Vorgang

Hinweis: Diese Dokumentation bezieht sich auf die aktuellste Version des Plug-ins. Aktualisieren Sie das hier beschriebene Plug-in, um die Dokumentation verwenden zu können.

Ein Vorgang bündelt mehrere Aufgaben zu einem Thema, etwa:

einen Supportfall
eine Kundenberatung

Ein Vorgang ist immer dann notwendig, wenn eine Tätigkeit aus mehreren Schritten (Aufgaben) besteht.

Icons

Diese Icons begegnen Ihnen in agorum core, wenn Sie mit Vorgängen arbeiten:

Vorgänge

Einen Vorgangstyp anlegen

Bevor Sie einen Vorgang anlegen können, benötigen Sie Vorgangstypen. Ein Vorgangstyp kategorisiert den Vorgang und spezifiziert ihn näher.

Öffnen Sie links in der Seitenleiste Explorer.
Öffnen Sie den Order:
```
Dateien/agorum core smart organisation
```
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine freue Fläche in der Ordnerstruktur.
Wählen Sie im Kontextmenü agorum core smart organisation > Vorgänge > Vorgangstyp anlegen.
Geben Sie einen Namen für den Vorgangstyp ein.
Klicken Sie auf OK.

Ergebnis:

• Sie haben den Vorgangstyp angelegt.
• Das System legt automatisch einen neuen Ordner mit dem Namen des Vorgangstyps im Verzeichnis agorum core smart organisation an.

Einen Vorgangstyp anlegen

Ordnerstruktur des angelegten Vorgangstyps

Jeder Vorgangstyp hat einen eigenen Ordner, in den das System automatisch Unterordner, geordnet nach Jahr und Monat, anlegt, sobald Sie einen Vorgang mit diesem Vorgangstyp erstellen.
Das System verlinkt diesen Vorgang in den zugehörigen Unterordner.

Vorgangstyp mit verlinkten Vorgängen

Einen Vorgang anlegen

Öffnen Sie links in der Seitenleiste Weitere Apps und dann Vorgang.
Klicken Sie oben auf Vorgang anlegen.
Geben Sie die Details zum Vorgang ein.
Klicken Sie auf OK.

Ergebnis:

• Sie haben einen Vorgang angelegt.
• Der Vorgang trägt automatisch den Status neu.

Einen Vorgang anlegen

Details zum Vorgang eingeben

Feld	Beschreibung	Pflicht
Vorgangsname	Definiert den Titel des Vorgangs.	ja
Vorgangstyp	Definiert den Vorgangstyp.	ja
Beschreibung	Definiert eine Beschreibung.	nein
Verantwortlich	Definiert den Verantwortlichen des Vorgangs. Das System setzt automatisch der Ersteller des Vorgangs als Verantwortlichen. Sie können den Verantwortlichen im Auswahlmenü ändern.	nein
Vorgangspriorität	Definiert, wie wichtig der Vorgang ist.	nein
VorgangsDeadline	Definiert, wann der Vorgang abgeschlossen sein muss.	nein
Vorgangsreferenz	Definiert eine bereits vorhandene Referenz. Geben Sie die Nummer des Vorgangs ein, die als Referenz dienen soll.	nein
Partner	Definiert den zugehörigen Partner.	nein
Projekt	Definiert das zugehörige Projekt.	nein
Vorlage	Definiert eine Vorlage für den Vorgang.	nein
Ist Vorlage	Definiert diesen Vorgang als Vorlage. Deaktivieren Sie dieses Feld, wenn Sie einen normalen Vorgang anlegen wollen.	nein

Hinweise:

Bei Erstellung eines neuen Vorgangs, der die Vorlage verwendet, überschreibt das System den Verantwortlichen mit dem Ersteller des Vorgangs (gleiches gilt für die Aufgaben-Verantwortlichen).
Sind Ersteller und Verantwortlicher der Aufgabe identisch mit dem der zugehörigen Vorlage, überschreibt das System den Verantwortlichen ebenfalls mit dem Ersteller des Vorgangs.
Die übrigen Aufgaben-Verantwortlichen, die Sie in der Vorlage definiert haben, bleiben erhalten.

Andere Objekte einem Vorgang zuordnen

Sie können andere Objekte, etwa eine E-Mail, einem Vorgang zuordnen.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Objekt.
Wählen Sie im Kontextmenü agorum core smart organisation > Vorgänge > Vorgang anlegen (mit gewähltem Objekt).

