Einführung in agorum core docform

Was ist docform?

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agorum core docform ist ein Modul, das wichtige Informationen aus einem Dokument ausliest und abspeichert. agorum core docform hilft Ihnen dabei, die enthaltenen Daten Ihrer Dokumente zu erkennen und sinnvoll abzulegen.

Landet etwa eine Rechnung im Postfach, registriert die Texterkennung nach dem Einscannen alle wichtigen Angaben wie Rechnungsnummer, Datum, Preis usw. Alle Informationen werden als Metadaten mit dem Dokument verknüpft. So können Sie die Rechnung später finden, wenn Sie nach der Rechnungsnummer oder einem beliebigen anderen erfassten Element suchen.

Funktionen von docform für Benutzer

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agorum core docform enthält weitere Funktionen für Benutzer:

• Dokumente trennen
• Dokumente trainieren

Dokumente trennen

Modul: agorum core docform split

Dokumente, die docform ausliest, müssen in das System gelangen. Hierfür gibt es verschiedene Möglichkeiten. Die Entscheidung, welche Möglichkeit die beste ist, übernimmt Ihr Administrator.

Ist etwa die Nutzung von Stapelscans in Ihrem Unternehmen gängig, müssen diese Stapel in die eigentlichen Dokumente getrennt werden. Hierbei hilft das Modul agorum core docform split.

Die Dokumente können hierbei auf verschiedene Weise getrennt werden:

• Manuelles Trennen
• Automatisiertes Trennen
   

Manuelles Trennen
Beim manuellen Trennen entscheiden Sie mit Maus und Tastatur, welche Dokumente zusammengehören und welche Sie trennen möchten. docform zeigt alle Seiten an, und Sie definieren den Anfang und das Ende eines Dokuments. So können Sie eigenständig Seiten drehen, die Reihenfolge bestimmter Seiten ändern und Seiten eines Dokuments löschen.
 

Automatisiertes Trennen
Für das automatisierte Trennen müssen Sie docform zuerst einmalig trainieren. Sie teilen docform mit, an welcher Stelle ein Dokument beginnt und an welcher es aufhört. Diese Unterscheidung gelingt etwa durch die Nutzung von Trennseiten oder Strichcodes, die docform erkennen soll und anhand dessen Dokumente voneinander trennt.

Dokumente trainieren

Modul: agorum core docform training

Nach einer erfolgreichen Trennung reicht das System die Dokumente an docform weiter. Das System überprüft nun, ob das Dokument bereits bekannt ist:

Dokument ist bekannt
docform liest die gewünschten Werte aus und speichert sie auf dem Dokument.

Dokument ist nicht bekannt
docform benötigt ein Training oder ein manuelles Auslesen Ihrerseits.

Ist das Dokument docform nicht bekannt, müssen Sie das Dokument trainieren. Denn das System muss immer zuerst wissen, woran es Rechnungen und deren Absender erkennen und differenzieren kann.

Während etwa bei einer Rechnung von Firma A die Rechnungsnummer als Nummer rechts oben definiert ist, steht bei Firma B die Rechnungsnummer links unter der Anschrift. Im Training geben Sie einmalig an, wo diese Informationen auf dem Papier zu finden sind. Hierbei hilft Ihnen der docform definitionsassistent, der Sie Schritt für Schritt durch das Training führt. Der Definitionsassistent teilt Ihnen mit, welche Informationen docform benötigt, um Dokumente korrekt zu identifizieren und die relevanten Werte auszulesen.

Haben Sie das Training durchgeführt und folgen danach weitere Rechnungen von Firma A oder B, erkennt docform diese automatisch und weiß dank Ihres Trainings, wo welche Informationen auf dem Dokument stehen. Es liest die Daten aus und legt das Dokument ab. Im Idealfall begegnen Sie dieser Rechnung erst in einem anderen Prozessschritt wieder.

Zum Trainieren von Dokumenten siehe Dokumente trainieren für Anfänger und Dokumente trainieren für Fortgeschrittene.