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Mit dem agorum core dataroom arbeiten

Hinweis: Diese Dokumentation bezieht sich auf die aktuellste Version des Plug-ins. Aktualisieren Sie das hier beschriebene Plug-in, um die Dokumentation verwenden zu können.

Mit dem agorum core dataroom können Sie Dateien und Ordner abteilungsübergreifend oder für Externe freischalten, sich austauschen und zusammenarbeiten, ohne E-Mails austauschen zu müssen. Externe haben direkten Zugriff auf Ihre freigegebenen Dateien in agorum core und können mit diesen Dateien arbeiten.

Benutzer legen diese Dateien / Ordner in Datenräume ab, um miteinander zu arbeiten und sich auszutauschen. Dazu existieren interne und externe Datenräume.

Einen internen Datenraum erstellen

Ein interner Datenraum ist ausschließlich für interne Benutzer gedacht, d. h. für Benutzer, die bereits in agorum core angelegt sind. Dabei kann es sich etwa um Benutzer einer anderen Abteilung innerhalb Ihres Unternehmens handeln.

  1. Öffnen Sie links in der Seitenleiste Explorer.
  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Dateien/DataRooms.
  3. Wählen Sie im Kontextmenü DataRoom > Erstellen.
  4. Befüllen Sie die Felder.
  5. Klicken Sie auf OK.

    Ergebnis: Sie haben den internen Datenraum angelegt. Er erscheint unterhalb des Ordners DataRooms.
Einen internen Datenraum anlegen

Felder

Feld Beschreibung
Name Definiert einen Namen für den Datenraum.
Lesen Definiert, welche Benutzer / Benutzergruppen lesenden Zugriff auf diesen Datenraum haben sollen.

Benutzer / Benutzergruppen mit lesendem Zugriff können Dateien oder Ordner im Datenraum nur einsehen, nicht jedoch ablegen oder bearbeiten.
Schreiben Definiert, welche Benutzer / Benutzergruppen schreibenden Zugriff auf diesen Datenraum haben sollen.
  • Benutzer / Benutzergruppen mit schreibendem Zugriff können Dateien oder Ordner im Datenraum ablegen, bearbeiten und einsehen.
  • Sie müssen Ihren eigenen Benutzer hinzufügen, um in diesem Datenraum ebenfalls Dateien lesen und bearbeiten zu können.

Einen externen Datenraum erstellen

Ein externer Datenraum dient für die Zusammenarbeit mit externen Benutzern, d. h. Benutzern, die nicht in agorum core angelegt sind. Dabei kann es sich etwa um Partner oder Interessenten für Ihr Unternehmen handeln, die nicht auf alle Bereiche Zugriff haben sollen, sondern nur auf einen bestimmten Ordner oder Dateien.

Zusätzlich können Sie auch in einem externen Datenraum interne Benutzer hinzufügen.

  1. Öffnen Sie links in der Seitenleiste Explorer.
  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Dateien/DataRooms extern.
  3. Wählen Sie im Kontextmenü DataRoom > Erstellen.
  4. Befüllen Sie die Felder.
  5. Klicken Sie auf OK.

    Ergebnis: Sie haben den externen Datenraum angelegt. Er erscheint unterhalb des Ordners DataRooms extern.

    Das System:

    • prüft zuerst, ob die eingetragenen externen Benutzer bereits angelegt sind (und legt sie an, wenn sie es nicht sind)
    • erzeugt im Anschluss für jeden neuen externen Benutzer eine E-Mail mit Zugangsdaten

    Die E-Mail erhält nicht der externe Benutzer selbst, sondern der Benutzer, der den Datenraum angelegt hat (sofern nicht abweichend konfiguriert). Dieser kann die Zugangsdaten weiterleiten.
Einen externen Datenraum anlegen

Felder

Feld Beschreibung
Name Definiert einen Namen für den Datenraum.
Lesen Definiert, welche Benutzer / Benutzergruppen lesenden Zugriff auf diesen Datenraum haben sollen.

Benutzer / Benutzergruppen mit lesendem Zugriff können Dateien oder Ordner im Datenraum nur einsehen, nicht jedoch ablegen oder bearbeiten.
Schreiben Definiert, welche internen Benutzer / Benutzergruppen schreibenden Zugriff auf diesen Datenraum haben sollen.
  • Benutzer / Benutzergruppen mit schreibendem Zugriff können Dateien oder Ordner im Datenraum ablegen, bearbeiten und einsehen.
  • Sie müssen Ihren eigenen Benutzer hinzufügen, um in diesem Datenraum ebenfalls Dateien lesen und bearbeiten zu können.
Lesen extern Definiert die E-Mail-Adressen der externen Benutzer, die lesenden Zugriff auf diesen Datenraum haben soll.
Schreiben extern Definiert die E-Mail-Adressen der externen Benutzer, die schreibenden Zugriff auf diesen Datenraum haben soll.

Einen Datenraum bearbeiten

  1. Öffnen Sie links in der Seitenleiste Explorer.
  2. Öffnen Sie die Pfade:

    Für interne Datenräume 
    Dateien/DataRooms

    Für externe Datenräume 
    Dateien/DataRooms extern
  3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den DataRoom.
  4. Wählen Sie im Kontextmenü Bearbeiten.
  5. Passen Sie den Datenraum an.
  6. Klicken Sie auf OK.

