Detailfenster kennenlernen

Das Detailfenster ist ein multifunktionales Fenster, mit dem Sie Details und Informationen übersichtlich einsehen und bearbeiten können.

Reiter „Ansicht“

Die Anzeige in der Ansicht richtet sich nach dem ausgewählten Objekt. Es gibt im Wesentlichen zwei Möglichkeiten:

1. Schnellvorschau einer Datei in einer optimal definierten Ansicht
   Die Ansicht wird bei nicht aktiven Dokumententypen in Form eines scrollbaren PDFs angezeigt, bei aktiven Dokumententypen können Sie direkt in der Bedienoberfläche arbeiten und etwa auf eine E-Mail antworten.
2. Inhaltsübersicht eines Ordners mit filterbarer Suchfunktion
   Die Ansicht ist vollständig individuell konfigurierbar. Sie können etwa die Bilder eines Ordners darstellen. OpenOffice dient dabei als Basis der Erzeugung von PDFs.

Ihr Administrator kann über die Angabe einer ACL steuern, wer Zugriff auf diesen Reiter hat:

Administration/ACLs/Rechte‎/agorum.composite‎/agorum.composite.details‎/ACL_agorum.composite_agorum.composite.details_view

Reiter „Übersicht“

In diesem Tab können Sie:

• die Metadata-Kollektion, also diverse Metadaten eines Objekts, einsehen oder eine Metadata-Kollektion und die Metadaten über  bearbeiten.
• alle Workflows einsehen, in denen das Objekt bisher verwendet wurde
• den Ursprung eines Dokuments einsehen und direkt darauf zugreifen, etwa auf die Ursprungs-E-Mail, wenn das geöffnete Dokument ursprünglich ein E-Mail-Anhang war, oder die Original-E-Rechnung (ZUGFeRD-PDF), wenn das geöffnete Dokument der XRechnung-Anhang aus diesem PDF ist
  

  Anzeige der Ursprungs-E-Mail

Für Details zur Oberfläche von Workflows siehe Mit Workflows arbeiten.

 

Ihr Administrator kann über die Angabe einer ACL steuern, wer Zugriff auf diesen Reiter hat:

Administration/ACLs/Rechte‎/agorum.composite‎/agorum.composite.details‎/ACL_agorum.composite_agorum.composite.details_overview

Reiter „Vorschau“

Die Vorschau zeigt Ihnen das Objekt im JPG-Format an. Der Inhalt wird übersichtlich in Einzelseiten mit einer Auflösung von 300 dpi präsentiert.

Wird ein Dokument länger als 3 Monate nicht in der Vorschau aufgerufen, wird diese gespeicherte Vorschau gelöscht.

 

Ihr Administrator kann über die Angabe einer ACL steuern, wer Zugriff auf diesen Reiter hat:

Administration/ACLs/Rechte‎/agorum.composite‎/agorum.composite.details‎/ACL_agorum.composite_agorum.composite.details_preview

Reiter „Objektinfo“

Dieser Tab bietet eine umfassende Übersicht über alle relevanten Informationen zu einem ausgewählten Objekt. Die Informationen sind in mehrere aufklappbare Bereiche unterteilt, die je nach Verfügbarkeit angezeigt werden:

• Allgemein
• Metadaten
• Historie
• Verknüpfungen
• Verknüpft mit
• Mail-Anhänge

Sie können in der Objektinfo nicht nur Informationen zu einem Objekt einsetzen, sondern bei entsprechender Berechtigung auch direkt objektbezogene Aktionen durchführen. Dazu zählen:

• Suchen nach bestimmten Änderungen oder Verknüpfungen
• Historienversion wiederherstellen
• Historienversion mit der aktuellen Version eines Dokuments vergleichen

 

Ihr Administrator kann über die Angabe einer ACL steuern, wer Zugriff auf diesen Reiter hat:

Administration/ACLs/Rechte‎/agorum.composite‎/agorum.composite.details‎/ACL_agorum.composite_agorum.composite.details_objectInfo

 

 

Allgemeine Bedienelemente in der Objektinfo

Die einzelnen Bereiche innerhalb der Objektinfo verfügen über Bedienelemente in der Kopfzeile:

