Konfigurationsvorbereitung

Bevor Sie aktiv einen docform-Prozess in Ihrem Unternehmen etablieren, ist es wichtig vorab bestimmte Informationen einzuholen. Diese Planung und Vorbereitungsphase ermöglicht es Ihnen, entspannt eine Konfiguration zu erstellen. Denn Sie erfahren dadurch ...

• welche Metadaten es zu erstellen gilt,
• wo ein Dokument abgelegt werden soll,
• welchen Mehrwert Ihrem Unternehmen die ausgelesenen Werten bringen soll.

Schritt 1 - Welche Dokumente sollen digitalisiert werden?

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Bevor Sie einen docform-Prozess im System aufsetzen, empfiehlt es sich zuerst zu erfahren, für welche Dokumente dies denn umgesetzt werden soll.

Stehen beispielsweise Rechnungen, Lieferscheine, Gutschriften und Verträge im Raum, ist es wichtig, diese zum einen zu priorisieren. Zum anderen sollten Sie sich zwingend mit Ihren Kollegen zusammenzusetzen, die in ihrer alltäglichen Arbeit darauf zugreifen, um weitere wichtige Informationen einzusammeln. 

Schritt 2 - Priorisieren

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Der docform-Prozess ist großartig, aber anstatt alles auf einmal zu digitalisieren und automatisch auslesen zu lassen, empfiehlt es sich mit einem Dokument, max. zweien anzufangen. Dies hat vielerlei Gründe:

• Mit zu vielen Dokumentenarten verlieren Sie im schlimmsten Fall als Entwickler den Überblick. Vor allem, wenn man das erste Mal einen docform-Prozess erstellt!
• Ihre Anwender werden vermutlich das Training vornehmen, auch hier ist es einfacher mit einer kleinen Gruppe von Usern zu arbeiten und die Schritte kennenzulernen, als viele Personen plötzlich mit ins Boot zu holen!
• Ihre erste Konfiguration wird vermutlich auf den Kopf gestellt werden, sobald Ihre Anwender diese nutzen. Wünsche und Verbesserungen werden auf Sie zukommen! Wollen Sie wirklich zeitgleich Anpassungen für die Buchhaltung, den Vertrieb oder die Personalabteilung vornehmen? Wir hoffen nicht ...

Priorisieren Sie somit und wählen das Dokument aus, dass entweder am brennensten ist, der Digitalisierungsschritt somit eilt. Oder Sie wählen die Abteilung aus, in der Ihre Kollegen die meiste IT Affinität haben und offen gegenüber von Veränderungen sind.

Schritt 3 - Informationen einholen

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Sie haben nun Ihr erstes Dokument identifiziert. Der nächste Schritt sollte Sie in die entsprechende Abteilung führen. Bleiben wir am Beispiel einer Rechnung. Sie wenden sich somit an Ihre Buchhaltung, um mit Ihren Kollegen über deren Arbeitsalltag zu sprechen, und folgende Informationen zu erhalten:

Wie gelangen die Dokumente in die Firma?

Wie werden Ihnen diese Rechnungen zugeschickt? Erreichen diese Ihren Kollegen per Post, liegen also in Papierform vor? Dann müssen diese eingescannt nach agorum core gelangen. Sie benötigen somit eine Scanner-Anbindung.

Liegen die Dokumente digital vor? Dann können Sie diese per Netzlaufwerk übertragen, oder auch anhand eines Mailadapters die Mails abfangen. Dieses Wissen ist notwendig, um erstmal von docform unabhängige Einstellungen zu aktivieren. 

Metadaten identifizieren

Sie wissen nun, wie Dokumente in Ihr Unternehmen gelangen. Doch welche Informationen von der Rechnung sind eigentlich wichtig?

Hierbei tun Sie sich einen Gefallen, wenn Sie Ihren Kollegen mal über die Schulter schauen. Welche Werte übertragen Ihre Kollegen von einer Rechnung manuell in z.B. eine andere Software? Denken Sie daran, dass es das Ziel sein sollte unseren Kollegen diese Tipperei zu ersparen. Wir vermeiden dadurch Tippfehler und tragen dazu bei, dass diese wesentlich schneller mit Ihren alltäglichen Arbeiten sein werden.

Alles was manuell  in eine Tabelle, oder eine andere Software abgetippt wird und auf der Rechnung steht, kann als Metadatum vom System ausgelesen werden.

