Aufgaben

Eine Aufgabe ist die kleinste Einheit und bündelt genau eine Tätigkeit. Eine Aufgabe kann in Projekten und Vorgängen oder alleinstehend verwendet werden.

Icons

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Die nachfolgend aufgeführten Icons begegnen Ihnen in agorum core, wenn Sie mit Aufgaben arbeiten:

  Aufgaben

Aufgabenübersicht öffnen

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In der Aufgabenübersicht werden Aufgaben übersichtlich dargestellt, die sich auf alle Arten filtern lassen. Diese einzelnen Filter erlauben es, genau die Aufgaben anzeigen zu lassen, die gerade relevant sind.

Im Standard ist der Filter Meine Aufgaben links oben aktiv.

So öffnen Sie die Aufgabenübersicht:

1. Öffnen Sie links in der Seitenleiste Weitere Apps und dann Aufgaben.
   
   Ergebnis: Die Aufgabenübersicht öffnet sich.

Nach Aufgaben filtern

Über die Filtermöglichkeiten oben links filtern Sie nach Aufgaben.

Aufgaben sortieren

Um einen Überblick zu gewährleisten, werden die Elemente nach folgenden Kriterien sortiert:

1. Status in folgender Reihenfolge:
   
   • In Bearbeitung
   • Wiedervorlage
   • vorbereitet
   • neu
   • warten
   • abzurechnen
   • abgeschlossen
   • abgebrochen
2. Priorität
3. Erstelldatum aufsteigend

Aufgaben, die gerade bearbeitet werden, erscheinen ganz oben. Danach folgenden die anderen Aufgaben, sortiert nach der Priorität und dann nach Erstelldatum. 

Bearbeitungsmöglichkeiten in der Übersicht

Über der Übersicht befindet sich diverse Schaltflächen, mit denen Sie die Aufgabe bearbeiten können (von links nach rechts):

Schaltfläche	Beschreibung
Aufgabe anlegen	Legt eine Aufgabe an.
Aufgaben anlegen (mehrere)	Legt mehrere Aufgaben an. Der Dialog zum Anlegen von Aufgaben erscheint so lange, bis Sie in dieser auf Abbrechen statt auf OK klicken.
Aufgabe anlegen mit Rückmeldeaufgabe	Legt eine Aufgabe mit Rückmeldeaufgabe an. Sobald Sie auf OK klicken, wird automatisch eine weitere Aufgabe mit dem Titel Rückmeldung zu: <Aufgabentitel> erstellt. Die Aufgabe hat den Status warten und wird automatisch nach dem Beenden der Hauptaufgabe auf Wiedervorlage gesetzt.
Aufgabe eines Benutzers	Ein Auswahlmenü erscheint, aus dem Sie den gewünschten Benutzer wählen. In einem separaten Dialog werden dann nur dessen Aufgaben dargestellt.
Projekt anlegen	Legt ein Projekt an.
Projekte Dashboard	Öffnet die Projektübersicht.
Vorgang anlegen	Legt einen Vorgang an.
Vorgänge Dashboard	Öffnet die Vorgangsübersicht.
Sprints Dashboard	Öffnet die Sprintübersicht.

Bearbeitungsmöglichkeiten im Detailfenster

Bei einer gewählten Aufgabe erscheinen im Detailfenster rechts verschiedene Schaltflächen.

In diesem Beispiel ist die Aufgabe bereits im Status in Bearbeitung. Befindet sie sich im Status neu oder vorbereitet, erscheint anstelle von Beenden + Neu die Schaltfläche Starten. Die Schaltfläche Beenden verschwindet dann.

Aktionen durchführen

Im Detailfenster können Sie folgende Aktionen durchführen:

Über die Aktion Mail zum Vorgang der Aufgabe wird eine Verknüpfung hergestellt und die E-Mail unterhalb des Vorgangs angezeigt. So behalten Sie den Überblick, welche E-Mail zu welchem Vorgang gehört.

Ist kein Vorgang vorhanden, erhalten Sie eine Fehlermeldung und die Möglichkeit, die Aufgabe selbst in einen Vorgang umzuwandeln.