Bedienelement/Icon	Funktion
▼ Pfeil rechts oder abwärts	Bereich ein- oder ausklappen. Der Ein-/Ausgeklappt-Zustand wird automatisch gespeichert und beim nächsten Öffnen wiederhergestellt.
Titel	Alternative zum Pfeil: Klick auf den Titel klappt den Bereich ebenfalls ein/aus
?	Öffnet die Hilfeseite zum Bereich in einem neuen Browser-Tab
Lupen-Symbol	Öffnet die Suchfunktion für die Einträge in diesem Bereich
Eintrag/Einträge (Zähler-Anzeige)	Zeigt die Gesamtzahl der Einträge im Bereich an. Falls mehr als 5 Einträge vorhanden sind, erscheint rechts in der Kopfzeile des Bereichs eine Seitennavigation:  - Zur ersten Seite springen   - Eine Seite zurückblättern - Aktuelle Seite/Gesamtzahl der Seiten   - Eine Seite vorblättern  - Zur letzten Seite springen Inaktive Navigationselemente (z. B. eine Seite zurückblättern auf Seite 1) werden grau dargestellt und sind nicht anklickbar.

 

Allgemeine Bedienung

• Ein-/Ausklappen: Klicken Sie auf den Pfeil oder den Titel des Bereichs
• Eintrag öffnen: Klicken Sie auf einen Listeneintrag, um das Objekt zu öffnen oder Details anzuzeigen
• Kontextmenü: Rechtsklick auf einen Eintrag zeigt verfügbare Aktionen (abhängig von Ihren Berechtigungen)
• Suche: Klick auf die Lupe öffnet ein Such-Popup, das auf die im Bereich angezeigten Objekte eingeschränkt ist
• Zustand speichern: Ihr Ein-/Ausgeklappt-Zustand wird automatisch gespeichert und beim nächsten Öffnen wiederhergestellt

Allgemein

Im Bereich Allgemein finden Sie grundlegende Informationen zum ausgewählten Objekt und dessen Ablageorten.

Abhängig von Ihren Berechtigungen werden Ihnen im Bereich Allgemein rechts oben Schaltflächen angeboten, um mit dem Kontext des aktuell ausgewählten Objekts weitere Zusatzinformationen zu öffnen:

•  öffnet die Anzeige der Relations-Struktur (für Administratoren mit der entsprechenden Berechtigung)
•  öffnet die Objekteigenschaften (für Administratoren mit der entsprechenden Berechtigung)

 

Grundlegende Informationen

Sie sehen folgende grundlegende Informationen zum ausgewählten Objekt:

Feld	Beschreibung
Name	Der vollständige Name des Objekts inklusive Dateiendung. Über das Stift-Symbol können Sie den Namen des gewählten Objekts bei Bedarf ändern.
Beschreibung	Optionale Beschreibung des Objekts, die Sie bei Bedarf durch einen Klick auf das Stift-Symbol bearbeiten können, wenn Sie die entsprechende Berechtigung haben.
Dateigröße	Die Größe der Datei in Bytes oder einer höheren Einheit
Ersteller	Der Benutzer, der das Objekt ursprünglich erstellt hat. Angezeigt wird der Benutzername mit Link zum Benutzerprofil. Über das Notiz-Symbol können Sie direkt eine Notiz mit Bezug zum ausgewählten Objekt an den Ersteller schicken.
Besitzer	Der aktuelle Besitzer des Objekts. Dies kann vom Ersteller abweichen, wenn das Objekt übertragen wurde.  Angezeigt wird der Benutzername mit Link zum Benutzerprofil. Über das Notiz-Symbol können Sie direkt eine Notiz mit Bezug zum ausgewählten Objekt an den Besitzer schicken.
Zuletzt geändert durch	Der Benutzer, der die letzte Änderung am Objekt vorgenommen hat.  Angezeigt wird der Benutzername mit Link zum Benutzerprofil. Über das Notiz-Symbol können Sie direkt eine Notiz mit Bezug zum ausgewählten Objekt an den letzten Bearbeiter schicken.
Gesperrt durch	Falls das Objekt zur Bearbeitung gesperrt ist, wird hier der sperrende Benutzer angezeigt. Angezeigt wird der Benutzername mit Link zum Benutzerprofil. Über das Notiz-Symbol können Sie direkt eine Notiz mit Bezug zum ausgewählten Objekt an denjenigen schicken, der das Objekt gesperrt hat.
Erstelldatum	Zeitstempel der Erstellung des Objekts im System.
Zuletzt geändert	Zeitstempel der letzten Änderung durch einen Benutzer, einschließlich aller sichtbaren Anpassungen wie Metadaten (z. B. Titel, Beschreibung) und Inhaltsänderungen.
Inhalt geändert	Zeitstempel, wann der eigentliche Inhalt der Datei zuletzt verändert wurde, einschließlich Textänderungen bei Dokumenten oder Anpassungen bei binären Dateien wie Bildern.
Intern aktualisiert	Zeitstempel der letzten systeminternen Aktualisierung, wobei das alle Änderungen einschließt, sowohl sichtbare Benutzeraktionen als auch technische Hintergrundprozesse.
Ablaufdatum	Das Ablaufdatum wird Ihnen nur angezeigt, wenn es gesetzt ist. Bei Erreichen des Ablaufsdatums wird das Objekt automatisch gelöscht. Wenn Sie die entsprechende Berechtigung haben, können Sie das Ablaufdatum durch einen Klick auf das Stift-Symbol direkt setzen oder ändern.
Objekt-ID	Die eindeutige numerische ID des Objekts im System. Sie können die ACL durch einen Klick auf den Kopier-Button kopieren.
Objekt-UUID	Die eindeutige UUID (Universally Unique Identifier) des Objekts im System.  Sie können die ACL durch einen Klick auf den Kopier-Button kopieren.
Systemflags	Anzeige gesetzter Systemflags, die spezielle Eigenschaften oder Einschränkungen des Objekts definieren. Wenn Sie die entsprechende administrative Berechtigung haben, können Sie die Systemflags durch einen Klick auf das Stift-Symbol direkt setzen oder ändern.
ACLs	Die auf dem Objekt gesetzte Access Control List zur Steuerung der Zugriffsrechte. Sie können die ACL bei entsprechender Berechtigung durch einen Klick auf den Kopier-Button kopieren.