    Ergebnis: Sie haben den Datenraum bearbeitet.

Ein Objekt in einen Datenraum legen

Sie können Objekte (Dateien und Ordner) in einen bereits erstellten internen oder externen Datenraum legen.

  1. Öffnen Sie links in der Seitenleiste Explorer.
  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das gewünschte Objekt.
  3. Wählen Sie im Kontextmenü DataRoom > In Datenraum legen.
  4. Wählen Sie den Datenraum.

    Ergebnis: Sie haben das Objekt in den gewählten Datenraum gelegt.

    • Das Objekt liegt sowohl im Datenraum als auch weiterhin im normalen Ordner, von dem aus Sie die Ablage ausgeführt haben.
    • Wenn Sie das Objekt im ursprünglichen Ordner anpassen, passt es sich auch im Datenraum an und umgekehrt.

Ein Objekt aus einem Datenraum entfernen

Sie können Objekte aus einem internen oder externen Datenraum entfernen. Es ist danach für alle internen und externen Benutzer nicht mehr möglich, auf das Objekt im Datenraum zuzugreifen.

  1. Öffnen Sie links in der Seitenleiste Explorer.
  2. Öffnen Sie die Pfade:

    Für interne Datenräume 
    Dateien/DataRooms

    Für externe Datenräume 
    Dateien/DataRooms extern
  3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Ordner oder eine Datei im Datenraum.
  4. Wählen Sie im Kontextmenü DataRoom > Aus Datenraum entfernen.

    Ergebnis: Sie haben das Objekt aus dem Datenraum entfernt.

    Das Objekt im normalen Ordner, von dem aus Sie das Objekt in den Datenraum gelegt haben, wird nicht gelöscht.

Einen externen Upload-Link erzeugen

Für Benutzer, die nicht in agorum core angelegt sind, agorum core aber per Browser erreichen können, können Sie einen externen Upload-Link erzeugen. Damit erhalten diese Benutzer die Möglichkeit, Dateien in einen definierten Ordner hochzuladen, etwa in einen Projektordner. So können Sie externe Benutzer in agorum core einbinden, ohne dass diese einen Zugang besitzen.

Tipp: Verwenden Sie den Upload-Link, wenn der externe Benutzer etwa Anhänge versenden möchte, die jedoch zu groß sind, um sie an eine E-Mail anzuhängen.

  1. Öffnen Sie links in der Seitenleiste Explorer.
  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Ordner.
  3. Wählen Sie im Kontextmenü DataRoom > Externen Upload-Link erzeugen.
  4. Geben Sie an, bis wann der Upload-Link gültig sein soll.
  5. Geben Sie ein Passwort ein, das der externe Benutzer angeben muss, damit er Dateien hochladen kann.
  6. Klicken Sie auf OK.
  7. Kopieren Sie den dargestellten Link, etwa in eine E-Mail.

    Ergebnis: Öffnet der Benutzer den Upload-Link in seinem Browser, muss er zuerst das Passwort eingeben, das Sie zuvor festgelegt haben. Nachdem der Benutzer das Passwort eingegeben hat, kann er über die nachfolgende Bedienoberfläche Daten direkt in den gewählten Datenraum innerhalb von agorum core hochladen.

Einen externen Download-Link erzeugen

Für Benutzer, die nicht in agorum core angelegt sind, agorum core aber per URL erreichen können, können Sie einen externen Download-Link erzeugen. Damit erhalten diese Benutzer die Möglichkeit, definierte Dateien aus agorum core herunterzuladen, etwa Dateien in einem Projektordner. So können Sie externe Benutzer in agorum core einbinden, ohne dass diese einen Zugang besitzen.

Der Download-Link gilt auch für Dateien, die Sie im Nachhinein ändern, d. h. der externe Benutzer hat immer Zugriff auf aktuelle Daten.

Tipp: Verwenden Sie den Download-Link, wenn Sie etwa Anhänge versenden möchten, die jedoch zu groß sind, um sie an eine E-Mail anzuhängen.

  1. Öffnen Sie links in der Seitenleiste Explorer.
  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei(en).

    Hinweis: Sie können auch einen Ordner markieren, in dem sich alle gewünschten Dateien befinden. Der externe Benutzer lädt später den Ordner inklusive aller Dateien herunter, die sich in diesem Ordner befinden. Auch weitere Unterordner sind hierbei enthalten.

  3. Wählen Sie im Kontextmenü DataRoom > Externen Download-Link erzeugen.
  4. Geben Sie an, bis wann der Download-Link gültig sein soll.
  5. Geben Sie ein Passwort ein, das der externe Benutzer angeben muss, damit er die Dateien herunterladen kann.
  6. Klicken Sie auf OK.
  7. Kopieren Sie den dargestellten Link, etwa in eine E-Mail.

    Ergebnis: Öffnet der Benutzer den Download-Link in seinem Browser, muss er zuerst das Passwort eingeben, das Sie zuvor festgelegt haben. Nachdem der Benutzer das Passwort eingegeben hat, kann er über die nachfolgende Bedienoberfläche die definierten Dateien herunterladen. Die Dateien sind immer in einem ZIP-Archiv enthalten.

Hinweis: Haben Sie den Download-Link auf einen Ordner gesetzt, enthält das ZIP-Archiv diesen Ordner inklusive aller Dateien und weiterer Unterordner.