Status und Bedeutungen

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Status	Beschreibung
Neu	Die Aufgabe befindet sich in einem bisher nicht fertiggestellten Status, etwa, wenn eine Idee festgehalten wird oder Sie etwas aus der Mitteilungsliste zuordnen möchten.
Vorbereitet	Die Aufgabe ist bereit für die Bearbeitung und entsprechend priorisiert.
Warten	Die Aufgabe wartet entweder auf einen Termin oder eine Abhängigkeit zu einer anderen Aufgabe. Wenn Sie eine Aufgabe anlegen oder ändern und dabei einen Termin oder Abhängigkeit hinzufügen, springt der Status automatisch auf warten. Wenn Sie diesen Status ohne Termin oder einer Abhängigkeit setzen, setzt das System den Status der Aufgabe nach sieben Tagen automatisch auf Wiedervorlage.
Wiedervorlage	Die Aufgabe wurde durch einen Termin oder eine Abhängigkeit wiedervorgelegt und muss zeitnah bearbeitet oder neu terminiert werden.
In Bearbeitung	Die Aufgabe wird gerade bearbeitet. Im Normalfall ist immer nur eine Aufgabe in Bearbeitung.
Abzurechnen	Aufgaben, die als abrechenbar definiert sind, springen beim Beenden automatisch in den Status abzurechnen. So können Sie schnell eine Liste der Aufgaben filtern und herausfinden, welche noch abzurechnen oder ins ERP einzutragen sind. Nach Erfassung der Abrechnung muss die Aufgabe auf abgeschlossen gestellt werden. Beim Beenden einer abrechenbaren Aufgabe wird die tatsächlich benötigte Zeit erfragt (Points).
Abgeschlossen	Die Aufgabe ist beendet.
Abgebrochen	Die Aufgabe wurde abgebrochen, etwa weil das darüberliegende Projekt beendet wurde. Dieser Zustand sollte, wenn möglich, nicht vorkommen.

Eine Aufgabe anlegen

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1. Öffnen Sie links in der Seitenleiste Weitere Apps und dann Aufgaben.
2. Klicken Sie auf Aufgabe anlegen.
3. Geben Sie die Details zur Aufgabe ein.
4. Klicken Sie zum Schluss auf OK oder auf OK und öffnen.
   
   Ergebnis: Sie haben die Aufgabe angelegt. Alternativ können Sie eine Aufgabe auch über die Aufgabenübersicht, die Vorgangsübersicht oder in der Projektübersicht unter einer Anforderung anlegen.