Beispielsweise: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Lieferant, Gesammtbruttobetrag, Gesamtnettobetrag. Aber auch Positionen selbst können durch docform ausgelesen werden, genauso wie Tabellenwerte bei Verträgen.

docform Pfad definieren

Um einen docform-Prozess zu ermöglichen, müssen Sie einen speziellen docform-Ordner im System anlegen. Dies ist ein so genannter Aktiver Ordner, dabei schaut agorum core sich diesen Ordner alle paar Sekunden an und leitet dort abgelegte Dokumente an docform weiter.

Dieser Ordner stellt einen internen mit Automatismen versehenen Ordner dar. Wo soll dieser hinterlegt werden?

Unsere Entwickler legen solche Ordner gerne in folgender Struktur an:

Dateien/<Ihr Firmenname> - intern/Rechnungseingang/docform

Ablageort definieren

Wenn eine Rechnung von docform erfasst und alle für uns interessanten Werte ausgelesen wurden, wohin mit diesem Dokument? Die automatische docform Verarbeitung ist abgeschlossen. In der Regel werden die Dokumente, wie unsere Rechnungen, nun archiviert. Doch in welchem Pfad sollen diese abgelegt werden?

Beispielsweise:

Dateien/Lieferanten/<Lieferant>/Eingangsrechnungen/<Jahr der Rechnung>/<Monat der Rechnung>

Sollen die Dokumente in einem Pfad vorliegen, oder in mehreren verlinkt sein?

Beispielsweise können diese Rechnungen zusätzlich in einem Ordner für das Finanzamt hinterlegt werden. Dieser Ordner kann durch den agorum boost für Externe leicht freigeschaltet werden.

Dateien/Lieferanten/<Lieferant>/Eingangsrechnungen/<Jahr der Rechnung>/<Monat der Rechnung>
Dateien/Finanzamt/Eingangsrechnungen/<Jahr der Rechnung>/<Monat der Rechnung>

Eigenschaften der abgelegten Dokumente festlegen

Wenn Sie Ihre Dokumente ablegen, sollen diese umbenannt werden? Sollen diese auf revisionssicher gesetzt sein? Wir können nämlich zu archivierende Dokumente verändern in dem wir diese einheitlich umbenennen. Dies macht großen Sinn, wenn Ihre Dokumente regelmäßig als Scans einlaufen. Aus dem kryptischen Namen ...

SCAN_014521454575875425_456476874214.pdf

.. kann das Dokument zum Beispiel unter Verwendung der ausgelesenen Metadaten in diesem Format dargestellt werden:

Rechnung von <Herkunft> - <Rechnungsnummer> (<Rechnungsdatum)>.pdf

Was wünschen sich hier Ihre Anwender?

Wie dienen Ihnen die ausgelesenen Metadaten?

Der docform-Prozess dient dazu bestimmte Werte aus einem Dokument automatisiert auszulesen. Inwieweit werden diese nun genutzt?

• Dienen diese Werte "nur" zur Ablage?
• Sollen diese Metadaten an eine weitere Software durchgereicht werden? Wenn ja, wie sieht die Schnittstelle dazu aus? Wird eine CSV-Datei oder eine JSON-Datei benötigt? Muss per Rest-API eine Schnittstelle programmiert werden?
• Ist es von großem Interesse Suchmöglichkeiten zu ermöglichen und somit einen agorum core information center Filter zu erstellen?

Je nachdem wir Ihre Antwort ausfallen wird, wissen Sie welche Schritte Sie noch umzusetzen haben, wie Sie das Projekt planen können und welche Hilfe Sie ggfs. benötigen.

Wie groß werden die Dokumente?

Die OCR-Engine, die in agorum core eingebaut ist und in docform zum Einsatz kommt, hat eine Obergrenze, was die Dateigröße betrifft:

20971520 Byte

Ist ein PDF-Dokument größer und soll eingelesen werden, kommt es zu Problemen bei der Verarbeitung bzw. beim Einlesen. Sie sollten sich daher im Vorfeld Gedanken darüber machen, wie groß die Dokumente werden können.

Abhängig davon gibt es zwei Möglichkeiten, wie Sie vermeiden können, dass es zu Probleme beim Einlesen kommt. Welche Möglichkeiten das sind, erfahren Sie in der Dokumentation zur Problemlösung von docform: Dokument kann nicht markiert werden / enthält keine Dokumentinformationen

Wie viele Seiten besitzen meine größten Dokumente?

Schauen Sie sich Ihre größten Dokumente an und schreiben Sie sich die Seitenanzahl heraus. Diese nimmt Einfluss auf zwei Konfigurationseinstellungen:

• Die Notwendigkeit eines docform Trennen-Ordners
• sowie dessen Einstellung.