 

Ablageorte

Unterhalb der grundlegenden Informationen zum ausgewählten Objekt werden Ihnen alle Speicherorte angezeigt, an denen das Objekt im System abgelegt oder verlinkt ist. Per Klick auf den Dateipfad gelangen Sie direkt zum jeweiligen Ablageort des Objekts.

• Ein Objekt kann mehrere Ablageorte haben (Verlinkungen), wird aber nur ein einziges Mal in der Datenbank gespeichert.
• Diese Verlinkungen werden auch in Suchergebnissen angezeigt.

Metadaten

Der Bereich Metadaten zeigt alle direkten und geerbten Metadaten des ausgewählten Objekts. Die Metadaten können je nach Konfiguration unterschiedliche Informationen enthalten.

Die meisten Metadaten werden Objekten beim Eingang in das System automatisch zugeordnet. Andere Metadaten werden durch Aktionen im System gesetzt, etwa Vorlagentypen oder Tags.

 

 

Abhängig von Ihren Berechtigungen wird Ihnen im Bereich Metadaten rechts oben eine Schaltfläche angeboten:

•  öffnet die Anzeige des Metadata reader (für Administratoren mit der entsprechenden Berechtigung)

Sie können anhand des Icons vor der Anzeige des Metadatenwerts erkennen, um welche Art Metadatum es sich handelt:

•  Direktes vererbbares Feld
• Geerbtes Feld
• Direktes nicht-vererbbares Feld

Historie

Der Bereich Historie zeigt die Änderungshistorie des aktuell ausgewählten Objekts an. Jede Änderung am Objekt wird als separater Historieneintrag gespeichert und hier aufgelistet. Die neuesten Einträge stehen in der Liste oben, ältere Einträge folgen darunter.

Für weitere Informationen, wann eine Historie erstellt wird, siehe Historie und Versionierung von Dokumenten.

 

Über das Lupen-Symbol oberhalb der Historieneinträge öffnen Sie die Suchansicht. Dort können Sie die gesamte Historie durchsuchen.

 

Jeder Historieneintrag wird als Karte mit folgenden Informationen angezeigt:

Anzeige-/Bedienelement	Beschreibung
Dateityp-Symbol	Zeigt den Typ des Historiendokuments
Dateiname	Name des Historiendokuments
Dateigröße	Größe der gespeicherten Version
Datum/Uhrzeit	Zeitstempel der Änderung rechts oben
	Wiederherstellen-Symbol. Sie können durch einen Klick auf dieses Symbol eine Historienversion wiederherstellen und als aktuelle Version des Dokuments verwenden.
	Vergleichen-Symbol. Sie können durch einen Klick auf dieses Symbol die historische Version mit der aktuellen Version des Dokuments vergleichen. Für weitere Informationen zur Vergleichsansicht siehe Vergleichsansicht.
Benutzer-Icon/Bild	Zeigt den Besitzer der Historienversion
	Systemflags, die auf dem Dokument gesetzt sind. Wenn Sie die entsprechende Berechtigung haben, öffnet sich nach einem Klick auf ein Systemflag die Maske zur Bearbeitung der Systemflags.
	Tags, die auf dem Objekt gesetzt sind. Wenn Sie auf ein Tag klicken, können Sie die Suche mit dem Suchfilter des gewählten Tags öffnen.