Details zur Aufgabe eingeben

Felder

Feld	Beschreibung	Pflicht
Titel	Definiert den Titel der Aufgabe.	ja
Beschreibung	Definiert eine Beschreibung für die Aufgabe.	nein
Typ	Definiert den Typ der Aufgabe.	ja
Prio	Definiert eine Priorität für die Aufgabe.	ja
Status	Definiert den Status einer Aufgabe. Hinweise: Ohne Wahl eines Status wird automatisch der Status vorbereitet gesetzt. Bei der Erstellung einer privaten Aufgabe (ohne Partner / Projekt) wird der Status neu gesetzt. Setzen Sie nur den Status warten, erhält die Aufgabe automatisch einen Termin in 7 Tagen und wird nach Verstreichen der 7 Tage in den Status Wiedervorlage gesetzt. Möchten Sie eine terminierte Wiedervorlage setzen, lassen Sie den Status leer und setzen Sie nur einen Termin.	nein
Bearbeiter	Definiert automatisch den Ersteller der Aufgabe. Soll ein anderer Benutzer die Aufgabe bearbeiten, wählen Sie diesen aus dem Auswahlmenü. Dabei müssen Sie einen Partner oder ein Projekt wählen, da es sich sonst um eine private Aufgabe handelt. Dieser Benutzer erhält die Aufgabe dann in seinen Eingang mit dem Status neu.	ja
Termin	Definiert einen Termin. Wenn Sie keinen Status wählen, erhält die Aufgabe den Status warten und wird am entsprechenden Termin auf Wiedervorlage gesetzt.	nein
Im Kalender anlegen	Definiert, dass ein Termin im Kalender angezeigt wird.	nein
Privater Termin	Kennzeichnet den Termin im Kalender als Privater Termin.	nein
Erinnerung (min)	Definiert für den im Kalender angelegten Termin eine Erinnerung. Der Termin taucht entsprechend x Minuten vor Beginn im Eingang auf.	nein
Termindauer (min)	Definiert die Dauer des im Kalender angelegten Termins.	nein
Wiedervorlage (Wert)	Definiert, dass nach dem Ende der Aufgabe (sofern ein Termin eingetragen ist und dieser in der Vergangenheit liegt) automatisch der Dialog zur Erstellung einer neuen Aufgabe mit einem bereits eingetragenen Termin geöffnet wird. Dieser Termin entspricht dem Wert und der Einheit der Wiedervorlage.	nein
Wiedervorlage (Einheit)	Ermöglicht die Wahl zwischen Tag(e), Woche(n), Monat(e), Jahr(e).	nein
Partner	Definiert einen Partner, dem das Projekt und damit die Aufgabe zugeordnet ist. Der Partner wird in der 360°-Ansicht angezeigt.	nein
Projekt	Definiert ein Projekt, dem die Aufgabe zugeordnet ist. Ist ein Partner bereits gewählt, kann nur ein Projekt gewählt werden, das zu diesem Partner gehört.	nein
Sprints	Definiert einen Sprint, dem die Aufgabe zugeordnet wird. Die Auswählmöglichkeit ist abhängig von gewähltem Partner und / oder Projekt.	nein
Vorgang	Definiert einen Vorgang, dem die Aufgabe zugeordnet wird. Die Auswählmöglichkeit ist abhängig von gewähltem Partner und Projekt. Vermischen Sie Vorgänge und Projekte nicht.	nein
Abhängig von	Definiert eine Aufgabe, die zuerst beendet werden muss, bevor die erstellte bearbeitet wird. Die Aufgabe wird mit dem Status warten erstellt und wechselt automatisch in den Status Wiedervorlage, sobald die andere Aufgabe abgeschlossen ist.	nein
Verwandt mit	Öffnet einen Dialog zur Erstellung einer neuen Aufgabe, bei der unter Verwandt mit der Name der beendeten Aufgabe steht. Dieses Feld dient hauptsächlich der Nachvollziehbarkeit der automatischen Kette von Aufgaben, die durch Klick auf die Schaltfläche Beenden + Neu erstellt wird.	nein
Anforderungen	Definiert eine Anforderung, die der Aufgabe zugeordnet wird. Die Auswählmöglichkeit ist abhängig von gewähltem Partner und / oder Projekt.	nein
Verknüpfte Vorgänge	Verweist auf Vorgänge. Diese Vorgänge werden unter Details als Link angezeigt.	nein
Verknüpfte Projekte	Verweist auf Projekte. Diese Projekte werden unter Details als Link angezeigt.	nein
Geschätzte Points	Definiert einen geschätzten Zeitaufwand für die Anforderung. 1 Point = 1 h	nein
tatsächliche Points	Dieses Feld wird nach Abschluss der Aufgabe automatisch abgefragt.	nein
abgerechnete Points	Dieses Feld wird manuell in der Liste oder über Bearbeiten im Dialog nach Abschluss der Aufgabe eingetragen. Dies ist etwa bei einem vereinbarten Festpreis sinnvoll. Beispiel Es wurden 4 Points geschätzt und fest vereinbart, aber 7 tatsächliche Points benötigt. Als Information für die Abrechnung wird nun 4 abgerechnete Points eingetragen, damit auch nur diese abgerechnet werden.	nein
Zusatzinfo	Definiert Zusatzinformationen für die Aufgabe.	nein
Abrechnungsinfo	Definiert Zusatzinformationen zur Abrechnung, etwa 10 % Rabatt.	nein
Abrechenbar	Markiert die Aufgabe als abrechenbar.	nein
Sichtbar für Partner	Definiert, dass die Aufgabe bei einem Export für einen Partner in einer CSV-Datei aufgeführt wird, zusätzlich zu allen anderen sichtbaren Aufgaben, Anforderungen, Projekten und Vorgänge, die bei diesem Partner als sichtbar markiert sind.	nein
In Kanban anzeigen	Definiert, dass die Aufgabe in der Kanban-Übersicht der Suche angezeigt wird.	nein
Points pro Woche	Definiert die Anzahl der Points, die pro Woche für die Aufgabe aufgewendet werden. Relevant für die Anzeige im Kanban	nein
Start	Definiert einen Startzeitpunkt für die Anforderung.	nein
Ende	Definiert einen Endzeitpunkt für die Anforderung.	nein

Mit einer Aufgabe arbeiten

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Eine Aufgabe öffnen

1. Doppelklicken Sie auf die Aufgabe.
   
   Ergebnis: Die Bedienoberfläche der Aufgabe öffnet sich.

1. Details und Informationen der Aufgabe mit Schaltflächen
2. Dateien (Aufgabendatei sowie andere Dateien, letztere legen Sie per Ziehen mit der Maus ab)
3. Suche in der Aufgabe, zeigt auch Notizen zu dieser Aufgabe an.
4. Arbeitsbereich (Inhalt der Aufgabe)
5. Liegt die Aufgabe in einem Vorgang, erscheinen hier Details, Dateien und die Suche zum Vorgang.

Weitere Bearbeitungsmöglichkeiten in der Aufgabe

In einer Aufgabe erscheinen die gleichen Schaltflächen wie im Detailfenster der Aufgabe, wenn Sie die Aufgabenübersicht geöffnet haben.