Checkoutworkflow

Für welche Version verfügbar?
• agorum core pro

Hinweis: Diese Dokumentation bezieht sich auf die aktuellste Version des Plugins. Aktualisieren Sie ggf. das hier beschriebene Plugin, um die Dokumentation verwenden zu können.

Name: agorum core workflow checkout

Der Checkoutworkflow unterstützt bei der täglichen Bearbeitung von Dokumenten. Diese können Sie auschecken, bearbeiten und wieder einchecken.

Wenn Sie über den Workflow ein Dokument auschecken, können andere das ausgecheckte Dokument nicht bearbeiten. Nur der Workflow-Bearbeiter besitzt temporäre, exklusive Bearbeitungsrechte für das Dokument, bis er seine Änderungen eingecheckt oder abgebrochen hat.

Mithilfe des Checkoutworkflows können Sie:

Dokumente auschecken
Aufgabe zur Bearbeitung des Dokuments weitergeben
Aufgaben bearbeiten
Dokumente zur Freigabe weiterleiten und einchecken / ohne Freigabe einchecken

Der Freigabeworkflow sowie der Aufgabenworkflow sind Bestandteile des Checkoutworkflows, beide finden dort Anwendung.

Übersicht: Checkoutworkflow

Den Workflow starten

Damit Sie ein Dokument auschecken und bearbeiten können, müssen Sie den Checkoutworkflow zuerst über das Kontextmenü starten.

Dokumente auschecken

Sobald Sie den Workflow gestartet haben, ist das jeweilige Dokument bereits ausgecheckt. Sie arbeiten zu diesem Zeitpunkt bereits mit einer Arbeitskopie des originalen Dokuments.

Das ausgecheckte Dokument sehen Sie rechts in Registerkarte Ansicht. Hier können Sie das Dokument direkt bearbeiten und einchecken, ohne eine Aufgabe weiterzugeben.

Dokumente auschecken

Aufgabe zur Bearbeitung des Dokuments weitergeben

Geben Sie oben im Feld Zur Bearbeitung weitergeben an einen oder mehrere Bearbeiter oder eine Benutzergruppe an und klicken Sie unten auf die Schaltfläche Aufgabe weitergeben, um eine Aufgabe für die Bearbeitung des Dokuments für den/die gewählten Bearbeiter zu erstellen.

Anschließend geben Sie weitere Details zur Aufgabe an. Die angezeigten Felder stammen aus dem Aufgabenworkflow.

Aufgabe im Checkoutworkflow erstellen

Sobald Sie auf Starten klicken, wird die Aufgabe dem jeweiligen Empfänger zugewiesen. Er kann rechts in der Vorschau das übergebene und ausgecheckte Dokument direkt bearbeiten (bei Office-Dokumenten), indem er das Dokument in der Liste doppelklickt. Die Änderung wird sofort ins Dokument übernommen.

Klickt ein Benutzer nach Abschluss der Bearbeitung auf Aufgabe abschließen, erhält der Benutzer, der vorhin das Dokument ausgecheckt hat, eine Benachrichtigung und der Workflowschritt wird diesem Benutzer zugeordnet.

Bedienoberfläche für Ersteller, wenn Aufgabe abgeschlossen wurde

Dokument zur Freigabe weiterleiten und einchecken

Ist die Aufgabe abgeschlossen und das Dokument bearbeitet, kann das Dokument zur Freigabe weitergegeben und danach eingecheckt werden. Klicken Sie dazu auf Einchecken mit Freigabe.

Anschließend geben Sie weitere Details zur Freigabe an. Die angezeigten Felder stammen aus dem Freigabeworkflow.

Dokument zur Freigabe weiterleiten

Ist die Freigabe erteilt, klicken Sie auf Workflow beenden.

Freigabe erteilt

Das System fordert Sie zum Einchecken auf. Dieser Dialog wird auch gezeigt, wenn Sie das Dokument ohne Freigabe einchecken möchten. Geben Sie im Feld eine Beschreibung für das Einchecken an, etwa was an dem Dokument verändert wurde.

Darunter wählen Sie, ob das Dokument als Hauptversion eingecheckt wird (wenn angehakt) oder als Nebenversion (wenn nicht angehakt). Nach einem Klick auf OK wird das Dokument eingecheckt und das originale Dokument aktualisiert.

Dokument einchecken

Versionen

Hinweis: Damit die Versionsnummern im Dateinamen erscheinen, setzen Sie den Parameter VersionNumberAttributeEnabled auf true (siehe Historie und Versionierung von Dokumenten).

Als Hauptversion

Wenn Sie das Dokument als Hauptversion einchecken, erhöht sich dessen Hauptversion.

Version vor dem Einchecken: 1.0
Version nach dem Einchecken: 2.0

Als Nebenversion

Wenn Sie das Dokument nicht als Hauptversion einchecken, erhöht sich dessen Nebenversion.

Version vor dem Einchecken: 1.0
Version nach dem Einchecken: 1.1

Dokumentenversionen erscheinen im Dateinamen

Checkoutworkflow als Subworkflow verwenden

Der Checkoutworkflow kann von einem Entwickler oder Administrator als Subworkflow in einen Hauptworkflow eingebunden werden. Zu diesem Zweck steht der Checkoutworkflow als Test-Workflow in dem Dialog der zu ladenden Workflows zur Verfügung. Sie finden diesen dort unter dem Namen agorum.workflow.test.checkout.

Checkoutworkflow als Subworkflow verwenden

Bei diesem Workflow enthält der set-Knoten den Schlüssel myAttachments, als Wert ist der Pfad zu einer Datei genannt, hier die Datei test-demo-all.txt im Pfad /agorum/roi/Files/Demo/test-checkout-wf.

Knoten set mit Schlüssel und Wert

Der Schlüssel myAttachments ist wiederum im Knoten checkout als Eingangsvariable enthalten. Sobald Sie also diesen Workflow starten, übernimmt das System die Anhänge, die im set-Knoten als Wert definiert wurden.

Tragen Sie im Knoten checkout keine Eingangsvariable ein, nimmt das System die internen Anhänge, die in der internen Variable sys_acw_attachments zu diesem Zeitpunkt vorliegen.

Berechtigungen vergeben

Der Checkoutworkflow ist im Standard für alle Benutzer sichtbar. Über folgende ACL können Sie als Administrator nur bestimmten Benutzern Einsicht in den Workflow geben.

ACL	Beschreibung
ACL_agorum.workflow.checkout	Steuert, welche Benutzer den Workflow sehen können.

So finden Sie die ACL:

Öffnen Sie links in der Seitenleiste Administration und dann ACLs/Rechte.
Öffnen Sie den Pfad:
```
agorum.workflow.checkout
```

Für das Berechtigen von Benutzern mit ALCs siehe Berechtigungen in der Administration verwalten.