agorum core patorg basic konfigurieren

In dieser Dokumentation enthalten sind Konfigurationen für Administratoren, die ausschließlich für das Plugin agorum core patorg basic gelten.

Sie müssen zusätzlich in PatOrg Konfigurationen vornehmen.

Hinweis: Alle Konfigurationen aufseiten PatOrg nehmen Mitarbeitende der Firma Brügmann Software GmbH vor.

Die revisionssichere Ablage in agorum core aktivieren

Um Dokumente zu Testzwecken zu übertragen, ist die revisionssichere Ablage im Standard deaktiviert. Dokumente sind jedoch standardmäßig benutzersicher gesetzt (über das Systemflag 524308).

Die revisionssichere Ablage gilt im Standard nur für PDFs und E-Mails, die unter /Dateien/Patorg/ sowie dessen Unterordner liegen. Sie können weitere Dateiendungen in der MetaDB einstellen.
Wenn die revisionssichere Ablage deaktiviert ist, sind Dokumente unterhalb des Ordners /Dateien/Patorg/ trotzdem schreibgeschützt, d. h. weder ein Administrator noch ein Benutzer kann den Inhalt des Dokuments ändern.
Administratoren können schreibgeschützte Dokumente jedoch löschen.
Die Dokumente können verschoben werden.

Damit agorum core neu importierte Dokumente von PatOrg auf revisionssicher setzt, aktivieren Sie die revisionssichere Ablage.

Hinweise:

Wenn ein Dokument auf revisionssicher gesetzt ist, können Sie es so lange nicht mehr löschen, bis das gesetzte Ablaufdatum erreicht ist.
Das gesetzte Ablaufdatum beträgt im Standard 30 Jahre ab dem Erstelldatum des Dokuments in PatOrg (kann jedoch individuell konfiguriert werden).
Die Dokumente werden nur revisionssicher abgelegt, wenn sie von PatOrg aus in den Ordner /Dateien/PatOrg gelegt werden.

Klicken Sie oben in der Kopfleiste auf und dann auf Revisionssicherheit aktivieren.

Ergebnis: Das System:

• erzeugt in der MetaDB das Property-Entry AuditProofActive unter MAIN_MODULE_MANAGEMENT/customers/agorum.PatOrg.basic
• legt neu eintreffende Dokumente ab Aktivierung der Funktion revisionssicher ab
• migriert alle vorhandenen Dokumente unterhalb von /Dateien/Patorg/ und stellt sie auf revisionssicher (über die Hintergrundaktivitäten einsehbar)

Hinweis: Ist das System bereits auf revisionssicher eingestellt, erzeugt es eine Fehlermeldung.

Hinweise:

Wenn Sie die revisionssichere Ablage erst später aktivieren, setzt das System alle zu diesem Zeitpunkt im PatOrg-Order liegenden Dokumente auf revisionssicher. Dies gilt ebenso für Dokumente, die ab diesem Zeitpunkt in den PatOrg-Ordner abgelegt werden.
Wenn Sie nach der Aktivierung die revisionssichere Ablage wieder deaktivieren, gilt die Deaktivierung nur für zukünftige Dokumente. Alle bisher auf revisionssicher gesetzte Dokumente werden nicht erfasst und bleiben revisionssicher.

Die revisionssichere Ablage in agorum core deaktivieren

Sie können die revisionssichere Ablage von Dokumenten deaktivieren.

Die revisionssichere Ablage gilt im Standard nur für PDFs und E-Mails, die unter /Dateien/Patorg/ sowie dessen Unterordner liegen. Sie können weitere Dateiendungen in der MetaDB einstellen.
Wenn die revisionssichere Ablage deaktiviert ist, sind Dokumente unterhalb des Ordners /Dateien/Patorg/ trotzdem schreibgeschützt, d. h. weder ein Administrator noch ein Benutzer kann den Inhalt des Dokuments ändern.
Administratoren können schreibgeschützte Dokumente jedoch löschen.
Die Dokumente können verschoben werden.

So deaktivieren Sie die revisionssichere Ablage in agorum core:

Öffnen Sie links in der Seitenleiste Administration und dann MetaDB.
Öffnen Sie den Pfad:
```
MAIN_MODULE_MANAGEMENT/customers/agorum.PatOrg.basic/settings/AuditProofActive
```
Hinweis: Der Pfad existiert nur, wenn die revisionssichere Ablage bereits aktiviert ist (siehe Die revisionssichere Ablage in agorum core aktivieren).
Doppelklicken Sie auf das Property-Entry AuditProofActive.
Setzen Sie den Wert des Property-Entrys auf false.
Speichern Sie die Änderungen.

Verpflichtende Konfigurationen (in PatOrg)

Die CMIS-Typdefinition einrichten

Richten Sie oder Ihr PatOrg-Ansprechpartner in PatOrg die CMIS-Typdefinition ein, damit agorum core die Metadaten aus den PatOrg-Propertys speichert.

Den agorum core-Benutzer in agorum core pflegen und in PatOrg eintragen

Das Plugin legt bei Installation automatisch den separaten Benutzer ACP_PatOrg in agorum core an.