Ergebnis: Das System verlinkt das Objekt in den Vorgang.

Status und Bedeutungen

Status	Beschreibung
neu	Der Vorgang wurde neu angelegt.
in Bearbeitung	Der Vorgang ist in Bearbeitung.
warten intern	Der Vorgang wartet intern auf Rückmeldung.
abgeschlossen	Der Vorgang ist beendet, alle Aufgaben wurden abgeschlossen.
abgebrochen	Der Vorgang ist beendet, da er manuell abgebrochen wurde.

Hinweise:

Sie können den Status des Vorgangs selbst nicht manuell im Vorgang ändern, er orientiert sich an den darin enthaltenen Aufgaben. Ausnahme ist der Status abgebrochen, der beim manuellen Abbrechen des Vorgangs automatisch gesetzt wird.
Existieren innerhalb des Vorgangs keine Aufgaben, die nicht abgeschlossen oder abgebrochen sind, gilt der Vorgang als beendet (geschlossen).
Ein Vorgang ist ein Abbild des realen Vorgangs, etwa einer Kunden-Akquise. Ruft ein Benutzer den Vorgang auf, soll erkennbar sein, in welchem Zustand sich der Vorgang gerade befindet, etwa, dass gerade auf die Rückmeldung eines Kunden gewartet wird oder ein Termin für eine Live-Demo Termin vereinbart ist.

Vorlagen

Sie können Vorgänge als Template (Vorlage) anlegen. Setzen Sie dazu den Haken bei Ist Vorlage (siehe Details zum Vorgang eingeben) und wählen Sie keinen Kunden oder Projekt.

Hinweis: Vorlagen dürfen nicht leer sein, d. h. sie müssen immer Aufgaben enthalten.

Nach Anlage der Vorlage steht diese im Auswahlmenü Vorlage zur Verfügung.

Eine Aufgabe zur Vorlage hinzufügen

Fügen Sie eine Aufgabe zur Vorlage hinzu, erscheint diese Aufgabe in der Vorlage zum Vorgang.
Die Aufgabe erscheint nicht mehr in der Aufgabenübersicht.

So fügen Sie eine Aufgabe zur Vorlage hinzu:

Legen Sie eine Aufgabe in der Aufgabenübersicht an.
Wählen Sie im Feld Vorgang den Namen der Vorlage.

Einen Vorgang öffnen

Doppelklicken Sie auf den Vorgang.

Ergebnis: Der Vorgang öffnet sich.

Einen Vorgang öffnen

Details
Zeigt Informationen zum Vorgang an.

Sie können die Details über die Schaltfläche Bearbeiten anpassen.
Dateien
Zeigt Dateien zum Vorgang an.

Das System speichert Aufgaben im Ordner Tasks.
Suche (kompletter Vorgang)
Sucht im kompletten Vorgang.
Aufgaben
Zeigt eine Liste der Aufgaben und zugehörige Informationen an.
TicketToDo
Ermöglicht das Schreiben beliebiger Informationen in ein HTML-Dokument.
Details: Aufgabe
Zeigt bei einer gewählten Aufgabe nähere Details an.
Dateien
Zeigt bei einer gewählten Aufgabe das HTML-Dokument mit dem Inhalt der Aufgabe sowie zugeordnete Dokumente an.
Suche (Aufgabe)
Sucht nur in der Aufgabe.

Die Vorgangsübersicht öffnen

Verwenden Sie die Vorgangsübersicht, um eine Übersicht aller vorhandenen Vorgänge zu erhalten.

Öffnen Sie links in der Seitenleiste Weitere Apps und dann Vorgang.

Ergebnis: Die Vorgangsübersicht öffnet sich.

Vorgangsübersicht

Bearbeitungsmöglichkeiten in der Vorgangsübersicht

Schaltfläche	Beschreibung
Vorgang anlegen	Legt einen Vorgang an.
Vorgänge eines Benutzers	Wählen Sie einen Benutzer aus dem Auswahlmenü, sehen Sie dessen Vorgänge.
Aufgabe anlegen	Legt eine Aufgabe zum Vorgang an.
Aufgaben anlegen (mehrere)	Legt mehrere Aufgaben an. Klicken Sie auf Abbrechen, um die Anlage zu beenden.
Aufgaben Dashboard	Öffnet die Aufgabenübersicht.
Projekte Dashboard	Öffnet die Projektübersicht.
Sprints Dashboard	Öffnet die Sprintübersicht.