Objektabhängig können auch weitere Symbole mit Details/Aktionen für das jeweilige Historienobjekt verfügbar sein.

Verknüpfungen

Der Bereich Verknüpfungen zeigt alle Objekte, die an das aktuell ausgewählte Objekt angehängt sind. Objekte können durch Verknüpfungen aneinander angehängt, Zugehörigkeiten definiert und Abhängigkeiten festgelegt werden.

Über das Lupen-Symbol oberhalb der Verknüpfungen öffnen Sie die Suchansicht. Dort können Sie alle Verknüpfungen des Objekts durchsuchen.

 

 

Jede Verknüpfung wird als Karte mit objektabhängigen Informationen angezeigt. Es müssen nicht alle der folgenden Informationen angezeigt werden, ggf. können objektabhängig auch weitere Symbole verfügbar sein.

Anzeige-/Bedienelement	Beschreibung
Dateityp/Objekt-Symbol	Zeigt den Typ des verknüpften Objekts
Dateiname	Name des verknüpften Objekts. Durch einen Klick auf den Namen können Sie, je nach Berechtigung, den Inhalt des Objekts anzeigen lassen oder das Objekt editieren.
Dateigröße	Größe des verknüpften Objekts
Datum/Uhrzeit	Zeitstempel der letzten Änderung des verknüpften Objekts
Lupen-Symbol	Wenn es sich bei dem verknüpften Objekt um einen Ordner handelt, können Sie durch einen Klick auf die Lupe den Ordner in der Explorer-Ansicht öffnen.
Benutzer-Icon/Bild	Zeigt den Besitzer des verknüpften Objekts
	Wenn ein Löschdatum für das verknüpfte Objekt gesetzt ist, wird dieses angezeigt. Sie können bei entsprechender Berechtigung auf das Löschdatum klicken, um es ggf. zu ändern.
	Systemflags, die auf dem Dokument gesetzt sind. Wenn Sie die entsprechende Berechtigung haben, öffnet sich nach einem Klick auf ein Systemflag die Maske zur Bearbeitung der Systemflags.
	Tags, die auf dem Objekt gesetzt sind. Wenn Sie auf ein Tag klicken, können Sie die Suche mit dem Suchfilter des gewählten Tags öffnen.
Ablage	Im unteren Bereich der Karte werden Ihnen alle Speicherorte angezeigt, an denen das verknüpfte Objekt im System abgelegt oder verlinkt ist. Per Klick auf den Dateipfad gelangen Sie direkt zum jeweiligen Ablageort des Objekts. Über die Symbole zum Auf- und Zuklappen der Liste rechts unten in der Karte können Sie ggf. weitere Ablageorte des Objekts anzeigen lassen bzw. die Anzeige wieder reduzieren.

Verknüpft mit

Der Bereich Verknüpft mit zeigt alle Objekte, an die das aktuell ausgewählte Objekt angehängt ist, an denen das gewählte Objekt also selbst als verknüpftes Objekt hängt. Ein Beispiel dafür ist etwa ein Workflow oder eine Akte, in denen das Objekt verwendet wird.

Über das Lupen-Symbol oberhalb der Liste der Objekte, mit denen das ausgewählte Objekt verknüpft ist, öffnen Sie die Suchansicht. Dort können Sie die gesamte Liste der Objekte durchsuchen.

 

 

Jedes Objekt, an das das ausgewählte Dokument angehängt ist, wird als Karte mit objektabhängigen Informationen angezeigt. Es müssen nicht alle der folgenden Informationen angezeigt werden, ggf. können objektabhängig auch weitere Symbole verfügbar sein.