Der Benutzer:

dient zur Übertragung von Dokumenten aus PatOrg an agorum core
taucht in agorum core in der Registerkarte Objektinfo eines Dokuments als Benutzer auf, etwa bei Erstellt durch

Ändern Sie das Passwort dieses Benutzers, indem Sie den Benutzer bearbeiten.
Tragen Sie die Zugangsdaten des Benutzers (Name des Benutzers sowie dessen Passwort) in PatOrg ein.

Einen anderen Benutzer verwenden

Sie können alternativ jedem PatOrg-Benutzer einen eigenen agorum core-Benutzer zuweisen. Die Zuordnung der Benutzer erfolgt in PatOrg manuell, das Passwort des Benutzers muss in PatOrg eingegeben werden.

Der Benutzer in PatOrg und agorum core benötigt nicht denselben Namen oder dasselbe Passwort, da PatOrg ein Mapping für den Benutzer einrichtet.

Im Standard oder wenn dies für einen Benutzer bisher nicht eingerichtet wurde, wird der Benutzer ACP_PatOrg verwendet.

Hinweis: PatOrg unterstützt kein AdminSync o. Ä., daher kann keine automatische Zuordnung zwischen den Benutzern stattfinden.

Zugangsdaten zum agorum core-Server hinterlegen

Tragen Sie in PatOrg die Zugangsdaten zum agorum core-Server ein, um einen reibungslosen Datenaustausch zwischen PatOrg und agorum core zu gewährleisten.

Optionale Konfigurationen

Weitere Dateiendungen für die revisionssichere Ablage einstellen

Im Standard setzt agorum core nur PDFs und E-Mails nach Ablage 30 Jahre lang auf revisionssicher. Sie können in der MetaDB einstellen, dass das System auch weitere Dateiendungen revisionssicher ablegt.

Hinweis: Das Ändern der folgenden Einstellung greift nur für Objekte, die ab diesem Zeitpunkt neu in agorum core eintreffen oder sich ändern.

Öffnen Sie links in der Seitenleiste Administration und dann MetaDB.

Öffnen Sie den Pfad:

MAIN_MODULE_MANAGEMENT/customers/agorum.PatOrg.basic/settings

Doppelklicken Sie auf das Property-Entry FileFilter.
Fügen Sie unter Werte (String-Array) weitere Dateiendungen hinzu.
Speichern Sie die Änderungen.

Die ContentTask in Verbindung mit E-Mails wieder aktivieren

Hinweis: Dieser Abschnitt ist nur relevant, wenn Sie das PatOrg-Plugin vor agorum core 11.6.1 verwendet haben.

Aktivieren Sie die ContentTask in agorum core für eml- und msg-Dateien, wenn Sie E-Mails in agorum core empfangen.

Das Plugin nimmt diese Deaktivierung automatisch vor, wenn Sie das Plugin vor dieser Version installieren.

Hinweis: Wenn die ContentTask in agorum core deaktiviert ist:

durchlaufen E-Mails nicht mehr den E-Mail-Parser
sind E-Mails nicht mehr per Volltext durchsuchbar
sind E-Mails nicht über den E-Mail-Editor einsehbar

Eine Testfirma in PatOrg anlegen

Legen Sie eine Testfirma in PatOrg an, um:

die CMIS-Typdefiniton zu testen
um Dokumente zum Testen an agorum core zu übertragen

Sie können für diese Zwecke auch Ihren Testmandanten in PatOrg verwenden.

Den Ablageort von übertragenen Dokumenten ändern

Im Standard legt agorum core die Dokumente in diesem Pfad ab:

Dateien/PatOrg/${Repository ID}/${Patentanwaltskürzel}

Ihr PatOrg-Ansprechpartner kann den Ablageort, der nach Dateien/PatOrg folgt, für Sie in PatOrg nach Ihren Wünschen ändern.

Metadaten und metadata collection

metadata collection „patorg_document“

Über diese metadata collection und den CMIS-Handler cmis-handler-load.js bietet agorum core PatOrg die möglichen agorum core-Propertys an. Diese können Sie dadurch von außen setzen und auslesen.

Die metadata collection liefert alle im Plugin definierten Metadaten zurück, die Sie auch in PatOrg definiert haben.

Metadaten in agorum core setzen

Das Setzen der Metadaten erfolgt seitens PatOrg per CMIS.

agorum core liefert eine ID zur eindeutigen Zuordnung des Dokuments an PatOrg zurück.
Ein nachträgliches Ändern der Metadaten anhand der ID ist seitens PatOrg per CMIS möglich.
Das Dokument kann in agorum core verschoben werden, Änderungen an Metadaten von PatOrg finden trotzdem statt.
PatOrg liefert generell leere Felder mit, die agorum core jedoch nicht anlegt. agorum core zeigt ausschließlich Felder an, die auch Werte enthalten.
agorum core liefert einige Metadaten auch schreibend an PatOrg zurück. Es handelt sich dabei um ID-Metadaten. Alle anderen Felder, etwa die Beschreibung zu dieser ID, also der lesbare Text, kann agorum core nicht direkt schreiben.

Hinweis: Der Inhalt eines Dokuments kann nach der Ablage in agorum core nicht mehr verändert werden, da das Dokument revisionssicher abgelegt ist.