agorum core patorg basic konfigurieren

In dieser Dokumentation enthalten sind Konfigurationen für Administratoren, die ausschließlich für das Plugin agorum core patorg basic gelten.

Sie müssen zusätzlich in PatOrg Konfigurationen vornehmen.

Die revisionssichere Ablage in agorum core aktivieren

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Um Dokumente zu Testzwecken zu übertragen, ist die revisionssichere Ablage im Standard deaktiviert. Dokumente sind jedoch standardmäßig benutzersicher gesetzt (über das Systemflag 524308).

• Die revisionssichere Ablage gilt im Standard nur für PDFs und E-Mails, die unter /Dateien/Patorg/ sowie dessen Unterordner liegen. Sie können weitere Dateiendungen in der MetaDB einstellen.
• Wenn die revisionssichere Ablage deaktiviert ist, sind Dokumente unterhalb des Ordners /Dateien/Patorg/ trotzdem schreibgeschützt, d. h. weder ein Administrator noch ein Benutzer kann den Inhalt des Dokuments ändern.
• Administratoren können schreibgeschützte Dokumente jedoch löschen.
• Die Dokumente können verschoben werden.

Damit agorum core neu importierte Dokumente von PatOrg auf revisionssicher setzt, aktivieren Sie die revisionssichere Ablage.

1. Klicken Sie oben in der Kopfleiste auf  und dann auf Revisionssicherheit aktivieren.
   
   Ergebnis: Das System:
   
   • erzeugt in der MetaDB das Property-Entry AuditProofActive unter MAIN_MODULE_MANAGEMENT/customers/agorum.PatOrg.basic
   • legt neu eintreffende Dokumente ab Aktivierung der Funktion revisionssicher ab
   • migriert alle vorhandenen Dokumente unterhalb von /Dateien/Patorg/ und stellt sie auf revisionssicher (über die Hintergrundaktivitäten einsehbar)

   Hinweis: Ist das System bereits auf revisionssicher eingestellt, erzeugt es eine Fehlermeldung.

Die revisionssichere Ablage in agorum core deaktivieren

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Sie können die revisionssichere Ablage von Dokumenten deaktivieren.

• Die revisionssichere Ablage gilt im Standard nur für PDFs und E-Mails, die unter /Dateien/Patorg/ sowie dessen Unterordner liegen. Sie können weitere Dateiendungen in der MetaDB einstellen.
• Wenn die revisionssichere Ablage deaktiviert ist, sind Dokumente unterhalb des Ordners /Dateien/Patorg/ trotzdem schreibgeschützt, d. h. weder ein Administrator noch ein Benutzer kann den Inhalt des Dokuments ändern.
• Administratoren können schreibgeschützte Dokumente jedoch löschen.
• Die Dokumente können verschoben werden.

So deaktivieren Sie die revisionssichere Ablage in agorum core:

1. Öffnen Sie links in der Seitenleiste Administration und dann MetaDB.
2. Öffnen Sie den Pfad:

   MAIN_MODULE_MANAGEMENT/customers/agorum.PatOrg.basic/settings/AuditProofActive

   Hinweis: Der Pfad existiert nur, wenn die revisionssichere Ablage bereits aktiviert ist (siehe Die revisionssichere Ablage in agorum core aktivieren).

3. Doppelklicken Sie auf das Property-Entry AuditProofActive.
4. Setzen Sie den Wert des Property-Entrys auf false.
5. Speichern Sie die Änderungen.

Verpflichtende Konfigurationen (in PatOrg)

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Die CMIS-Typdefinition einrichten

Richten Sie oder Ihr PatOrg-Ansprechpartner in PatOrg die CMIS-Typdefinition ein, damit agorum core die Metadaten aus den PatOrg-Propertys speichert.

Den agorum core-Benutzer in agorum core pflegen und in PatOrg eintragen

Das Plugin legt bei Installation automatisch den separaten Benutzer ACP_PatOrg in agorum core an.

Der Benutzer:

• dient zur Übertragung von Dokumenten aus PatOrg an agorum core
• taucht in agorum core in der Registerkarte Objektinfo eines Dokuments als Benutzer auf, etwa bei Erstellt durch

1. Ändern Sie das Passwort dieses Benutzers, indem Sie den Benutzer bearbeiten.
2. Tragen Sie die Zugangsdaten des Benutzers (Name des Benutzers sowie dessen Passwort) in PatOrg ein.