Anzeige-/Bedienelement	Beschreibung
Dateityp-Symbol	Zeigt den Typ des Objekts
Dateiname	Name des Objekts. Durch einen Klick auf den Namen können Sie, je nach Berechtigung, den Inhalt des Objekts anzeigen lassen oder das Objekt editieren.
Dateigröße	Größe des Objekts
Datum/Uhrzeit	Zeitstempel der letzten Änderung
Lupen-Symbol	Wenn es sich bei dem verknüpften Objekt um einen Ordner handelt, können Sie durch einen Klick auf die Lupe den Ordner in der Explorer-Ansicht öffnen.
Benutzer-Icon/Bild	Zeigt den Besitzer des Objekts
	Wenn ein Löschdatum für das Objekt gesetzt ist, wird dieses angezeigt. Sie können bei entsprechender Berechtigung auf das Löschdatum klicken, um es ggf. zu ändern.
	Systemflags, die auf dem Dokument gesetzt sind. Wenn Sie die entsprechende Berechtigung haben, öffnet sich nach einem Klick auf ein Systemflag die Maske zur Bearbeitung der Systemflags.
	Tags, die auf dem Objekt gesetzt sind. Wenn Sie auf ein Tag klicken, können Sie die Suche mit dem Suchfilter des gewählten Tags öffnen.
Ablage	Im unteren Bereich der Karte werden Ihnen alle Speicherorte angezeigt, an denen das verknüpfte Objekt im System abgelegt oder verlinkt ist. Per Klick auf den Dateipfad gelangen Sie direkt zum jeweiligen Ablageort des Objekts. Über die Symbole zum Auf- und Zuklappen der Liste rechts unten in der Karte können Sie ggf. weitere Ablageorte des Objekts anzeigen lassen bzw. die Anzeige wieder reduzieren.

 

Mail-Anhänge

Wenn Sie sich die Objektinfo einer E-Mail anzeigen lassen, finden Sie im Bereich Mail-Anhänge die Anhänge der E-Mail. 

Über das Lupen-Symbol oberhalb der Liste der E-Mail-Anhänge öffnen Sie die Suchansicht. Dort können Sie alle Anhänge der ausgewählten E-Mail durchsuchen.

 

 

Jeder E-Mail-Anhang wird als Karte mit den folgenden Informationen angezeigt:

Anzeige-/Bedienelement	Beschreibung
Dateityp-Symbol	Zeigt den Typ des Objekts
Dateiname	Name des Objekts. Durch einen Klick auf den Namen können Sie, je nach Berechtigung, den Inhalt des Objekts anzeigen lassen oder das Objekt editieren.
Dateigröße	Größe des Objekts
Datum/Uhrzeit	Zeitstempel der letzten Änderung
Benutzer-Icon/Bild	Zeigt den Besitzer des Objekts

Reiter „Notizen“

Über diesen Tab können Sie eine Notiz an das selektierte Objekt hängen, um einfach und gezielt mit Ihrem Team zu kommunizieren.

Mit Angabe einer ACL steuern Sie, wer Zugriff auf diesen Tab hat:

Administration/ACLs/Rechte‎/agorum.composite‎/agorum.composite.details‎/ACL_agorum.composite_agorum.composite.details_notes

Reiter „Rechte“

Dieser Tab hat einen rein informativen Zweck und dient dazu, gewählte Benutzer über gesetzte ACLs auf dem gewählten Objekt zu informieren. Dadurch können Sie als Administrator schneller überprüfen, welche ACLs und SCOPE-ACLs mit den jeweiligen Benutzergruppen / Benutzern und den dazugehörigen Rechten auf dem Objekt sitzen.

Wer Zugriff auf diesen Tab hat, bestimmen Sie, indem Sie Mitglieder in das vorhandene PAI eintragen oder entfernen:

ACL: <PAI|ParameterAccessIdentifierAcls>/ACL_PAI_PERMISSIONS_

Reiter „Audit“

In diesem Tab werden Änderungen angezeigt, die an dem gewählten Dokument umgesetzt wurden. Dies schließt folgende Änderungsmöglichkeiten ein:

• Namensänderung
• Inhaltsänderung
• Ordner einhängen, verlinken, abhängen

Metadatenänderungen werden nicht angezeigt.

acaudit ist rein informell. Die dargestellten Informationen sind aus der Audittabelle entnommen und geben dem freigegebenen Benutzer einen Überblick über die Änderungen an dem gewählten Objekt.

Mit Angabe einer ACL steuern Sie, wer Zugriff auf diesen Tab hat:

Administration/ACLs/Rechte‎/acaudit/ACL_agorum core audit

Mehr Möglichkeiten, um nachzuvollziehen, was mit Objekten passiert ist, erhalten Sie mithilfe des agorum core audit tools.