 Monate nach Ablehnung)

Das Plugin installieren/deinstallieren

Das Plugin installieren und deinstallieren Sie über den agorum core plugin manager.

Hinweis: Sie benötigen das Plugin agorum core basic archive, um das hier beschriebene Plugin agorum core basic archive dsgvo installieren zu können.

Metadaten für personenbezogene Daten in agorum core

In agorum core steht ein spezifischer Dokumententyp für personenbezogene Daten zur Verfügung, sobald Sie das Plugin agorum core basic archive dsgvo installiert haben. Sie können diesen Dokumententypen auf jedes Dokument setzen. Er ermöglicht es, Metadaten für jedes abgelegte Dokument zu hinterlegen. Diese Einstellung kann von einem Administrator angepasst werden. Darunter fallen etwa die Möglichkeiten, Felder von optional auf Pflicht zu setzen, Metadaten zu entfernen oder neue hinzuzufügen. Auch weitere Dokumententypen lassen sich frei erstellen.

Metadaten speichern Hintergrundinformationen für jedes Dokument / Objekt in agorum core. Diese sind jederzeit einsehbar und werden unter anderem für die Suche verwendet.

Metadatum	Beschreibung	Beispiele
Personenbezogene Daten	Ja/Nein-Feld, markiert Personenbezogene Daten.	Ja / Nein
Verarbeitungszweck	Zu welchem Zweck sind personenbezogene Informationen im Unternehmen abgelegt?	Bewerbung / Personalakte / Vertragserfüllung / Werbung / Meinungsumfrage / Buchhaltung / Controlling / Qualitätskontrolle
Art der personenbezogenen Daten	Um welche personenbezogenen Daten handelt es sich im Detail?	Lichtbild / Adresse / Lebenslauf / Name / Anschrift / Bankdaten / Notfallkontakt / Geburtsdatum / Telefonnummer / E-Mail-Adresse / Bonität
Datenweitergabe	Welche Abteilung / Mitarbeiter haben Zugriff auf personenbezogene Daten?	Geschäftsleitung / Personalabteilung / Geschäftsleitung & Personalabteilung / intern (Fachbereich)/ extern (Firma) / außerhalb EU (Land, Firma)
Löschfrist	Information, in welchem Zeitrahmen personenbezogene Daten gelöscht werden sollen.	6 Monate nach Ablehnung für das Anschreiben / 2 Monate nach Ablehnung für Zeugnisse und Lebenslauf / 10 Jahre nach Anlegen des Datums / 6 Jahre nach Vertragsbeendigung
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung	Aufgrund welcher Rechtsgrundlage werden personenbezogene Daten verarbeitet?	Art. 6 Absatz 1 Satz 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)/ Art. 6 Absatz 1 Satz 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung oder Vertragsanbahnung) / Art. 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung) / Art. 6 Absatz 1 Satz 1 lit. f DSGVO (Interessenabwägung)
Datenherkunft	Woher stammen personenbezogene Daten?	Betroffener / öffentliche Quellen (etwa Telefonbuch, Handelsregister, usw.) / Adressverlag / Auskunft / Behörden

Hinweis: Sollten Sie weitere Metadaten benötigen, können Sie weitere anlegen.

Bedeutung des Dokumententyps „Personenbezogene Daten“

Legt ein Benutzer ein Dokument in agorum core ab, öffnet sich ein Eingabefenster, in dem der Benutzer angeben kann, ob es sich bei dem Dokument etwa um einen Beleg, einen Bericht oder um personenbezogene Daten handelt. Basierend auf dieser Information öffnet sich ein neues Eingabefenster, in das Benutzer Metadaten eintragen. Bei dem Dokumententyp "Personenbezogene Daten" sind das die bereits oben beschriebenen Metadaten:

Personenbezogene Daten
welche personenbezogenen Daten
Verarbeitungszweck
Rechtsgrundlage für Verarbeitung
Datenherkunft
Datenweitergabe

Personenbezogene Daten ablegen

In agorum core können Sie verschiedene Aktentemplates anlegen. Ein bereits angelegtes Template im agorum core basic archive dsgvo ist die Personalakte. Sollte sich etwa ein Bewerber melden oder wird er eingestellt, kann ein Benutzer aus der Personalabteilung auf den Ordner Personalakte klicken. Dort öffnet sich ein Dialog, der den Mitarbeiter auffordert, den Namen einzutragen. Mit einem Klick auf Enter erstellt das System automatisch folgende Datenstruktur:

Personalakte
- <Eingetragener Name des Mitarbeiters>
  - Adresse
  - Bewerbung
  - Datenschutz
  - Fahrzeug-Führerschein
  - Krankenkasse
  - Kündigung
  - Lohn-Gehalt
  - Mitarbeitergespräch
  - Schriftverkehr
  - Sonstiges
  - Urlaub
  - Verträge
  - Weiterbildung

Nach personenbezogenen Daten suchen

Sie erstellen ihren eigenen Filter in der Suche, um nach personenbezogenen Daten zu suchen.

Wählen Sie oben links neben der Suchleiste den Filter Alles.
Klicken Sie in die Suchleiste und bestätigen Sie mit der Enter-Taste.

Ergebnis: Ein Dialog öffnet sich.
Klicken Sie auf .

Filter erstellen
Geben Sie einen Filternamen ein und wählen Sie als Basiskonfiguration Alles.

Filtername und Basiskonfiguration eingeben

Tipp: Wenn Sie statt Alles den Filter agorum core Basic Archive - Metadaten wählen, bekommen Sie eine Darstellung aller eingegebenen Metadaten pro Objekt.
Wählen Sie links die Filteroptionen für den Filter aus. Klicken Sie dazu auf .

Filteroptionen für
Filter wählen

Tipp: Sie können nicht nur Filteroptionen des Filters Alles wählen, sondern auch aus anderen Filtern, etwa dem Filter agorum core basic archive. Wählen Sie den Filter dazu neben der Suchleiste aus. Die Filteroptionen haben sich nun angepasst, und Sie können diese zu Ihrem neuen Filter hinzufügen.
Wählen Sie den Filter agorum core Basic Archive - Metadaten.
Fügen Sie folgende Filteroptionen hinzu:

• Personenbezogene Daten
• Verarbeitungszweck
• Welche Personenbezogenen Daten
• Datenweitergabe
• Löschfrist
• Rechtsgrundlage der Verarbeitung
• Datenherkunft
Klicken Sie auf , um die Erstellung des Filters abzuschließen.

Filter speichern

Ergebnis: Sie haben einen neuen Filter mit dem Namen DSGVO erstellt. Benutzer können diesen aus der Filterliste wählen und anwenden, um spezifisch nach personenbezogenen Daten zu suchen.

Personenbezogene Daten exportieren

Ihr Administrator oder Entwickler kann einen Filter konfigurieren, dessen Suchergebnis Sie herunterladen können.