Einen anderen Benutzer verwenden

Sie können alternativ jedem PatOrg-Benutzer einen eigenen agorum core-Benutzer zuweisen. Die Zuordnung der Benutzer erfolgt in PatOrg manuell, das Passwort des Benutzers muss in PatOrg eingegeben werden.

Der Benutzer in PatOrg und agorum core benötigt nicht denselben Namen oder dasselbe Passwort, da PatOrg ein Mapping für den Benutzer einrichtet.

Im Standard oder wenn dies für einen Benutzer bisher nicht eingerichtet wurde, wird der Benutzer ACP_PatOrg verwendet.

Zugangsdaten zum agorum core-Server hinterlegen

Tragen Sie in PatOrg die Zugangsdaten zum agorum core-Server ein, um einen reibungslosen Datenaustausch zwischen PatOrg und agorum core zu gewährleisten.

Optionale Konfigurationen

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Weitere Dateiendungen für die revisionssichere Ablage einstellen

Im Standard setzt agorum core nur PDFs und E-Mails nach Ablage 30 Jahre lang auf revisionssicher. Sie können in der MetaDB einstellen, dass das System auch weitere Dateiendungen revisionssicher ablegt.

1. Öffnen Sie links in der Seitenleiste Administration und dann MetaDB.
2. Öffnen Sie den Pfad:

   MAIN_MODULE_MANAGEMENT/customers/agorum.PatOrg.basic/settings

3. Doppelklicken Sie auf das Property-Entry FileFilter.
4. Fügen Sie unter Werte (String-Array) weitere Dateiendungen hinzu.
5. Speichern Sie die Änderungen.

Die ContentTask in Verbindung mit E-Mails wieder aktivieren

Aktivieren Sie die ContentTask in agorum core für eml- und msg-Dateien, wenn Sie E-Mails in agorum core empfangen.

Das Plugin nimmt diese Deaktivierung automatisch vor, wenn Sie das Plugin vor dieser Version installieren.

Eine Testfirma in PatOrg anlegen

Legen Sie eine Testfirma in PatOrg an, um:

• die CMIS-Typdefiniton zu testen
• um Dokumente zum Testen an agorum core zu übertragen

Sie können für diese Zwecke auch Ihren Testmandanten in PatOrg verwenden.

Den Ablageort von übertragenen Dokumenten ändern

Im Standard legt agorum core die Dokumente in diesem Pfad ab:

Dateien/PatOrg/${Repository ID}/${Patentanwaltskürzel}

Ihr PatOrg-Ansprechpartner kann den Ablageort, der nach Dateien/PatOrg folgt, für Sie in PatOrg nach Ihren Wünschen ändern.

Metadaten und metadata collection

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metadata collection „patorg_document“

Über diese metadata collection und den CMIS-Handler cmis-handler-load.js bietet agorum core PatOrg die möglichen agorum core-Propertys an. Diese können Sie dadurch von außen setzen und auslesen.

Die metadata collection liefert alle im Plugin definierten Metadaten zurück, die Sie auch in PatOrg definiert haben.

Metadaten in agorum core setzen

Das Setzen der Metadaten erfolgt seitens PatOrg per CMIS.

• agorum core liefert eine ID zur eindeutigen Zuordnung des Dokuments an PatOrg zurück.
• Ein nachträgliches Ändern der Metadaten anhand der ID ist seitens PatOrg per CMIS möglich.
• Das Dokument kann in agorum core verschoben werden, Änderungen an Metadaten von PatOrg finden trotzdem statt.
• PatOrg liefert generell leere Felder mit, die agorum core jedoch nicht anlegt. agorum core zeigt ausschließlich Felder an, die auch Werte enthalten.
• agorum core liefert einige Metadaten auch schreibend an PatOrg zurück. Es handelt sich dabei um ID-Metadaten. Alle anderen Felder, etwa die Beschreibung zu dieser ID, also der lesbare Text, kann agorum core nicht direkt schreiben.